Gebruiksklaar model voor een professionele website-offerte
Dit gebruiksklare model voor een website-offerte helpt dienstverleners, bureaus en zelfstandigen om afspraken over ontwerp, ontwikkeling, inhoud, prijs, planning en betaling overzichtelijk vast te leggen. Het document maakt de omvang van het webproject duidelijker en vermindert het risico op misverstanden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Een website-offerte legt vast welke digitale werkzaamheden worden uitgevoerd, tegen welke prijs en binnen welke termijn. Een duidelijke offerte voorkomt dat opdrachtgever en opdrachtnemer een verschillend beeld hebben van het gewenste resultaat. Zij biedt bovendien een bruikbaar uitgangspunt voor de projectplanning, facturatie en eventuele latere wijzigingen. Dit model kan worden aangepast aan webdesign, webontwikkeling, onderhoud of een volledig websiteproject.
Wat is een website-offerte?
Een website-offerte is een schriftelijke prijsopgave voor het ontwerpen, bouwen, verbeteren of onderhouden van een website. Zij beschrijft niet alleen het bedrag, maar ook de concrete onderdelen die de opdrachtgever ontvangt.
Na aanvaarding kan een offerte, afhankelijk van de formulering en toepasselijke voorwaarden, afspraken tussen partijen vastleggen. Zorg daarom dat de omschrijving van de opdracht en de voorwaarden voldoende precies zijn.
Verschil tussen offerte en factuur
Een offerte wordt doorgaans vóór de uitvoering opgesteld en bevat een voorstel met prijs en voorwaarden. Een factuur wordt verzonden voor betaling van reeds overeengekomen of uitgevoerde werkzaamheden.
Essentiële onderdelen van de offerte
Vermeld de volledige gegevens van beide partijen, een offertedatum, offertenummer en de geldigheidsduur. Omschrijf vervolgens de werkzaamheden per onderdeel, zodat duidelijk is wat wel en niet binnen de prijs valt.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Projectomschrijving | Bepaalt het beoogde resultaat | Alleen “website maken” vermelden |
| Functionaliteiten | Legt technische onderdelen vast | Geen onderscheid maken tussen standaard en maatwerk |
| Prijs en btw | Maakt de financiële afspraak transparant | Onduidelijk laten of bedragen inclusief btw zijn |
| Planning | Geeft mijlpalen en oplevermomenten aan | Geen rekening houden met feedback van de opdrachtgever |
| Wijzigingen | Regelt aanvullend werk | Extra wensen zonder schriftelijke bevestiging uitvoeren |
Omschrijving van werkzaamheden en oplevering
Werk met een concrete afbakening, bijvoorbeeld aantal pagina’s, ontwerpvarianten, contactformulier, contentmigratie, zoekmachinebasisinstellingen of koppelingen met externe systemen. Benoem ook wat de opdrachtgever zelf moet aanleveren, zoals teksten, afbeeldingen, huisstijlbestanden en toegang tot hosting.
Acceptatiecriteria
Spreek af wanneer de website als opgeleverd geldt. Dit kan bijvoorbeeld zijn na plaatsing op de productieserver, een testperiode of schriftelijke goedkeuring binnen een afgesproken aantal werkdagen.
- Het aantal inbegrepen pagina’s of schermen.
- De gewenste functies, zoals formulieren of een webshop.
- De verantwoordelijkheden voor teksten, beelden en licenties.
- De hosting, domeinnaam en technische toegang.
- De duur en inhoud van onderhoud of ondersteuning.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
WEBSITE-OFFERTE
Offertenummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Geldig tot en met: ____________________
Gegevens opdrachtnemer
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
KvK-nummer: ____________________ Btw-nummer: ____________________
E-mail: ____________________ Telefoon: ____________________
Gegevens opdrachtgever
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
KvK-nummer: ____________________ Btw-nummer: ____________________
E-mail: ____________________ Telefoon: ____________________
Projectgegevens
| Onderdeel | Omschrijving | Aantal / termijn | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|
| Websiteontwerp | ____________________ | ____________________ | € ____________________ |
| Websiteontwikkeling | ____________________ | ____________________ | € ____________________ |
| Functionaliteiten | ____________________ | ____________________ | € ____________________ |
| Content / migratie | ____________________ | ____________________ | € ____________________ |
| Hosting / licenties / derdenkosten | ____________________ | ____________________ | € ____________________ |
| Meerwerk uurtarief | ____________________ | per uur | € ____________________ |
| Subtotaal | € ____________________ | ||
| Btw ____% | € ____________________ | ||
| Totaal incl. btw | € ____________________ |
Omschrijving en voorwaarden
- Opdracht: De opdrachtnemer voert de volgende werkzaamheden uit: ________________________________.
