Importavtal – färdig mall för internationella inköp
En mall för importavtal hjälper köpare och säljare att tydligt fastställa villkoren för internationella varuinköp. Dokumentet omfattar bland annat parternas uppgifter, varuspecifikationer, pris, Incoterms, leverans, betalning, tullhandlingar, försäkring, reklamationer och tillämplig lag.
Ett importavtal är ett skriftligt avtal mellan en köpare och en utländsk säljare om köp och införsel av varor. Avtalet skapar tydlighet kring varan, priset, leveransen, betalningen och fördelningen av risker. Det är särskilt viktigt när parterna finns i olika länder och kan omfattas av skilda handelsregler. En genomarbetad mall minskar risken för missförstånd, förseningar och oväntade kostnader.
Vad ett importavtal bör reglera
Importavtalet bör identifiera parterna korrekt och beskriva den affär som ska genomföras. Varans kvalitet, mängd, tekniska krav, förpackning och märkning bör anges så konkret som möjligt, gärna med hänvisning till order, offert eller bilaga.
Det bör även framgå vem som ansvarar för transport, exportformaliteter, importdeklaration, tull, skatter och försäkring. När ansvarsfördelningen är tydlig blir det enklare att hantera problem under transporten.
Parternas uppgifter
Ange fullständigt företagsnamn, registreringsnummer, adress, kontaktperson och behörig företrädare för både köpare och säljare. Kontrollera även vem som har rätt att underteckna avtalet för respektive företag.
Viktiga avtalsuppgifter
| Avtalsfält | Funktion | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Varubeskrivning | Anger exakt vilka produkter som omfattas | Alltför generell produktbenämning |
| Pris och valuta | Fastställer ersättning och betalningsvaluta | Oklart om frakt och avgifter ingår |
| Leveransvillkor | Fördelar kostnader, risker och ansvar | Incoterm anges utan plats eller version |
| Leveransdatum | Bestämmer när varan ska levereras | Ingen följd vid försening |
| Tullhandlingar | Klargör vem som tar fram dokumenten | Saknade krav på ursprungsintyg eller faktura |
Leveransvillkor och Incoterms
Incoterms är internationellt använda leveransvillkor som fördelar skyldigheter mellan säljare och köpare. Ange alltid den valda regeln, den namngivna platsen och vilken Incoterms-version som ska gälla, exempelvis “FCA Hamburg, Incoterms 2020”.
Observera att Incoterms inte ersätter ett fullständigt avtal. De reglerar bland annat transport och riskövergång, men normalt inte äganderätt, prisjusteringar, betalningsvillkor eller konsekvenser av avtalsbrott.
Risk, försäkring och transport
Avtalet bör ange när risken för varan övergår från säljaren till köparen och vem som ska teckna transportförsäkring. Kontrollera att försäkringsskyddet motsvarar varans värde och den aktuella transportsträckan.
Redigerbar mall
Dokumentmall
IMPORTAVTAL
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Detta importavtal (”Avtalet”) har ingåtts mellan följande parter:
Köpare/importör: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Säljare/exportör: ____________________
Registreringsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Parterna har träffat följande avtal.
| Uppgift | Avtalad information |
|---|---|
| Vara och specifikation | ____________________ |
| Mängd och enhet | ____________________ |
| Pris och valuta | ____________________ |
| Betalningsvillkor | ____________________ |
| Leveransvillkor (Incoterms, plats och version) | ____________________ |
| Leveransdatum eller leveransperiod | ____________________ |
| Transportör och transportsätt | ____________________ |
| Försäkring | ____________________ |
| Dokument som ska tillhandahållas | ____________________ |
- Avtalets omfattning. Säljaren ska sälja och leverera de varor som anges i ovanstående tabell. Varorna ska överensstämma med avtalad specifikation, kvalitet, märkning och förpackning.
