Wzór umowy importowej gotowy do wypełnienia
Gotowy wzór umowy importowej umożliwia uporządkowanie współpracy między importerem a zagranicznym dostawcą. Dokument obejmuje przedmiot dostawy, cenę, warunki Incoterms, terminy, płatności, dokumentację transportową i celną, odbiór towaru oraz odpowiedzialność stron.
Umowa importowa określa zasady zakupu towarów od dostawcy zagranicznego i ich dostawy do importera. Dobrze przygotowany dokument ogranicza ryzyko sporów dotyczących ceny, jakości, transportu oraz formalności celnych. Powinien być dostosowany do prawa właściwego, wybranej reguły Incoterms oraz specyfiki przewożonego towaru. Poniższy wzór może stanowić praktyczny punkt wyjścia do przygotowania kontraktu handlowego.
Cel i znaczenie umowy importowej
Umowa importowa jest umową handlową zawieraną najczęściej między przedsiębiorcą krajowym a dostawcą z innego państwa. Jej podstawowym zadaniem jest jednoznaczne opisanie towaru, ceny, sposobu dostawy i obowiązków każdej ze stron.
W transakcjach międzynarodowych szczególne znaczenie mają odmienne systemy prawne, waluta rozliczenia, dokumenty przewozowe i wymogi celno-podatkowe. Z tego powodu postanowienia powinny być możliwie precyzyjne i spójne z dokumentami towarzyszącymi dostawie.
Najważniejsze elementy kontraktu
W treści warto wskazać pełne dane identyfikacyjne stron, osoby uprawnione do reprezentacji, przedmiot umowy oraz parametry handlowe. Opis towaru powinien pozwalać na jego jednoznaczną identyfikację przy odbiorze i odprawie celnej.
Opis towaru i jakość
Należy określić nazwę handlową i techniczną towaru, ilość, jednostkę miary, kod taryfy celnej, kraj pochodzenia, normy jakościowe oraz wymagane certyfikaty. Przy produktach regulowanych warto wskazać wymagania dotyczące oznakowania, bezpieczeństwa i zgodności.
| Element dokumentu | Cel zapisu | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Opis towaru | Identyfikuje rodzaj, ilość i parametry produktów | Użycie zbyt ogólnej nazwy handlowej |
| Cena i waluta | Określa wartość oraz sposób kalkulacji należności | Brak ustalenia kursu lub kosztów dodatkowych |
| Reguła Incoterms | Rozdziela koszty, ryzyko i obowiązki transportowe | Podanie skrótu bez miejsca i wersji reguł |
| Dokumenty dostawy | Ułatwia odbiór, odprawę i rozliczenia | Brak terminu przekazania dokumentów |
| Reklamacje | Ustala procedurę zgłoszenia wad | Nieokreślenie terminu i formy zawiadomienia |
Dostawa, Incoterms i dokumenty
Reguły Incoterms powinny zostać wskazane wraz z konkretnym miejscem dostawy oraz właściwą wersją, na przykład „CIP Warszawa, Polska, Incoterms 2020”. Pozwala to ustalić, która strona organizuje przewóz, ubezpieczenie, odprawę eksportową oraz importową.
Dokumentacja transportowa i celna
Strony powinny uzgodnić katalog dokumentów przekazywanych przez sprzedawcę. Zależnie od rodzaju transportu mogą to być faktura handlowa, specyfikacja pakowa, list przewozowy, świadectwo pochodzenia, certyfikat jakości lub dokumenty wymagane dla określonego produktu.
- Faktura handlowa z pełnym opisem towaru i waluty.
- Specyfikacja pakowa wskazująca liczbę opakowań i masę.
- Dokument przewozowy właściwy dla wybranego środka transportu.
- Świadectwo pochodzenia, jeżeli jest wymagane lub potrzebne do preferencji taryfowej.
- Certyfikaty zgodności, bezpieczeństwa albo jakości wymagane dla towaru.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA IMPORTOWA
zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
Importerem: ____________________, z siedzibą w ____________________, adres: ____________________, wpisanym do ____________________ pod numerem ____________________, NIP/VAT: ____________________, reprezentowanym przez: ____________________, zwanym dalej „Importerem”,
a
Dostawcą: ____________________, z siedzibą w ____________________, adres: ____________________, wpisanym do ____________________ pod numerem ____________________, numer identyfikacyjny/VAT: ____________________, reprezentowanym przez: ____________________, zwanym dalej „Dostawcą”.
Importer i Dostawca zwani są dalej łącznie „Stronami”.
| Pole | Ustalenie Stron |
|---|---|
| Przedmiot dostawy | ____________________ |
| Ilość i jednostka miary | ____________________ |
| Specyfikacja / kod taryfy celnej | ____________________ |
| Cena jednostkowa | ____________________ |
| Łączna wartość umowy i waluta | ____________________ |
| Reguła Incoterms, miejsce i wersja | ____________________ |
| Termin dostawy | ____________________ |
| Warunki płatności | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Dostawca zobowiązuje się sprzedać i dostarczyć Importerowi towary opisane w tabeli oraz w załącznikach, a Importer zobowiązuje się towary odebrać i zapłacić cenę na warunkach niniejszej umowy.
