Klaar model voor een offerte voor dienstverlening
Met dit model voor een dienstverleningsofferte legt u helder vast welke werkzaamheden u uitvoert, tegen welk tarief, binnen welke termijn en onder welke betalingsvoorwaarden. Het document helpt opdrachtgever en opdrachtnemer om verwachtingen, kosten en eventuele aanvullende afspraken vooraf schriftelijk te bevestigen.
Een dienstverleningsofferte is een schriftelijke prijsopgave waarin een aanbieder beschrijft welke werkzaamheden voor een opdrachtgever worden uitgevoerd. Het document maakt de omvang van de opdracht, de prijs, de planning en de voorwaarden vooraf inzichtelijk. Een zorgvuldig opgestelde offerte verkleint het risico op misverstanden over extra werk, betalingen en oplevering. Na aanvaarding kan een offerte, afhankelijk van de inhoud en omstandigheden, als basis voor een overeenkomst dienen.
Wat is een dienstverleningsofferte?
Een offerte voor dienstverlening is bedoeld voor opdrachten waarbij voornamelijk kennis, arbeid of begeleiding wordt geleverd, zoals advies, ontwerp, onderhoud, administratie, training of reparatie. De offerte geeft de opdrachtgever voldoende informatie om de aanbieding te beoordelen en te vergelijken.
Vermeld altijd wie de aanbiedende partij is, voor wie de offerte bestemd is en op welke opdracht zij betrekking heeft. Een uniek offertenummer helpt bij administratie, communicatie en latere facturering.
Essentiële onderdelen van de offerte
De inhoud moet concreet genoeg zijn om te voorkomen dat partijen een verschillend beeld hebben van de opdracht. Beschrijf werkzaamheden liever meetbaar dan algemeen: vermeld bijvoorbeeld aantallen uren, onderdelen, resultaten, locaties of fasen.
| Onderdeel | Waarvoor dient het? | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Offertenummer | Herkenbare administratie en verwijzing | Geen unieke nummering gebruiken |
| Omschrijving werkzaamheden | Geeft de reikwijdte van de opdracht aan | Te algemene omschrijving opnemen |
| Tarief en btw | Maakt de prijsopbouw transparant | Niet vermelden of bedragen inclusief btw zijn |
| Geldigheidsduur | Beperkt de periode voor aanvaarding | Geen einddatum of termijn noemen |
| Betalingsvoorwaarden | Legt termijn en betaalwijze vast | Voorschot of termijnfacturen vergeten |
Prijsopbouw en belastingen
Specificeer het uurtarief, de vaste prijs of de prijs per onderdeel. Benoem daarnaast afzonderlijk eventuele reis-, materiaal- of licentiekosten. Geef duidelijk aan of bedragen exclusief of inclusief btw zijn en vermeld het toepasselijke btw-tarief waar dat relevant is.
Werkzaamheden en afbakening
Een duidelijke afbakening geeft aan wat wel en niet binnen de offerte valt. Dit is bijzonder belangrijk wanneer de opdrachtgever later aanvullende wensen kan hebben. Neem op hoe meerwerk wordt aangevraagd, beoordeeld en gefactureerd.
- De concrete werkzaamheden en beoogde resultaten;
- De locatie of wijze van uitvoering;
- De planning, startdatum en oplevermomenten;
- De informatie of medewerking die de opdrachtgever moet leveren;
- De behandeling van wijzigingen en meerwerk.
Planning en afhankelijkheden
Een termijn is vaak afhankelijk van tijdige gegevens, toegang, goedkeuringen of medewerking van de opdrachtgever. Vermeld zulke afhankelijkheden expliciet. Zo ontstaat er minder discussie als een deadline moet worden aangepast.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
OFFERTE VOOR DIENSTVERLENING
Offertenummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Geldig tot en met: ____________________
Gegevens opdrachtnemer
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
KvK-nummer: ____________________ Btw-nummer: ____________________
Gegevens opdrachtgever
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
Omschrijving van de opdracht
De opdrachtnemer biedt aan de volgende diensten te verrichten:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
| Onderdeel | Omschrijving | Aantal / uren | Tarief excl. btw | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| Subtotaal excl. btw | € ____________________ | |||
| Btw (____ %) | € ____________________ | |||
| Totaal incl. btw | € ____________________ | |||
Planning en voorwaarden
- Uitvoering: De werkzaamheden starten op ____________________ en worden, onder voorbehoud van tijdige medewerking, afgerond op ____________________.
- Betaling: Betaling vindt plaats binnen ____________________ dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
- Meerwerk: Werkzaamheden die buiten deze offerte vallen, worden uitsluitend uitgevoerd na voorafgaande schriftelijke instemming van de opdrachtgever over omvang en prijs.
- Geldigheid: Deze offerte is geldig tot en met ____________________.
- Voorwaarden: Op deze offerte zijn de algemene voorwaarden van opdrachtnemer van toepassing: ____________________.
Bijzondere afspraken / opmerkingen:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Door ondertekening verklaart de opdrachtgever deze offerte en de daarin opgenomen voorwaarden te aanvaarden.
Voor akkoord, opdrachtnemer
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Voor akkoord, opdrachtgever
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Geldigheid, aanvaarding en voorwaarden
Neem een geldigheidstermijn op, bijvoorbeeld veertien of dertig dagen. Benoem ook hoe de opdrachtgever de offerte kan aanvaarden, bijvoorbeeld door ondertekening, een schriftelijke bevestiging per e-mail of een elektronische akkoordverklaring.
Als algemene voorwaarden van toepassing zijn, moeten deze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst beschikbaar worden gesteld. Verwijs er niet alleen naar, maar voeg ze zo nodig bij of verstrek ze op een toegankelijke manier.
Vraag om een schriftelijke aanvaarding voordat u start, en bevestig eventuele wijzigingen altijd met prijs- en planningsgevolgen.
Zo gebruikt u dit model
Pas de gegevens aan op de feitelijke opdracht en controleer of alle kosten, belastingen en voorwaarden zijn ingevuld. Zorg ervoor dat beide partijen dezelfde versie bewaren, met bijlagen en eventuele wijzigingen.
- Vul de bedrijfs- en contactgegevens van beide partijen in.
- Beschrijf de werkzaamheden, resultaten en uitsluitingen nauwkeurig.
- Bereken het bedrag, de btw en eventuele bijkomende kosten.
- Laat de opdrachtgever schriftelijk akkoord gaan en archiveer de bevestiging.
Veelgestelde vragen
Is een offerte juridisch bindend?
Dat kan het geval zijn nadat de offerte is aanvaard, afhankelijk van de formulering, de communicatie tussen partijen en het toepasselijke recht. Gebruik daarom duidelijke voorwaarden en laat de aanvaarding vastleggen.
Moet een offerte altijd een btw-bedrag bevatten?
Wanneer btw van toepassing is, is het raadzaam om het tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag duidelijk te vermelden. De precieze factuur- en btw-verplichtingen kunnen verschillen naar gelang de situatie.
Hoe lang moet een offerte geldig zijn?
Er bestaat geen vaste algemene termijn die voor elke dienstverlening geschikt is. Kies een termijn die past bij prijsontwikkelingen, beschikbare capaciteit en de complexiteit van de opdracht.