- Pris och betalning. Köparen ska betala det avtalade priset enligt angivna betalningsvillkor. Om inte annat anges omfattar priset endast de kostnader som följer av det avtalade leveransvillkoret.
- Leverans och riskövergång. Leverans ska ske enligt angivet Incoterms-villkor. Risk för förlust eller skada övergår enligt den valda Incoterms-regeln.
- Tull och dokument. Parterna ansvarar för export- och importformaliteter enligt det avtalade leveransvillkoret. Säljaren ska tillhandahålla de dokument som anges i tabellen.
- Kontroll och reklamation. Köparen ska kontrollera varan skyndsamt efter mottagandet och skriftligen reklamera fel eller brist inom ____________________ dagar från upptäckt.
- Försening och force majeure. Part ska utan dröjsmål underrätta den andra parten om omständighet som kan medföra försening. Part ansvarar inte för underlåtenhet som beror på force majeure, under förutsättning att den andra parten underrättas skriftligen.
- Lagval och tvist. Avtalet ska tolkas enligt lagen i ____________________. Tvist med anledning av Avtalet ska avgöras av ____________________.
- Övriga villkor. Ändringar och tillägg ska vara skriftliga och undertecknade av båda parter för att vara giltiga.
Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt.
____________________
Köpare/importör
Namn: ____________________
Befattning: ____________________
Datum: ____________________
____________________
Säljare/exportör
Namn: ____________________
Befattning: ____________________
Datum: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Kontroll före undertecknande
Innan avtalet skrivs under bör parterna kontrollera att kommersiella, tullrättsliga och produktspecifika krav är uppfyllda. För vissa varor kan särskilda regler om säkerhet, märkning, tillstånd, restriktioner eller importkontroller bli aktuella.
- Kontrollera säljarens identitet och behörighet.
- Specificera varan med artikelnummer, standarder och mängd.
- Fastställ pris, valuta, betalningssätt och förfallodag.
- Ange leveransvillkor med korrekt namngiven plats.
- Säkerställ vilka dokument som krävs vid importen.
Praktisk rekommendation: låt alltid varubeskrivningen och leveransvillkoret granskas mot den faktiska ordern, transportupplägget och tullhanteringen innan avtalet undertecknas.
Så använder du mallen
Fyll i samtliga markerade fält och komplettera avtalet med bilagor när varans egenskaper eller kvalitetskrav är omfattande. Spara en undertecknad version tillsammans med orderbekräftelse, fakturor, transportdokument och tulldokument.
- Identifiera köpare, säljare och behöriga företrädare.
- Beskriv varan, priset och den avtalade mängden.
- Välj leveransvillkor, transportupplägg och betalningsvillkor.
- Granska avtalet och underteckna i behörig ordning.
Tvister, lagval och avtalstid
Vid internationella köp bör avtalet ange vilket lands lag som ska tillämpas och hur tvister ska lösas, exempelvis genom allmän domstol eller skiljeförfarande. Utan ett tydligt lagval kan frågan bli mer komplicerad och kostsam om en tvist uppstår.
Reglera också avtalets giltighetstid, uppsägning, force majeure, förseningar, reklamationer och ersättning vid avtalsbrott. Anpassa villkoren efter affärens värde, varutyp och risknivå.
Vanliga frågor om importavtal
Behöver ett importavtal vara skriftligt?
Ett muntligt avtal kan i vissa situationer vara giltigt, men ett skriftligt avtal är starkt rekommenderat eftersom det underlättar bevisning och minskar risken för olika tolkningar.
Vem ansvarar för tull och importavgifter?
Det beror på det avtalade leveransvillkoret och nationella regler. Avtalet bör tydligt ange vilken part som ansvarar för importformaliteter, tull, moms och andra avgifter.
Kan Incoterms användas utan annat avtal?
Nej, Incoterms bör användas som en del av ett bredare köpe- eller importavtal. De ersätter inte regler om exempelvis betalning, garanti, lagval eller tvistlösning.