Inköpsorder – färdig mall för beställning av varor
En inköpsorder är ett skriftligt underlag som köparen använder för att beställa varor eller tjänster från en leverantör. Mallen hjälper parterna att ange produkter, antal, priser, leveransadress, leveranstid, betalningsvillkor och kontaktuppgifter, vilket minskar risken för missförstånd vid affären.
En inköpsorder är ett dokument som tydliggör en köpares beställning till en leverantör. Den anger vad som ska levereras, i vilken mängd, till vilket pris och på vilka villkor. Ett väl ifyllt underlag underlättar både orderhantering, fakturakontroll och uppföljning. Mallen kan användas vid inköp av såväl varor som tjänster.
Vad är en inköpsorder?
Inköpsordern, ofta förkortad PO efter engelskans purchase order, är en formell beställning från köparen till leverantören. När leverantören accepterar beställningen kan dokumentet tillsammans med övrig kommunikation få avtalsrättslig betydelse.
Dokumentet bör därför vara tydligt, daterat och möjligt att koppla till offert, avtal eller tidigare korrespondens. Ett unikt ordernummer gör det enklare att följa ordern från beställning till betalning.
Uppgifter som bör finnas med
De viktigaste uppgifterna gör att leverantören kan leverera rätt och att köparen senare kan kontrollera fakturan. Särskilt viktigt är att specificera varor eller tjänster så konkret att de inte kan misstolkas.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Ordernummer | Identifierar beställningen | Saknas eller återanvänds |
| Artikel eller tjänst | Anger vad som beställs | Alltför vag beskrivning |
| Antal och enhet | Fastställer omfattningen | Enhet anges inte |
| Pris och moms | Visar ekonomiska villkor | Oklart om moms ingår |
| Leveransdatum | Anger när leverans ska ske | Ingen tidsfrist anges |
Parternas kontaktuppgifter
Ange köparens och leverantörens företagsnamn, organisationsnummer, adress och kontaktperson. För leveransen bör även rätt leveransadress och mottagarens kontaktuppgifter framgå.
Pris, valuta och skatt
Redovisa enhetspris, eventuell rabatt, frakt, totalbelopp, valuta och om priserna anges inklusive eller exklusive mervärdesskatt. Om särskilda avgifter kan tillkomma bör detta uttryckligen framgå.
Så fyller du i mallen
Utgå från den offert eller det avtal som ligger till grund för köpet. Kontrollera att varje rad i ordern stämmer överens med den överenskomna specifikationen innan beställningen skickas.
- Tilldela beställningen ett unikt ordernummer.
- Fyll i köparens, leverantörens och leveransmottagarens uppgifter.
- Specificera varje vara eller tjänst med antal, pris och eventuell artikelkod.
- Kontrollera villkoren, godkänn ordern och skicka den till leverantören.
Redigerbar mall
Dokumentmall
INKÖPSORDER
Ordernummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Köpare:
Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post/telefon: ____________________
Leverantör:
Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post/telefon: ____________________
Leveransadress: ____________________
Leveransmottagare: ____________________
Referens vid leverans: ____________________
| Rad | Artikel/tjänst | Artikelnummer | Antal | Enhet | Enhetspris | Belopp |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Delsumma exklusive moms | ____________________ | |||||
| Moms | ____________________ | |||||
| Totalt att betala | ____________________ | |||||
Valuta: ____________________
Överenskommet leveransdatum: ____________________
Leveransvillkor: ____________________
Betalningsvillkor: ____________________
Fakturareferens: ____________________
Övriga villkor eller särskilda anvisningar:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
- Leverantören ska leverera de angivna varorna eller tjänsterna i enlighet med denna inköpsorder och eventuell accepterad offert.
- Pris, rabatt, frakt och skatter ska vara enligt ovan, om inget annat skriftligen har godkänts av köparen.
- Fakturan ska ange ordernummer och fakturareferens samt skickas till den av köparen anvisade fakturaadressen.
- Ändringar eller tillägg till denna inköpsorder gäller endast om de bekräftas skriftligen av behörig företrädare för köparen.
För köparen
____________________
Namnförtydligande: ____________________
Datum: ____________________
För leverantören / orderbekräftelse
____________________
Namnförtydligande: ____________________
Datum: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Villkor för leverans och betalning
En inköpsorder bör ange leveransdatum, leveransplats och vem som ansvarar för transporten. Om leveransen sker i delar bör det framgå vilka delar som ska levereras vid respektive tidpunkt.
Betalningsvillkoren behöver också vara tydliga, till exempel betalningsfrist, fakturareferens och krav på att ordernumret anges på fakturan. Hänvisa till eventuella avtalade standardvillkor om de gäller för köpet.
Kontrollera alltid att leverantörens orderbekräftelse överensstämmer med inköpsordern innan leveransen påbörjas.
Vanliga misstag att undvika
Otydliga beställningar skapar ofta frågor, försenade leveranser och tvister om pris eller omfattning. Genom att kontrollera några grunduppgifter före utskick kan många problem förebyggas.
- Att sakna ett unikt ordernummer.
- Att inte ange korrekt leveransadress.
- Att utelämna specifikation, modell eller artikelnummer.
- Att inte klargöra om priser är inklusive eller exklusive moms.
- Att godkänna avvikande villkor utan dokumentation.
Vanliga frågor
Är en inköpsorder samma sak som en faktura?
Nej. Inköpsordern skickas normalt av köparen före leverans, medan fakturan skickas av säljaren som underlag för betalning efter att varor eller tjänster har levererats enligt överenskommelse.
Måste en inköpsorder vara undertecknad?
Det finns normalt inget generellt formkrav på underskrift för en inköpsorder. Interna rutiner, avtal och affärens betydelse kan dock innebära att godkännande eller signering bör dokumenteras.
Kan villkoren ändras efter att ordern har skickats?
Ändringar bör godkännas av båda parter och dokumenteras skriftligt, exempelvis genom en reviderad order eller en skriftlig ändringsbekräftelse med hänvisning till ordernumret.