- Jakość i dokumenty. Towary będą zgodne ze specyfikacją: ____________________. Dostawca przekaże najpóźniej do dnia ____________________ następujące dokumenty: fakturę handlową, specyfikację pakową, dokument przewozowy oraz: ____________________.
- Dostawa i przejście ryzyka. Dostawa nastąpi zgodnie z regułą ____________________, miejsce: ____________________, Incoterms ____________________. Przejście ryzyka i podział kosztów następują zgodnie z tą regułą, z uwzględnieniem postanowień niniejszej umowy.
- Odprawa celna i podatki. Za formalności eksportowe odpowiada: ____________________. Za formalności importowe, należności celne oraz podatki odpowiada: ____________________.
- Płatność. Importer zapłaci kwotę ____________________ w terminie ____________________ od ____________________, na rachunek Dostawcy: ____________________. W przypadku opóźnienia należą się odsetki w wysokości: ____________________.
- Odbiór i reklamacje. Importer dokona sprawdzenia dostawy w terminie ____________________ od jej otrzymania. Reklamacje należy zgłaszać w formie ____________________ wraz z dokumentacją potwierdzającą niezgodność.
- Odpowiedzialność i siła wyższa. Strony odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach określonych w prawie właściwym. Strona dotknięta siłą wyższą niezwłocznie poinformuje drugą Stronę o jej wystąpieniu.
- Prawo właściwe i spory. Do umowy stosuje się prawo ____________________. Spory będą rozstrzygane przez ____________________ w ____________________.
- Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy ____________________. Umowę sporządzono w ____________________ jednobrzmiących egzemplarzach, po ____________________ dla każdej ze Stron.
Załączniki: ____________________
____________________________
Importer
____________________________
Dostawca
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Cena, płatność i zabezpieczenia
Umowa powinna podawać cenę jednostkową i łączną, walutę, podatki, koszty transportu oraz zasady rozliczania opłat dodatkowych. Warto określić, czy cena obejmuje opakowanie, ubezpieczenie i koszty załadunku.
Przy większych zamówieniach strony mogą przewidzieć zaliczkę, akredytywę dokumentową, inkaso dokumentowe albo płatność po przedstawieniu określonych dokumentów. Należy opisać termin płatności, rachunek odbiorcy oraz konsekwencje opóźnienia.
Odbiór, reklamacje i odpowiedzialność
Importer powinien mieć określony termin na zbadanie dostawy oraz zgłoszenie braków ilościowych lub wad jakościowych. Klauzula reklamacyjna może wskazywać wymagane dowody, takie jak zdjęcia, protokół szkody, raport niezależnego rzeczoznawcy lub dokument przewoźnika.
Praktyczna wskazówka: przed podpisaniem umowy sprawdź, czy wybrana reguła Incoterms jest zgodna z rzeczywistym podziałem obowiązków oraz czy obejmuje dokładnie wskazane miejsce dostawy.
Warto również uregulować kary umowne, odsetki, odpowiedzialność za opóźnienie oraz przypadki siły wyższej. Postanowienia te powinny uwzględniać realne ryzyka związane z transportem międzynarodowym i dostępnością towaru.
Jak uzupełnić wzór umowy
Przed użyciem dokumentu strony powinny uzgodnić wszystkie dane handlowe i sprawdzić wymagania dla konkretnego towaru. Szczególnej uwagi wymagają produkty objęte kontrolą sanitarną, techniczną, weterynaryjną lub ograniczeniami importowymi.
- Wpisz pełne dane importera i dostawcy wraz z numerami rejestrowymi.
- Określ towar, ilość, specyfikację, cenę oraz walutę rozliczenia.
- Wskaż regułę Incoterms, miejsce dostawy, termin i dokumenty przewozowe.
- Ustal prawo właściwe, sposób rozstrzygania sporów oraz zasady reklamacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa importowa musi być sporządzona po polsku?
Nie zawsze. Strony mogą wybrać język polski, język kontrahenta lub wersję dwujęzyczną. Przy dwóch wersjach językowych warto wskazać, która z nich ma pierwszeństwo w razie rozbieżności.
Czy należy wpisać Incoterms do umowy?
Tak, jeżeli strony chcą korzystać z reguł Incoterms. Należy podać konkretną regułę, oznaczone miejsce lub port oraz wersję reguł, aby ograniczyć wątpliwości interpretacyjne.
Kto odpowiada za odprawę celną przy imporcie?
Zależy to od uzgodnionej reguły Incoterms i zapisów umowy. Co do zasady importer organizuje formalności importowe, chyba że strony wyraźnie i skutecznie ustalą inaczej.