Mall för exporthandelsfaktura redo att fylla i
En exporthandelsfaktura är ett centralt underlag vid internationell varuhandel. Den identifierar säljare och köpare, beskriver varorna, anger värde, ursprung, leverans- och betalningsvillkor samt ger tullmyndigheter och transportörer information för hantering av exporten.
En exporthandelsfaktura är en faktura som används vid försäljning av varor över nationsgränser. Den fungerar både som kommersiellt underlag mellan parterna och som viktig information vid tullklarering, transport och betalning. Dokumentet ska beskriva affären korrekt och överensstämma med övriga exporthandlingar. En tydlig mall minskar risken för förseningar, felaktiga tulldeklarationer och tvister.
Vad är en exporthandelsfaktura?
En handelsfaktura för export redovisar försäljningen av varor från en säljare till en utländsk köpare. Till skillnad från enbart ett betalningsunderlag behöver den innehålla detaljer som hjälper tullmyndigheter att fastställa varornas art, värde, ursprung och villkor för leveransen.
Fakturan används normalt tillsammans med exempelvis transportdokument, packlista, exportdeklaration och eventuella ursprungsintyg. Vilka handlingar som krävs beror på destinationsland, varuslag och avtal.
Uppgifter som bör finnas med
Varje uppgift ska vara konsekvent med köpeavtalet och den faktiska leveransen. Särskilt viktigt är att produktbeskrivningen är konkret och att värden, antal och valutor går att kontrollera.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Säljare och köpare | Identifierar avtalsparterna | Ofullständig adress eller saknat organisationsnummer |
| Varubeskrivning | Gör varan möjlig att klassificera | Alltför allmän beskrivning, exempelvis ”delar” |
| Varukod | Stödjer tullklassificering | Felaktig eller osäker varukod |
| Ursprungsland | Påverkar tull och handelsåtgärder | Förväxlas med avsändningsland |
| Leveransvillkor | Klargör ansvar och kostnadsfördelning | Incoterms-regel anges utan namngiven plats |
Produktbeskrivning och varukod
Ange vad varje vara är, vad den används till, antal, enhet, styckepris och totalvärde. Varukoden bör kontrolleras noggrant eftersom den kan påverka tullsatser, tillståndskrav och statistik.
Värde, valuta och betalning
Fakturavärdet ska motsvara den verkliga transaktionen. Redovisa rabatter, frakt, försäkring och andra kostnader när de ingår i eller påverkar priset, och ange tydligt vilken valuta som används.
Så fyller du i mallen
Börja med att samla köpeavtal, orderbekräftelse, produktdata och uppgifter från transportören. Kontrollera sedan att alla datum, belopp och parternas namn är identiska i de handlingar som hör till samma leverans.
- Fyll i fakturanummer, utfärdandedatum och referens till order eller avtal.
- Ange säljarens och köparens fullständiga kontakt- och registreringsuppgifter.
- För in varje varupost med exakt beskrivning, antal, vikt, pris och ursprung.
- Kontrollera totalsummor, valuta, Incoterms-regel, angiven plats och betalningsvillkor före signering.
Redigerbar mall
Dokumentmall
EXPORTHANDELSFAKTURA
Fakturanummer: ____________________
Utfärdandedatum: ____________________
Ort: ____________________
Order-/avtalsreferens: ____________________
Säljare
Företagsnamn: ____________________
Adress: ____________________
Organisationsnummer/momsregistreringsnummer: ____________________
Kontaktperson, telefon och e-post: ____________________
Köpare
Företagsnamn: ____________________
Adress: ____________________
Registreringsnummer/skattenummer: ____________________
Kontaktperson, telefon och e-post: ____________________
Leveransuppgifter
Slutmottagare (om annan än köparen): ____________________
Leveransadress: ____________________
Ursprungsland: ____________________
Destinationsland: ____________________
Incoterms-regel och namngiven plats: ____________________
Transportsätt/transportör: ____________________
| Varubeskrivning | Varukod | Ursprungsland | Antal/enhet | Nettovikt | Styckepris | Belopp |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Delsumma varor | ____________________ |
|---|---|
| Fraktkostnad | ____________________ |
| Försäkring | ____________________ |
| Rabatt | ____________________ |
| Totalt fakturabelopp och valuta | ____________________ |
| Betalningsvillkor och förfallodag | ____________________ |
Villkor
- Varorna ovan säljs och levereras enligt angivna leveransvillkor och den överenskomna Incoterms-regeln.
- Fakturabeloppet avser de varor och kostnader som anges i denna faktura.
- Köparen ansvarar för betalning enligt angivna betalningsvillkor, om inte annat skriftligen avtalats.
- Uppgifterna i fakturan ska överensstämma med tillhörande transport-, pack- och tulldokument.
Övriga anmärkningar: ________________________________________________________________________
__________________________________
Säljarens behöriga underskrift
Namnförtydligande: ______________________________
Ort och datum: ______________________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Leveransvillkor och transport
Incoterms-reglerna fördelar ansvar, kostnader och risk mellan säljare och köpare. Fakturan bör innehålla den överenskomna regeln, exempelvis FCA eller DAP, samt den specifika plats eller destination som regeln avser.
Transportör, transportsätt och transportdokumentnummer kan också anges om uppgifterna är tillgängliga. De ska dock aldrig ersätta en korrekt beskrivning av den kommersiella affären.
Kontrollera alltid att handelsfakturan, packlistan och exportdeklarationen har samma antal kollin, vikter, varubeskrivningar och värden.
Vanliga misstag att undvika
Otydliga varubeskrivningar, fel ursprungsuppgift och saknade leveransvillkor kan leda till att en sändning stoppas eller att tullmyndigheten begär kompletteringar. Använd inte preliminära uppgifter utan att tydligt säkerställa att de stämmer med den slutliga leveransen.
- Ange en konkret och begriplig beskrivning för varje vara.
- Skriv valutan vid samtliga relevanta belopp.
- Kontrollera att mottagarens adress är fullständig.
- Ange Incoterms-regel tillsammans med relevant plats.
- Spara underlag som styrker pris, ursprung och transport.
Vanliga frågor
Är en proformafaktura samma sak som en handelsfaktura?
Nej. En proformafaktura är ofta preliminär och används exempelvis före leverans, medan handelsfakturan normalt visar den faktiska försäljningen och används som tull- och handelsunderlag.
Måste ursprungsland anges?
Ofta krävs uppgift om ursprungsland vid export och import. Kraven varierar beroende på vara, destinationsland och tillämpliga handelsregler.
Kan fakturan skrivas på engelska?
Ja, engelska används ofta i internationell handel, men mottagarlandets tullmyndighet eller affärspartner kan ha särskilda språkkrav. Kontrollera kraven före avsändning.