Klaar model importcontract voor internationale handel
Dit model importcontract helpt importeurs en buitenlandse leveranciers om duidelijke afspraken vast te leggen over de verkoop en invoer van goederen. Het bevat bepalingen over productspecificaties, Incoterms, prijs, betaling, douanedocumenten, levering, risico, aansprakelijkheid en geschillenbeslechting.
Een importcontract legt de commerciële en praktische afspraken vast tussen een importeur en een buitenlandse leverancier. Het helpt partijen om misverstanden over goederen, prijzen, levering, douaneformaliteiten en risico's te voorkomen. Een zorgvuldig opgesteld contract is vooral belangrijk wanneer goederen landsgrenzen passeren en verschillende regels van toepassing kunnen zijn. Dit model biedt een bruikbare basis die op de concrete transactie moet worden afgestemd.
Wat is een importcontract?
Een importcontract is een overeenkomst waarbij een leverancier goederen verkoopt aan een afnemer die deze goederen vanuit een ander land invoert. Naast de gewone koopvoorwaarden bevat het contract doorgaans bepalingen over transport, invoerformaliteiten, documenten en de overgang van kosten en risico.
De gekozen leveringsvoorwaarde, vaak een Incoterm, bepaalt in belangrijke mate wie transport regelt, wie de uitvoer- en invoerformaliteiten verzorgt en op welk moment het risico overgaat. Vermeld daarom altijd de gekozen Incoterm, de versie en de concreet aangewezen plaats of haven.
Internationale koop en toepasselijk recht
Partijen kunnen een rechtskeuze opnemen en vastleggen of het Weens Koopverdrag van toepassing is. Zonder duidelijke afspraak kunnen regels van internationaal privaatrecht bepalen welk recht geldt, wat tot onzekerheid en extra kosten kan leiden.
Essentiële gegevens in het contract
De overeenkomst moet de partijen en de goederen nauwkeurig identificeren. Gebruik volledige bedrijfsnamen, registratienummers, adressen, contactpersonen en, indien relevant, btw- of EORI-nummers.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Goederenomschrijving | Vastleggen van soort, kwaliteit, hoeveelheid en verpakking | Alleen een algemene productnaam noemen |
| Incoterm | Verdelen van vervoer, kosten, risico en formaliteiten | Geen plaats of versie van de Incoterm opnemen |
| Prijs en valuta | Vastleggen van totaalprijs, munt en inbegrepen kosten | Onduidelijkheid over vracht, verzekering of invoerrechten |
| Levertermijn | Bepalen wanneer en waar geleverd wordt | Geen gevolgen verbinden aan vertraging |
| Documenten | Regelen welke bewijs- en douanestukken nodig zijn | Oorsprongscertificaat of paklijst vergeten |
Levering, vervoer en douane
Maak duidelijke afspraken over de vervoerder, de laadplaats, de bestemming, de verpakking en de gewenste verzekering. Leg ook vast welke partij verantwoordelijk is voor uitvoeraangifte, invoeraangifte, vergunningen, invoerrechten, belastingen en eventuele productcertificering.
Benodigde handelsdocumenten
Afhankelijk van het product en het land van oorsprong kunnen een handelsfactuur, paklijst, vervoersdocument, certificaat van oorsprong, conformiteitsverklaring of invoervergunning nodig zijn. Spreek af wie deze documenten opstelt, betaalt en tijdig verstrekt.
- Volledige commerciële factuur met correcte productwaarde.
- Paklijst met aantallen, gewicht en verpakkingseenheden.
- Vervoersdocument, zoals een cognossement of luchtvrachtbrief.
- Bewijs van oorsprong indien een preferentieel tarief wordt gevraagd.
- Productcertificaten en veiligheidsdocumenten indien wettelijk vereist.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
IMPORTCONTRACT
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Tussen de onderstaande partijen wordt het volgende importcontract gesloten.
1. Importeur
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Rechtsvorm: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Land: ____________________
Handelsregisternummer: ____________________
Btw-nummer / EORI-nummer: ____________________
Vertegenwoordigd door: ____________________
2. Leverancier
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Rechtsvorm: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Land: ____________________
Registratienummer: ____________________
Btw-nummer / fiscaal nummer: ____________________
Vertegenwoordigd door: ____________________
De importeur en de leverancier worden hierna gezamenlijk aangeduid als: Partijen.
| Variabel gegeven | In te vullen afspraak |
|---|---|
| Goederen | ____________________ |
| Specificaties / kwaliteit / norm | ____________________ |
| Hoeveelheid en eenheid | ____________________ |
| Totale contractprijs en valuta | ____________________ |
| Incoterm, versie en plaats | ____________________ |
| Leverdatum of leverperiode | ____________________ |
| Bestemmingsplaats | ____________________ |
| Betalingswijze en betalingstermijn | ____________________ |
| Vereiste documenten | ____________________ |
- Voorwerp van de overeenkomst. De leverancier verkoopt en levert aan de importeur de in bovenstaande tabel omschreven goederen. De goederen moeten voldoen aan de overeengekomen specificaties, kwaliteitseisen, monsters en toepasselijke wettelijke voorschriften.
