Modello di ordine di acquisto pronto da compilare
Un modello di ordine di acquisto consente a un’impresa o a un professionista di formalizzare la richiesta di beni o servizi a un fornitore. Include dati delle parti, articoli ordinati, quantità, prezzi, imposte, modalità di consegna, termini di pagamento e condizioni essenziali per ridurre errori e contestazioni.
L’ordine di acquisto è un documento commerciale con cui un acquirente richiede formalmente beni o servizi a un fornitore. Rende verificabili le caratteristiche della fornitura, i prezzi concordati e le modalità operative. Un testo completo aiuta a prevenire equivoci su quantità, tempi di consegna e pagamenti. Il modello può essere adattato alle procedure interne dell’impresa e agli accordi specifici tra le parti.
Che cos’è un ordine di acquisto
L’ordine di acquisto, spesso indicato anche come ordine al fornitore, registra la volontà dell’acquirente di acquistare determinati prodotti o servizi a condizioni determinate. Può essere emesso dopo un preventivo, una trattativa commerciale o un accordo quadro.
Quando il fornitore accetta l’ordine, il documento può costituire una rilevante prova dell’accordo commerciale. Per questo è opportuno che ogni elemento essenziale sia descritto in modo preciso, leggibile e coerente con le comunicazioni precedenti.
Dati essenziali da inserire
Le informazioni devono permettere di identificare senza incertezze le parti, la fornitura e le condizioni economiche. È utile attribuire all’ordine un numero progressivo e indicare la data di emissione, così da facilitarne archiviazione, controllo e riconciliazione con documenti di trasporto e fatture.
| Campo | Funzione | Errore frequente |
|---|---|---|
| Numero e data dell’ordine | Identificano univocamente il documento | Omettere la numerazione progressiva |
| Dati del fornitore | Individuano il soggetto che esegue la fornitura | Usare una denominazione incompleta |
| Descrizione di beni o servizi | Definisce l’oggetto dell’acquisto | Inserire descrizioni troppo generiche |
| Quantità e prezzo unitario | Consentono il calcolo del corrispettivo | Confondere imponibile, imposte e totale |
| Consegna e pagamento | Stabiliscono tempi e modalità di esecuzione | Non indicare una scadenza verificabile |
Identificazione delle parti
Indicare ragione sociale o nome e cognome, sede o indirizzo, codice fiscale e partita IVA quando applicabili, nonché i contatti principali. Se l’ordine è emesso da una società, è consigliabile riportare anche il referente autorizzato e il relativo ufficio.
Descrizione della fornitura
Per ogni riga d’ordine, specificare codice articolo, descrizione, unità di misura, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA e totale. In caso di servizi, definire attività comprese, risultato atteso, periodo di esecuzione e eventuali limiti di intervento.
Come compilare il modello
Prima dell’invio, verificare che i dati economici coincidano con il preventivo accettato o con le condizioni commerciali concordate. Se sono previste spese accessorie, sconti, acconti o costi di trasporto, essi devono essere indicati separatamente.
- Inserire numero, data e riferimenti dell’ordine.
- Compilare i dati completi dell’acquirente e del fornitore.
- Elencare beni o servizi con quantità, prezzi e imposte applicabili.
- Definire consegna, pagamento, accettazione e inviare il documento al fornitore.
Modello modificabile
Modello del documento
ORDINE DI ACQUISTO
Numero ordine: ____________________ Data: ____________________
Luogo di emissione: ____________________
Dati dell’acquirente
Ragione sociale / Nome e cognome: ____________________
Sede / Indirizzo: ____________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________
Referente: ____________________ E-mail / Telefono: ____________________
Dati del fornitore
Ragione sociale / Nome e cognome: ____________________
Sede / Indirizzo: ____________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________
Referente: ____________________ E-mail / Telefono: ____________________
Con il presente documento, l’acquirente ordina al fornitore i beni e/o servizi indicati di seguito, alle condizioni riportate nel presente ordine.
| N. | Codice | Descrizione beni/servizi | U.M. | Quantità | Prezzo unitario | IVA | Totale |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________________ | ______ | ______ | € __________ | ______% | € __________ |
| 2 | ____________________ | ____________________________ | ______ | ______ | € __________ | ______% | € __________ |
| 3 | ____________________ | ____________________________ | ______ | ______ | € __________ | ______% | € __________ |
| Totale imponibile | € __________ | ||||||
| Totale IVA | € __________ | ||||||
| Totale ordine | € __________ | ||||||
Condizioni dell’ordine
- Consegna: luogo ____________________; termine previsto ____________________; modalità ____________________.
- Trasporto e imballaggio: a carico di ____________________.
- Pagamento: modalità ____________________; scadenza ____________________; coordinate bancarie, se necessarie, ____________________.
- Fatturazione: la fattura dovrà riportare il numero e la data del presente ordine, ove applicabile.
- Verifica della fornitura: eventuali difformità saranno comunicate secondo le modalità concordate tra le parti.
- Note e condizioni particolari: ________________________________________________
____________________________________________________________
Riferimento a preventivo/contratto: ____________________ del ____________________
Allegati: ____________________
Per l’acquirente
____________________________
Firma e timbro
Per accettazione, il fornitore
____________________________
Firma e timbro
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Condizioni commerciali da definire
Le condizioni generali devono essere compatibili con gli accordi tra le parti e con la natura della fornitura. Possono riguardare la consegna, il controllo della merce, la fatturazione, i termini di pagamento, le garanzie e la gestione di eventuali non conformità.
- Luogo, data e fascia oraria di consegna.
- Ripartizione delle spese di trasporto e imballaggio.
- Termini e strumenti di pagamento.
- Modalità di verifica della quantità e della qualità della fornitura.
- Procedura per segnalare ritardi, difetti o difformità.
Prima di confermare l’ordine, confronta sempre quantità, prezzi, sconti, imposte e tempi di consegna con il preventivo o il contratto di riferimento.
Controlli prima dell’invio
Un controllo finale riduce il rischio di errori amministrativi e di contestazioni. Conservare una copia dell’ordine, della relativa accettazione e delle comunicazioni successive permette di ricostruire con maggiore facilità il rapporto commerciale.
Qualora l’ordine richiami condizioni generali, capitolati o allegati tecnici, tali documenti dovrebbero essere identificati chiaramente e messi a disposizione del fornitore insieme all’ordine.
Domande frequenti
L’ordine di acquisto deve essere firmato?
La firma non è sempre indispensabile, ma può essere utile per dimostrare l’approvazione dell’ordine. Le parti possono inoltre concordare l’uso di firma elettronica o di procedure di accettazione tramite posta elettronica o piattaforme aziendali.
Qual è la differenza tra ordine e preventivo?
Il preventivo è normalmente una proposta economica del fornitore, mentre l’ordine di acquisto è la richiesta dell’acquirente di acquistare alle condizioni indicate. L’accettazione dell’ordine da parte del fornitore consolida il rapporto commerciale secondo gli accordi applicabili.
È possibile modificare un ordine già inviato?
Sì, ma la modifica dovrebbe essere comunicata per iscritto e accettata dal fornitore, soprattutto se riguarda quantità, prezzi, consegna o condizioni di pagamento. È consigliabile indicare il numero dell’ordine originario e attribuire un riferimento alla revisione.