Model bestelbon klaar voor professioneel gebruik
Een bestelbon legt de bestelling van goederen of diensten helder vast tussen koper en leverancier. Dit invulbare model bevat ruimte voor contactgegevens, bestelregels, prijzen, btw, leveringsafspraken, betalingsvoorwaarden en ondertekening. Zo beschikken beide partijen over een praktisch schriftelijk bewijs van de gemaakte afspraken.
Een bestelbon is een schriftelijk document waarmee een koper goederen of diensten bij een leverancier bestelt. Het document maakt duidelijk wat er wordt besteld, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Een zorgvuldig ingevulde bestelbon beperkt misverstanden over aantallen, levering en betaling. Bewaar een ondertekend of schriftelijk bevestigd exemplaar samen met de offerte, factuur en leveringsdocumenten.
Wat is een bestelbon?
Een bestelbon, ook wel inkooporder of orderformulier genoemd, bevestigt de concrete bestelling van een klant of onderneming aan een leverancier. De bon vormt een praktisch overzicht van de commerciële afspraken die voor die bestelling gelden.
Afhankelijk van de afspraken tussen partijen kan een aanvaarde bestelbon bijdragen aan het bewijs dat een overeenkomst tot stand is gekomen. Daarom is het belangrijk dat de gegevens volledig, correct en controleerbaar zijn.
Essentiële gegevens op de bestelbon
Vermeld steeds de identiteit en contactgegevens van koper en leverancier, een uniek bestelbonnummer en de datum. Omschrijf elke bestelling voldoende precies, met aantallen, eenheden, prijzen en eventuele technische specificaties.
| Veld | Waarvoor dient het? | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Bestelbonnummer | Traceerbaarheid en interne administratie | Geen unieke nummering gebruiken |
| Artikelomschrijving | Identificeert het bestelde product of de dienst | Te algemene of onvolledige omschrijving |
| Aantal en eenheid | Bepaalt de omvang van de bestelling | Eenheid, zoals stuk of uur, vergeten |
| Prijs en btw | Legt de financiële afspraak vast | Onduidelijk laten of prijzen inclusief btw zijn |
| Leveringsdatum | Geeft het gewenste of afgesproken tijdstip aan | Geen plaats of termijn vermelden |
Prijsafspraken duidelijk formuleren
Noteer de prijs per eenheid, eventuele kortingen, het subtotaal, btw en het totaalbedrag. Vermeld expliciet of bedragen exclusief of inclusief btw zijn en of transport-, installatie- of andere bijkomende kosten worden aangerekend.
Levering, betaling en voorwaarden
De bestelbon moet aangeven waar en wanneer geleverd wordt, wie verantwoordelijk is voor transport en welke betalingsvoorwaarden gelden. Verwijs naar algemene voorwaarden wanneer die van toepassing zijn en zorg dat de koper daarvan vóór of bij de bestelling kennis kan nemen.
- Controleer de volledige naam en het adres van beide partijen.
- Gebruik een uniek bestelbonnummer en een duidelijke datum.
- Vermeld per regel artikelcode, omschrijving, aantal en eenheid.
- Specificeer prijzen, kortingen, btw en bijkomende kosten.
- Leg leverings- en betalingsvoorwaarden schriftelijk vast.
Afwijkingen van een offerte
Wanneer de bestelbon afwijkt van een eerdere offerte, vermeld dan uitdrukkelijk welke voorwaarden, aantallen of prijzen veranderen. Zo wordt vermeden dat partijen later verschillende documenten als leidend beschouwen.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
BESTELBON
Bestelbonnummer: ____________________
Datum: ____________________
Plaats: ____________________
Koper / opdrachtgever
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
BTW-nummer / ondernemingsnummer: ____________________
Leverancier
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
BTW-nummer / ondernemingsnummer: ____________________
De koper bestelt hierbij bij de leverancier de hieronder omschreven goederen en/of diensten.
| Nr. | Artikelcode / referentie | Omschrijving | Aantal | Eenheid | Prijs per eenheid excl. btw | Totaal excl. btw |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ | |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ | |
| Subtotaal excl. btw | € ____________________ | |||||
| Btw | € ____________________ | |||||
| Totaal incl. btw | € ____________________ | |||||
Gewenste / afgesproken leveringsdatum: ____________________
Leveringsadres: ____________________
Betalingswijze: ____________________
Betalingstermijn: ____________________
Offertenummer / referentie: ____________________
- De leverancier levert de bestelde goederen en/of diensten overeenkomstig deze bestelbon en de overeengekomen specificaties.
- De prijzen zijn: ____________________ (exclusief / inclusief btw) en omvatten: ____________________.
- Afwijkingen, wijzigingen of aanvullende kosten zijn alleen geldig na voorafgaande schriftelijke bevestiging door de koper.
- Op deze bestelling zijn de volgende algemene voorwaarden van toepassing: ____________________.
Bijzondere afspraken of opmerkingen:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Opgemaakt te ____________________, op ____________________.
Voor de koper / opdrachtgever
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor de leverancier / ter bevestiging
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Hoe gebruikt u dit model?
Vul het model pas in nadat de commerciële gegevens met de leverancier zijn gecontroleerd. Stuur de bestelbon vervolgens via een traceerbaar kanaal, bijvoorbeeld e-mail, en vraag om een schriftelijke bevestiging van ontvangst en aanvaarding.
- Vul de gegevens van koper, leverancier en bestelling in.
- Beschrijf alle goederen of diensten per afzonderlijke bestelregel.
- Controleer totalen, btw, leveringsplaats en betalingsvoorwaarden.
- Onderteken of verzend de bestelbon en bewaar het bewijs van bevestiging.
Controleer vóór verzending altijd of de bestelbon overeenstemt met de offerte, de algemene voorwaarden en de interne goedkeuringsprocedure.
Bewijs en administratieve bewaring
Bewaar de bestelbon samen met de offerte, orderbevestiging, pakbon, factuur en betalingsbewijzen. Deze documenten helpen bij de opvolging van de bestelling, de boekhouding en een eventuele discussie over de uitvoering.
Bij digitale verzending is het raadzaam om e-mails, bijlagen en bevestigingen te archiveren op een manier die de herkomst en inhoud van de communicatie voldoende aantoonbaar houdt.
Veelgestelde vragen
Is een ondertekende bestelbon altijd verplicht?
Niet altijd. De vereiste vorm hangt af van de aard van de overeenkomst, de gemaakte afspraken en het toepasselijke recht. Een schriftelijke bevestiging is wel sterk aan te raden als bewijs.
Wat is het verschil tussen een offerte en een bestelbon?
Een offerte bevat doorgaans een voorstel van de leverancier. Een bestelbon is de bestelling van de koper en verwijst vaak naar de aanvaarde offerte of neemt de afspraken daaruit over.
Kan een bestelbon na verzending worden gewijzigd?
Ja, maar wijzigingen moeten door beide partijen duidelijk worden bevestigd. Gebruik bij voorkeur een gewijzigde bestelbon met een nieuw versienummer of een schriftelijke wijzigingsbevestiging.