- Prijs en betaling. De importeur betaalt de overeengekomen contractprijs overeenkomstig de in de tabel vermelde betalingswijze en termijn. Bankkosten komen voor rekening van ____________________.
- Levering en risico. Levering geschiedt volgens de overeengekomen Incoterm, inclusief de genoemde versie en plaats. De verdeling van kosten, risico's, uitvoerformaliteiten en invoerformaliteiten volgt deze leveringsvoorwaarde, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.
- Douane en documenten. De leverancier verstrekt tijdig alle overeengekomen documenten, waaronder: ____________________. De partij die volgens de gekozen Incoterm verantwoordelijk is voor de relevante douaneformaliteiten, draagt zorg voor de correcte uitvoering daarvan.
- Inspectie en klachten. De importeur controleert de goederen binnen ____________________ dagen na ontvangst. Klachten over zichtbare gebreken worden schriftelijk gemeld binnen ____________________. Verborgen gebreken worden gemeld binnen een redelijke termijn na ontdekking.
- Tekortkoming. Bij niet-conforme, beschadigde of te laat geleverde goederen heeft de importeur, voor zover wettelijk en contractueel toegestaan, recht op ____________________.
- Overmacht. Een partij is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming die het gevolg is van overmacht. De getroffen partij informeert de andere partij onverwijld schriftelijk.
- Toepasselijk recht en geschillen. Op deze overeenkomst is het recht van ____________________ van toepassing. Het Weens Koopverdrag is ____________________. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ____________________ / beslecht door arbitrage volgens ____________________.
- Slotbepalingen. Wijzigingen of aanvullingen zijn alleen geldig indien zij schriftelijk en door beide Partijen zijn ondertekend. Deze overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening.
Opgemaakt in ____________________ exemplaren en ondertekend te ____________________ op ____________________.
Voor de importeur
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor de leverancier
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Prijs, betaling en zekerheid
Neem de prijs per eenheid en de totale contractwaarde op, met vermelding van de gekozen valuta. Beschrijf uitdrukkelijk welke kosten inbegrepen zijn en hoe bankkosten, wisselkoersrisico's, verzekeringen en belastingen worden behandeld.
Bij nieuwe handelsrelaties kan een betalingszekerheid wenselijk zijn, zoals vooruitbetaling, documentair krediet, bankgarantie of betaling tegen documenten. Bepaal tevens een uiterste betaaldatum en de gevolgen van te late betaling.
Kwaliteit, inspectie en non-conformiteit
Omschrijf technische eisen, normen, monsters, etikettering en verpakkingsvoorschriften zo concreet mogelijk. Bepaal wanneer de importeur de goederen mag inspecteren en binnen welke termijn zichtbare of verborgen gebreken moeten worden gemeld.
Controleer vóór verzending of de goederen aan de Europese en nationale producteisen voldoen; invoerrechten betalen betekent niet automatisch dat het product op de markt mag worden gebracht.
Leg vast welke oplossing geldt bij afwijkende of beschadigde goederen, bijvoorbeeld herstel, vervanging, prijsvermindering, terugbetaling of ontbinding. Houd rekening met de bewijsstukken die nodig zijn, zoals foto's, inspectierapporten en vervoerdersmeldingen.
Stappen voor het invullen en afsluiten
Stem het model af op de goederen, het land van oorsprong, de gekozen transportwijze en de onderhandelingspositie van beide partijen. Controleer ook vooraf of vergunningen, sanctieregels, producteisen of beperkingen van toepassing zijn.
- Identificeer partijen, goederen, hoeveelheid en kwaliteitseisen.
- Kies een passende Incoterm met versie en exacte leveringsplaats.
- Leg prijs, valuta, betalingswijze, documenten en planning vast.
- Laat de definitieve tekst controleren en door bevoegde vertegenwoordigers ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Is een Incoterm verplicht in een importcontract?
Een Incoterm is niet wettelijk verplicht, maar is sterk aan te raden. De voorwaarde maakt de verdeling van kosten, risico's en douaneverplichtingen aanzienlijk duidelijker, mits de juiste versie en plaats worden vermeld.
Wie betaalt de invoerrechten en btw?
Dat hangt af van de gekozen leveringsvoorwaarde en de afspraken in het contract. Bij veel importregelingen draagt de importeur deze kosten, maar partijen kunnen binnen de toepasselijke regels andere afspraken maken.
Moet het Weens Koopverdrag worden genoemd?
Dat is verstandig wanneer partijen duidelijk willen kiezen voor toepassing of uitsluiting ervan. Het verdrag kan bij internationale koop van roerende zaken automatisch relevant zijn wanneer aan de voorwaarden daarvoor is voldaan.