- Oplevering: De beoogde opleverdatum is ____________________, onder voorbehoud van tijdige aanlevering van benodigde informatie en materialen door opdrachtgever.
- Betaling: Opdrachtgever betaalt ____________________% bij aanvang, ____________________% na goedkeuring van het ontwerp en het resterende bedrag bij oplevering / binnen ____________________ dagen na factuurdatum.
- Feedback en wijzigingen: Inbegrepen correctierondes: ____________________. Aanvullende wijzigingen of werkzaamheden worden uitgevoerd als meerwerk na schriftelijke bevestiging.
- Aanlevering opdrachtgever: Opdrachtgever levert teksten, afbeeldingen, huisstijlmaterialen, toegangen en overige benodigde gegevens uiterlijk op ____________________ aan.
- Rechten en toegang: De afspraken over intellectuele eigendom, bronbestanden, domeinnaam, hosting en beheertoegang luiden als volgt: ________________________________.
- Geldigheid: Deze offerte is geldig tot en met ____________________.
Door ondertekening verklaart opdrachtgever deze offerte en de daarin opgenomen voorwaarden te aanvaarden.
Voor akkoord, opdrachtnemer
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Voor akkoord, opdrachtgever
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Prijs, btw en betalingsvoorwaarden
Maak onderscheid tussen vaste projectprijzen, uurtarieven en eventuele kosten van derden. Vermeld per bedrag of btw is inbegrepen of uitgesloten en neem kosten voor licenties, hosting, stockbeelden of externe diensten apart op wanneer deze niet in de prijs zijn inbegrepen.
Een betalingsschema met een aanbetaling en termijnen per projectfase beschermt beide partijen. Koppel betalingen bij voorkeur aan concrete mijlpalen, zoals start, ontwerpgoedkeuring en oplevering.
Neem altijd op dat aanvullende werkzaamheden pas worden uitgevoerd nadat de opdrachtgever de gewijzigde omvang, prijs en planning schriftelijk heeft bevestigd.
Planning en wijzigingsbeheer
Een realistische planning houdt rekening met afhankelijkheden, waaronder tijdige aanlevering van content en feedback. Vermeld dat vertraging door ontbrekende informatie of late goedkeuringen gevolgen kan hebben voor de opleverdatum.
- Inventariseer de doelstellingen en technische wensen.
- Omschrijf de werkzaamheden, uitsluitingen en afhankelijkheden.
- Bereken de prijs, btw, kosten van derden en betaaltermijnen.
- Laat de offerte vóór aanvang schriftelijk aanvaarden.
Controle vóór verzending
Controleer of de naam en contactgegevens van de opdrachtgever correct zijn en of alle bedragen rekenkundig kloppen. Kijk ook na of links, koppelingen, licenties, privacyverplichtingen en onderhoud duidelijk zijn benoemd wanneer zij deel uitmaken van het project.
Bewaar de verzonden offerte en de aanvaarding samen met eventuele wijzigingen. Dat maakt het eenvoudiger om tijdens het project vast te stellen welke afspraken gelden.
Veelgestelde vragen
Hoe lang blijft een website-offerte geldig?
De geldigheidsduur bepaalt de aanbieder zelf en moet duidelijk in de offerte staan. Een termijn van bijvoorbeeld 14 of 30 dagen is gebruikelijk, maar kan per project verschillen.
Moet ik btw opnemen in een offerte?
Wanneer btw van toepassing is, is het verstandig het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag helder te vermelden. Controleer welke regels op uw situatie en vestigingsland van toepassing zijn.
Wat gebeurt er bij extra wensen?
Extra wensen die buiten de afgesproken omvang vallen, kunnen als meerwerk worden behandeld. Leg de aanvullende prijs, planning en inhoud vooraf schriftelijk vast.