Beherbergungsvertrag als sofort nutzbare Vorlage
Diese Vorlage für einen Beherbergungsvertrag hilft Gastgebern und Gästen, die Überlassung einer Unterkunft schriftlich zu regeln. Sie enthält Felder zu Unterkunft, Aufenthaltszeit, Vergütung, Zahlungsbedingungen, Stornierung, Haftung und Hausordnung und eignet sich als praktische Grundlage für individuelle Vereinbarungen.
Ein Beherbergungsvertrag regelt die zeitweise Überlassung eines Zimmers, einer Ferienwohnung, eines Apartments oder einer sonstigen Unterkunft gegen Entgelt. Er schafft Klarheit über Aufenthaltsdauer, Preis, Leistungen und die Pflichten von Gastgeber und Gast. Besonders bei privaten Unterkünften, Ferienvermietungen oder längeren Aufenthalten hilft eine schriftliche Vereinbarung, spätere Missverständnisse zu vermeiden. Die folgende Vorlage kann an den konkreten Einzelfall angepasst werden.
Was ist ein Beherbergungsvertrag?
Mit einem Beherbergungsvertrag verpflichtet sich der Gastgeber, dem Gast eine Unterkunft für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung zu stellen. Der Gast verpflichtet sich im Gegenzug insbesondere zur Zahlung des vereinbarten Entgelts und zur Einhaltung der vereinbarten Nutzungsbedingungen.
Je nach Ausgestaltung kann der Vertrag zusätzliche Leistungen umfassen, etwa Frühstück, Reinigung, Bettwäsche, WLAN, Stellplätze oder die Nutzung gemeinschaftlicher Räume. Die konkrete Einordnung und die anwendbaren Vorschriften hängen unter anderem vom Land, der Vertragsdauer und dem Umfang der Leistungen ab.
Abgrenzung zum Mietvertrag
Eine kurzfristige Unterkunft mit begleitenden Dienstleistungen wird häufig anders behandelt als ein auf Dauer angelegtes Wohnraummietverhältnis. Bei längeren Aufenthalten oder einer Nutzung als dauerhafter Lebensmittelpunkt sollte geprüft werden, ob besondere mietrechtliche Schutzvorschriften gelten.
Wesentliche Angaben im Vertrag
Ein vollständiger Vertrag benennt die Parteien eindeutig und beschreibt die Unterkunft so genau, dass keine Unklarheit über den Überlassungsgegenstand besteht. Ebenso wichtig sind der Anreise- und Abreisezeitpunkt, der Gesamtpreis sowie mögliche zusätzliche Kosten.
| Vertragsfeld | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Unterkunft | Genaue Bezeichnung und Anschrift der Räume | Nur eine unvollständige Ortsangabe |
| Aufenthaltszeit | Festlegung von Anreise, Abreise und Uhrzeiten | Kein eindeutiger Beginn oder kein Endzeitpunkt |
| Vergütung | Angabe von Gesamtpreis, Steuer und Nebenkosten | Zusatzkosten bleiben offen |
| Zahlungsbedingungen | Regelung von Anzahlung, Fälligkeit und Zahlungsart | Keine Folgen bei verspäteter Zahlung |
| Stornierung | Regelung der Absage und möglicher Kosten | Unklare oder widersprüchliche Fristen |
Preis und zusätzliche Leistungen
Der Vertrag sollte ausweisen, ob der Preis pro Nacht, pro Person oder pauschal gilt. Zusätzliche Leistungen und Kosten, beispielsweise Endreinigung, Kurtaxe, Frühstück oder eine Kaution, sollten gesondert und nachvollziehbar aufgeführt werden.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
BEHERBERGUNGSVERTRAG
Ort: ____________________ Datum: ____________________
Zwischen
Gastgeber / Beherbergungsbetrieb:
Name/Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
Telefon/E-Mail: ____________________
und
Gast:
Name: ____________________
Anschrift: ____________________
Telefon/E-Mail: ____________________
wird folgender Beherbergungsvertrag geschlossen:
| Angabe | Vereinbarung |
|---|---|
| Unterkunft / Objekt | ____________________ |
| Anschrift der Unterkunft | ____________________ |
| Aufenthaltszeitraum | Von ____________________ bis ____________________ |
| Anreise / Abreise | Anreise ab ____________________ Uhr; Abreise bis ____________________ Uhr |
| Anzahl der Gäste | ____________________ Personen |
| Übernachtungspreis | ____________________ EUR |
| Gesamtvergütung | ____________________ EUR |
| Nebenkosten / Zusatzleistungen | ____________________ |
| Kaution | ____________________ EUR |
| Zahlungsart und Fälligkeit | ____________________ |
- Überlassung der Unterkunft: Der Gastgeber überlässt dem Gast die oben bezeichnete Unterkunft für den vereinbarten Zeitraum zur vorübergehenden Beherbergung.
