Vzor objednávky zboží a služeb připravený k použití
Tento vzor objednávky zboží a služeb pomáhá kupujícímu písemně přesně určit požadované plnění, množství, cenu, termín a místo dodání i způsob úhrady. Dokument lze použít při nákupu od podnikatelů i dodavatelů služeb a usnadňuje prokazování sjednaných podmínek.
Objednávka je praktický obchodní dokument, kterým kupující vyjadřuje zájem o dodání konkrétního zboží nebo poskytnutí služby za stanovených podmínek. Přesné znění objednávky omezuje nedorozumění ohledně ceny, rozsahu plnění, termínu dodání a fakturace. Může sloužit jako návrh smlouvy, případně jako potvrzení již dohodnutých podmínek. Pro vyšší právní jistotu je vhodné vyžádat si její písemné potvrzení dodavatelem.
K čemu objednávka slouží
Objednávka zachycuje základní obchodní údaje před zahájením dodávky. Umožňuje oběma stranám ověřit, co přesně má být dodáno, v jakém množství, za jakou cenu a kdy.
V podnikatelských vztazích bývá podkladem pro vystavení zálohové nebo konečné faktury, přípravu dodacího listu i kontrolu převzetí plnění. Její význam závisí také na obchodních podmínkách a na tom, zda ji dodavatel přijme.
Údaje, které by neměly chybět
Dokument by měl obsahovat jednoznačnou identifikaci kupujícího a dodavatele včetně jejich sídla, IČO a případně DIČ. Dále uveďte číslo objednávky, datum vystavení a kontaktní osobu pro komunikaci.
Specifikace předmětu plnění
Popis zboží nebo služby musí být natolik určitý, aby jej nebylo možné zaměnit. U zboží doplňte například název, katalogové číslo, technické parametry, měrnou jednotku a množství; u služeb vymezte rozsah, výstupy a termín provedení.
| Pole v objednávce | K čemu slouží | Častá chyba |
|---|---|---|
| Číslo objednávky | Umožňuje sledování a párování dokladů | Chybějící nebo duplicitní označení |
| Popis plnění | Vymezuje objednané zboží či službu | Příliš obecný název bez parametrů |
| Cena a DPH | Určuje finanční rozsah závazku | Není jasné, zda jde o cenu s DPH |
| Termín dodání | Stanoví očekávaný čas plnění | Neurčitý údaj „co nejdříve“ |
| Místo dodání | Určuje předání zboží nebo provedení služby | Chybějící přesná adresa či kontakt |
Cena, doprava a platební podmínky
Vždy rozlišujte cenu bez DPH, sazbu DPH, cenu včetně DPH a měnu. Pokud cena zahrnuje dopravu, balné, montáž nebo jiné náklady, výslovně to uveďte; jinak popište, jak budou tyto položky účtovány.
Splatnost a fakturace
Objednávka by měla uvádět způsob platby, bankovní údaje, požadovanou splatnost faktury a případný požadavek na zálohu. Kupující může také stanovit, že faktura musí obsahovat číslo objednávky, aby mohla být správně zpracována.
- Uveďte úplné identifikační údaje obou stran.
- Popište každou položku samostatně a měřitelně.
- Stanovte cenu, měnu a režim DPH.
- Určete přesné místo a termín dodání.
- Vyžádejte si potvrzení přijetí objednávky.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
OBJEDNÁVKA ZBOŽÍ A SLUŽEB
Číslo objednávky: ____________________
Místo vystavení: ____________________ Datum: ____________________
Objednatel
Název / jméno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ: ____________________
Kontaktní osoba: ____________________ E-mail / telefon: ____________________
Dodavatel
Název / jméno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ: ____________________
Kontaktní osoba: ____________________ E-mail / telefon: ____________________
Předmět objednávky
| Č. | Popis zboží nebo služby | Množství | Jednotka | Cena za jednotku bez DPH | DPH | Cena celkem s DPH |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Cena celkem bez DPH: ____________________
DPH celkem: ____________________
Cena celkem včetně DPH: ____________________
Dodací a platební podmínky
| Termín dodání / provedení | ____________________ |
|---|---|
| Místo dodání / provedení | ____________________ |
| Způsob dopravy a předání | ____________________ |
| Platební podmínky | ____________________ |
| Splatnost faktury | ____________________ |
| Další požadavky | ____________________ |
Podmínky objednávky
- Dodavatel se zavazuje dodat výše uvedené zboží nebo poskytnout uvedené služby v dohodnutém rozsahu, kvalitě a termínu.
- Cena zahrnuje všechny náklady dodavatele, není-li v této objednávce výslovně uvedeno jinak.
- Dodavatel potvrdí přijetí objednávky na kontaktní e-mail objednatele: ____________________.
- Změny této objednávky jsou účinné pouze po prokazatelném odsouhlasení oběma stranami.
- Faktura musí obsahovat číslo této objednávky: ____________________.
Poznámka: ____________________
____________________
Za objednatele
Jméno a funkce: ____________________
____________________
Potvrzení dodavatele
Jméno a funkce: ____________________
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Jak objednávku správně vystavit
Před odesláním zkontrolujte, zda se údaje shodují s nabídkou dodavatele nebo s předchozí komunikací. Pokud objednávka navazuje na cenovou nabídku, uveďte její číslo a datum, aby bylo zřejmé, které podmínky strany zamýšlely přijmout.
- Shromážděte údaje o dodavateli a o požadovaném plnění.
- Vyplňte položky, množství, ceny a případné technické požadavky.
- Doplňte dodací, platební a kontaktní údaje.
- Objednávku schvalte, odešlete dodavateli a uschovejte potvrzení.
Doporučení: Neodesílejte objednávku s nevyplněnou cenou nebo termínem dodání; v případě sporu jsou právě tyto údaje zásadní pro vymezení dohody.
Potvrzení, změny a archivace
Dodavatel může objednávku přijmout výslovným potvrzením, podpisem, e-mailem nebo zahájením plnění podle okolností případu. Pokud dodavatel navrhne změnu ceny, termínu nebo rozsahu, jde zpravidla o změnu podmínek, kterou by měl kupující prokazatelně odsouhlasit.
Uchovejte odeslanou objednávku, její potvrzení, související nabídku, e-mailovou komunikaci, dodací list a fakturu. Tyto dokumenty usnadňují účetní evidenci i řešení případných reklamací.
Často kladené otázky
Je objednávka bez podpisu platná?
V řadě případů může být objednávka učiněna i elektronicky nebo bez vlastnoručního podpisu. Rozhodující je zejména obsah komunikace, způsob přijetí a možnost prokázat, kdo dokument odeslal.
Musí dodavatel objednávku potvrdit?
Potvrzení je velmi vhodné, protože jasně dokládá přijetí podmínek. Závazek však může za určitých okolností vzniknout i jiným prokazatelným jednáním, například zahájením dodávky.
Lze objednávku po odeslání změnit?
Ano, změna je možná dohodou obou stran. Doporučuje se ji provést písemně a uvést číslo původní objednávky, aby byla změna snadno dohledatelná.