Mall för kreditnota – färdig mall för återbetalning
En mall för kreditnota hjälper företag och privatpersoner att dokumentera en nedsättning, rättelse eller återbetalning kopplad till en tidigare faktura. Dokumentet tydliggör belopp, moms, ursprungsfaktura och orsaken till krediteringen, vilket underlättar bokföring och kommunikation mellan parterna.
En kreditnota är ett dokument som minskar eller återför ett belopp på en tidigare faktura. Den används exempelvis när en vara returneras, ett pris har blivit fel eller en tjänst inte har levererats enligt överenskommelse. En tydligt utformad kreditnota gör det enklare för både säljare och köpare att följa transaktionen. Den kan också vara viktig för en korrekt hantering av bokföring och mervärdesskatt.
Vad är en kreditnota?
En kreditnota, ofta kallad kreditfaktura, är ett underlag som hänvisar till en ursprunglig faktura och anger vilket belopp som ska krediteras. Den kan avse hela fakturan eller endast en viss del av den.
Dokumentet ska vara lätt att koppla till den ursprungliga affärshändelsen. Därför bör fakturanummer, fakturadatum, parternas uppgifter och orsaken till rättelsen framgå tydligt.
När används den?
Kreditnotor används vid returer, rabatter i efterhand, felaktig prissättning, felaktigt fakturerade kvantiteter eller när en tjänst helt eller delvis ska återbetalas. Om betalning redan har skett kan kreditbeloppet återbetalas eller kvittas mot en kommande faktura.
Uppgifter som bör finnas med
En kreditnota bör ha ett eget löpnummer och innehålla de uppgifter som gör att den kan identifieras och bokföras. Vid momspliktiga affärer ska även relevanta momsuppgifter redovisas på ett tydligt sätt.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Kreditnotans nummer | Identifierar dokumentet i bokföringen | Saknat eller duplicerat nummer |
| Ursprungligt fakturanummer | Kopplar krediteringen till rätt faktura | Hänvisning till fel faktura |
| Krediterat belopp | Visar nedsättningen exklusive och inklusive moms | Otydligt om beloppet inkluderar moms |
| Momssats och momsbelopp | Ger underlag för momsredovisning | Felaktig eller saknad momssats |
| Orsak till kreditering | Förklarar varför beloppet ändras | För vag beskrivning |
Belopp och moms
Ange normalt nettobelopp, tillämplig momssats, momsbelopp och totalbelopp. Om den ursprungliga fakturan omfattade flera momssatser bör kreditnotan specificera beloppen per momssats för att underlaget ska bli spårbart.
Redigerbar mall
Dokumentmall
KREDITNOTA
Kreditnotans nummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Utfärdare
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
E-post/telefon: ____________________
Mottagare
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
E-post/telefon: ____________________
Uppgifter om krediteringen
| Uppgift | Information |
|---|---|
| Ursprungligt fakturanummer | ____________________ |
| Ursprungligt fakturadatum | ____________________ |
| Orsak till kreditering | ____________________ |
| Beskrivning av vara/tjänst | ____________________ |
| Belopp exklusive moms | ____________________ kr |
| Momssats | ____________________ % |
| Momsbelopp | ____________________ kr |
| Totalt kreditbelopp inklusive moms | ____________________ kr |
| Hantering av kreditbeloppet | Återbetalning / Kvittning mot faktura nr ____________________ |
Villkor
- Denna kreditnota avser helt eller delvis rättelse av den ovan angivna ursprungliga fakturan.
- Kreditbeloppet ska hanteras enligt den överenskomna metod som anges i tabellen ovan.
- Parterna ska bevara denna kreditnota tillsammans med relevant faktura- och bokföringsunderlag.
- Eventuella frågor eller invändningar ska meddelas skriftligen till utfärdaren utan oskäligt dröjsmål.
Övriga upplysningar: ____________________________________________________________________________
____________________________
Ort och datum
____________________________
För utfärdaren, namnförtydligande
____________________________
Mottagarens bekräftelse, namnförtydligande
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Så fyller du i mallen
Börja med att ange kreditnotans nummer, datum och kontaktuppgifter för utfärdaren och mottagaren. Lägg sedan in uppgifterna om den faktura som krediteras och beskriv grunden för krediteringen.
- Identifiera den ursprungliga fakturan med nummer och datum.
- Beskriv de varor eller tjänster som helt eller delvis krediteras.
- Beräkna nettobelopp, moms och totalt kreditbelopp.
- Ange om beloppet återbetalas eller kvittas mot en annan fordran.
Kontrollera alltid att kreditnotans belopp och momssats stämmer överens med den del av ursprungsfakturan som faktiskt ska rättas.
Praktisk hantering och dokumentation
Spara kreditnotan tillsammans med den ursprungliga fakturan, eventuell korrespondens och underlag som styrker returen eller prisändringen. Detta gör det lättare att förklara bokföringsposten vid intern kontroll eller granskning.
Om parterna kommer överens om kvittning bör det dokumenteras tydligt. När återbetalning sker är det lämpligt att notera betalningsdatum och betalningssätt, så att kreditnotan kan följas från utfärdande till avslut.
Kontrollista före utfärdande
En sista kontroll minskar risken för fel i redovisningen och för missförstånd med kunden eller leverantören. Säkerställ särskilt att kreditnotan är utställd på rätt motpart och att hänvisningen till ursprungsfakturan är korrekt.
- Kreditnotans eget nummer och datum är angivna.
- Ursprungsfakturans nummer och datum är korrekta.
- Parternas namn och organisations- eller personuppgifter stämmer.
- Orsaken till krediteringen är konkret beskriven.
- Belopp, moms och totalbelopp har kontrollerats.
Vanliga frågor
Kan en kreditnota avse endast en del av en faktura?
Ja. Kreditnotan kan avse en enskild rad, ett visst antal varor, en rabatt eller annan avgränsad del av ursprungsfakturan. Ange då exakt vad som krediteras.
Behöver en kreditnota ha ett eget nummer?
Ja, dokumentet bör ha ett eget unikt och löpande nummer så att det går att identifiera och följa i bokföringen.
Vad händer om kunden redan har betalat fakturan?
Parterna kan komma överens om återbetalning eller om att använda kreditbeloppet som avdrag på en framtida faktura. Den valda hanteringen bör dokumenteras.