- Vergütung: Der Gast zahlt die vereinbarte Gesamtvergütung einschließlich der ausdrücklich genannten Nebenkosten zum festgelegten Fälligkeitszeitpunkt.
- Nutzung und Hausordnung: Der Gast nutzt die Unterkunft sorgfältig, beachtet die Hausordnung und hält die vereinbarte Höchstzahl an Personen ein. Rauchen, Haustiere und Veranstaltungen sind nur zulässig, soweit dies hier vereinbart ist: ____________________.
- Mängel und Schäden: Mängel sowie während des Aufenthalts festgestellte Schäden sind dem Gastgeber unverzüglich mitzuteilen. Für schuldhaft verursachte Schäden haftet der Gast nach den gesetzlichen Vorschriften.
- Stornierung: Eine Stornierung ist in Textform mitzuteilen. Es gelten folgende Bedingungen: ____________________.
- Kaution: Die Kaution dient der Sicherung berechtigter Ansprüche des Gastgebers. Nicht benötigte Beträge werden nach Prüfung und Abrechnung zurückgezahlt.
- Schlussbestimmungen: Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags sollen in Textform erfolgen. Es gilt das anwendbare Recht am Ort der Unterkunft, soweit rechtlich zulässig.
Der Gast bestätigt mit seiner Unterschrift den Erhalt und die Anerkennung der vereinbarten Bedingungen.
____________________________
Ort, Datum
____________________________
Unterschrift Gastgeber
____________________________
Unterschrift Gast
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Pflichten von Gastgeber und Gast
Der Gastgeber muss die Unterkunft grundsätzlich im vereinbarten Zustand bereitstellen und die zugesagten Leistungen erbringen. Der Gast hat die Unterkunft pfleglich zu behandeln, die vereinbarte Vergütung fristgerecht zu zahlen und die Hausordnung zu beachten.
- Die Unterkunft muss mit Anschrift, Größe und Ausstattung eindeutig beschrieben sein.
- An- und Abreisezeiten sollten verbindlich festgelegt werden.
- Die zulässige Personenzahl sollte im Vertrag stehen.
- Haustiere, Rauchen und Veranstaltungen sollten ausdrücklich geregelt werden.
- Schäden und Mängel sollten unverzüglich gemeldet werden.
Praktische Empfehlung: Halten Sie bei der Übergabe den Zustand der Unterkunft mit einem kurzen Protokoll und aussagekräftigen Fotos fest.
Stornierung, Änderungen und Kaution
Eine Stornierungsregelung sollte festlegen, bis wann der Gast kostenfrei absagen kann und welche Zahlung bei einer späteren Absage geschuldet sein kann. Sie sollte außerdem erklären, ob und unter welchen Voraussetzungen eine Ersatzvermietung angerechnet wird.
Wird eine Kaution vereinbart, sind Höhe, Zahlungszeitpunkt, Verwendungszweck und Rückzahlungsfrist transparent zu bestimmen. Vertragsänderungen sollten aus Beweisgründen in Textform dokumentiert werden.
So verwenden Sie die Vorlage
Tragen Sie zunächst alle Daten der Parteien und der Unterkunft ein. Anschließend legen Sie Preis, Zahlungsweise, Aufenthaltszeit und eventuell vereinbarte Zusatzleistungen fest. Prüfen Sie vor der Unterzeichnung, ob die Klauseln zu Ihrer konkreten Vermietung und zum geltenden Recht passen.
- Vollständige Kontaktdaten von Gastgeber und Gast eintragen.
- Unterkunft, Aufenthaltszeit und zulässige Belegung präzise festlegen.
- Preis, Nebenkosten, Kaution und Zahlungsfristen ergänzen.
- Vertrag prüfen, datieren und von beiden Parteien unterzeichnen lassen.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Beherbergungsvertrag nur schriftlich wirksam?
Viele Vereinbarungen können grundsätzlich auch mündlich zustande kommen. Eine schriftliche Fassung ist jedoch sinnvoll, weil sie den Inhalt der Abrede und die jeweiligen Pflichten besser nachweisbar macht.
Darf eine Kaution verlangt werden?
Eine Kaution kann vereinbart werden, wenn Höhe, Zweck und Abrechnung klar geregelt sind. Die Zulässigkeit und Grenzen können je nach Rechtsordnung und Vertragsart unterschiedlich sein.
Was passiert bei Schäden an der Unterkunft?
Der Gast sollte Schäden unverzüglich melden. Ob und in welchem Umfang Ersatz geschuldet ist, richtet sich nach den Umständen, den vertraglichen Vereinbarungen und dem anwendbaren Recht.