Mall för skattenota – färdig för fakturering och betalning
En mall för skattenota hjälper företag och enskilda näringsidkare att dokumentera försäljning, moms, betalningsvillkor och övriga fakturauppgifter på ett tydligt sätt. Mallen kan anpassas efter verksamhetens behov och används som underlag för betalning, bokföring och uppföljning av kundfordringar.
En skattenota är ett dokument som används för att debitera en kund för varor eller tjänster och samtidigt redovisa relevanta skatteuppgifter, exempelvis moms. En korrekt utformad nota underlättar både betalning, bokföring och kontroll av affärshändelsen. Mallen bör anpassas till verksamhetens typ, kundens uppgifter och de regler som gäller där fakturan utfärdas. Spara alltid en kopia tillsammans med underlag som styrker försäljningen.
Vad är en skattenota?
Begreppet skattenota används ofta som en benämning på en faktura eller ett betalningsunderlag med uppgifter om skatt och moms. Dokumentet visar vem som säljer, vem som köper, vad som har levererats och vilket belopp som ska betalas.
I Sverige används normalt begreppet faktura. För att fungera som ett tillförlitligt underlag behöver dokumentet innehålla de uppgifter som krävs enligt tillämpliga regler om mervärdesskatt och bokföring.
Viktiga uppgifter i dokumentet
Varje skattenota ska identifiera affärshändelsen tydligt. Kontrollera särskilt att datum, fakturanummer, parternas uppgifter och belopp är konsekventa i hela handlingen.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Fakturanummer | Identifierar dokumentet och möjliggör spårbarhet | Numrering som saknar ordning eller innehåller dubbletter |
| Fakturadatum | Visar när dokumentet utfärdades | Förväxlas med leverans- eller förfallodag |
| Säljarens uppgifter | Anger vem som begär betalning | Organisationsnummer eller adress saknas |
| Momsbelopp | Redovisar skatt på försäljningen | Moms räknas på fel beskattningsunderlag |
| Förfallodag | Anger sista betalningsdag | Otydliga eller motstridiga betalningsvillkor |
Säljarens och köparens identitet
Ange säljarens fullständiga namn, adress och organisationsnummer eller annan relevant identitetsuppgift. Köparens namn och fakturaadress ska också vara korrekta, särskilt om köparen behöver dokumentet för sin egen bokföring eller momsredovisning.
Beskrivning av leveransen
Beskriv varan eller tjänsten tillräckligt noggrant för att kunden och en granskande myndighet ska kunna förstå vad betalningen avser. Ange mängd, pris per enhet och eventuell rabatt när det är relevant.
Redigerbar mall
Dokumentmall
SKATTENOTA
Fakturanummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Säljare:
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
Telefon/E-post: ____________________
Köpare:
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
Referensperson: ____________________
Leveransdatum: ____________________
| Beskrivning av vara eller tjänst | Antal | Á-pris | Belopp exkl. moms |
|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Delsumma exkl. moms | ____________________ | ||
| Moms, ______ % | ____________________ | ||
| Totalt att betala | ____________________ |
Valuta: ____________________
Förfallodag: ____________________
Betalningssätt: ____________________
Bankgiro/Plusgiro/IBAN: ____________________
OCR-/betalningsreferens: ____________________
- Betalning ska vara säljaren tillhanda senast på angiven förfallodag.
- Vid dröjsmål kan dröjsmålsränta och påminnelseavgift tas ut i enlighet med avtal och tillämplig lag.
- Invändningar mot denna skattenota ska meddelas skriftligen utan oskäligt dröjsmål.
- Denna handling avser ovan angivna varor eller tjänster och utgör betalningsunderlag mellan parterna.
Övriga upplysningar:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________
Säljarens underskrift och namnförtydligande
____________________________
Köparens mottagningsbekräftelse, om tillämpligt
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Moms, belopp och betalningsvillkor
Belopp bör redovisas med beskattningsunderlag, momssats, momsbelopp och totalsumma. Om försäljningen är momsfri eller omfattas av särskilda regler bör orsaken anges på ett klart sätt.
- Ange valuta och totalsumma att betala.
- Redovisa pris före moms separat.
- Ange tillämplig momssats eller skäl till momsbefrielse.
- Skriv en tydlig förfallodag.
- Uppge betalningssätt, exempelvis bankkonto eller referensnummer.
Kontrollera alltid fakturanummer, mottagare och totalsumma innan dokumentet skickas, eftersom rättelser i efterhand kan skapa onödigt administrativt arbete.
Så fyller du i mallen
Fyll först i parternas grunduppgifter och tilldela dokumentet ett unikt nummer. Lägg sedan in varje vara eller tjänst på en egen rad, beräkna beloppen och kontrollera att totalen stämmer med betalningsvillkoren.
- Fyll i säljarens och köparens kontakt- och identitetsuppgifter.
- Ange fakturanummer, fakturadatum och leveransdatum.
- Specificera varor eller tjänster samt priser och moms.
- Kontrollera totalsumman och lägg till förfallodag samt betalningsinformation.
Arkivering och rättelser
En utfärdad skattenota bör sparas tillsammans med avtal, order, kvitton och andra underlag som hör till transaktionen. Hur länge handlingar ska bevaras beror på reglerna för bokföring och skatt i det aktuella landet.
Om en faktura innehåller fel ska rättelsen dokumenteras på ett spårbart sätt. Använd vid behov en kreditnota eller en ny korrigerad faktura med hänvisning till det ursprungliga dokumentet.
Vanliga frågor
Måste en skattenota ha ett fakturanummer?
Ja, en löpande och unik numrering är normalt viktig för att dokumenten ska kunna följas upp i bokföringen och för att undvika sammanblandning mellan olika försäljningar.
Kan jag skicka dokumentet digitalt?
Ja, fakturor kan normalt skickas elektroniskt om innehåll, läsbarhet och äkthet kan säkerställas samt om det passar parternas överenskommelse och tillämpliga regler.
Vad gör jag om kunden inte betalar i tid?
Skicka först en saklig betalningspåminnelse och hänvisa till fakturanummer, belopp och förfallodag. Vid fortsatt utebliven betalning kan avtalade villkor om dröjsmålsränta eller inkasso bli aktuella.