Offertes en verkoop

Model inkooporder klaar voor professioneel gebruik

Een inkooporder legt een bestelling bij een leverancier helder en controleerbaar vast. Dit invulbare model bevat ruimte voor gegevens van koper en leverancier, bestelde artikelen, aantallen, prijzen, btw, leveringsafspraken, betalingsvoorwaarden en ondertekening.

Bijgewerkt op Stefano Barcellos

Een inkooporder is een schriftelijke bevestiging waarmee een koper goederen of diensten bij een leverancier bestelt. Het document maakt duidelijk wat er wordt afgenomen, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Een zorgvuldig ingevulde inkooporder helpt misverstanden over aantallen, levering en betaling te voorkomen. Ook vormt zij een bruikbare basis voor de ontvangstcontrole en factuurverwerking.

Wat is een inkooporder?

Een inkooporder, ook wel aankooporder of bestelbon genoemd, is een document dat door de koper aan de leverancier wordt verstrekt. De order bevat de essentiële gegevens van de bestelling en kan na aanvaarding als bewijs van de gemaakte afspraken dienen.

Gebruik een uniek ordernummer, zodat de bestelling eenvoudig terug te vinden is in de administratie, correspondentie en factuurcontrole.

Essentiële gegevens in de bestelling

Neem altijd de volledige identificatiegegevens van beide partijen op. Vermeld daarnaast een duidelijke omschrijving per artikel of dienst, inclusief aantallen, eenheidsprijzen, belastingen en het totaalbedrag.

VeldDoelVeelvoorkomende fout
OrdernummerUnieke herkenning van de bestellingEen nummer gebruiken dat al bestaat
ArtikelomschrijvingPrecies aangeven wat wordt besteldTe algemene of onvolledige omschrijving
Aantal en eenheidDe gewenste hoeveelheid vastleggenGeen eenheid vermelden, zoals stuks of uren
LeverdatumHet gewenste levermoment bepalenGeen aflevertermijn opnemen
BetalingsvoorwaardenAfspraken over facturatie en betaling vastleggenGeen betaaltermijn vermelden

Gegevens van de partijen

Vermeld de handelsnaam, het adres, contactpersoon, e-mailadres en eventuele btw- of ondernemingsgegevens van koper en leverancier. Controleer vooral het afleveradres wanneer dit afwijkt van het factuuradres.

Prijs en belastingen

Maak onderscheid tussen bedragen exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Leg vast of verzend-, verpakkings- of installatiekosten in de prijs zijn inbegrepen.

Bewerkbaar sjabloon

Documentsjabloon

INKOOPOORDER

Ordernummer: ____________________

Plaats: ____________________     Datum: ____________________

Gegevens koper

Bedrijfsnaam: ____________________

Adres: ____________________

Postcode en plaats: ____________________

Contactpersoon: ____________________

E-mail / telefoon: ____________________

BTW-nummer / ondernemingsnummer: ____________________

Gegevens leverancier

Bedrijfsnaam: ____________________

Adres: ____________________

Postcode en plaats: ____________________

Contactpersoon: ____________________

E-mail / telefoon: ____________________

BTW-nummer / ondernemingsnummer: ____________________

Bestelling

Nr.OmschrijvingAantalEenheidPrijs excl. btwTotaal excl. btw
1____________________________________________________________€ ____________________€ ____________________
2____________________________________________________________€ ____________________€ ____________________
3____________________________________________________________€ ____________________€ ____________________

Subtotaal excl. btw: € ____________________

Btw: € ____________________

Verzend-, verpakkings- of overige kosten: € ____________________

Totaal incl. btw: € ____________________

Leverings- en betalingsvoorwaarden

  1. Afleveradres: ____________________
  2. Gewenste leverdatum of leveringstermijn: ____________________
  3. Betalingsvoorwaarden: ____________________
  4. Referentie offerte, contract of specificatie: ____________________
  5. Bijzondere afspraken: ____________________

De leverancier wordt verzocht deze inkooporder schriftelijk te bevestigen. Afwijkingen van deze bestelling zijn uitsluitend geldig indien zij vooraf schriftelijk door de koper zijn aanvaard.



Voor de koper

Naam: ____________________

Functie: ____________________

Handtekening: ____________________


Voor akkoord, de leverancier

Naam: ____________________

Functie: ____________________

Handtekening: ____________________

Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.

Praktische controle vóór verzending

Laat de bestelling intern controleren voordat zij wordt verstuurd. Vergelijk de order met de offerte, het contract of de afgesproken prijsopgave en voeg relevante bijlagen toe.

  • Controleer of het ordernummer uniek is.
  • Vergelijk prijzen en kortingen met de offerte.
  • Vermeld een concreet afleveradres.
  • Neem de gewenste leverdatum of termijn op.
  • Voeg overeengekomen voorwaarden of specificaties toe.
Vraag de leverancier om de inkooporder schriftelijk te bevestigen, zeker bij grotere bedragen, maatwerk of strikte leveringstermijnen.

Levering, ontvangst en afwijkingen

Leg vast waar en wanneer de levering moet plaatsvinden en wie als contactpersoon optreedt. Bij ontvangst is het verstandig om aantallen, zichtbare schade en conformiteit met de bestelling direct te controleren.

Ontbrekende, beschadigde of verkeerde goederen moeten zo snel mogelijk schriftelijk aan de leverancier worden gemeld. Bewaar de inkooporder samen met de pakbon, ontvangstregistratie en factuur.

Van bestelling tot betaling

Een vaste werkwijze helpt om aankopen beheersbaar te houden en facturen correct te beoordelen. De volgende stappen sluiten logisch op elkaar aan:

  1. Vraag een offerte of prijsopgave aan en beoordeel deze.
  2. Vul de inkooporder volledig in en laat deze goedkeuren.
  3. Stuur de order naar de leverancier en vraag om bevestiging.
  4. Controleer levering en factuur aan de hand van de order.

Veelgestelde vragen

Is een inkooporder hetzelfde als een offerte?

Nee. Een offerte is doorgaans een aanbod van de leverancier, terwijl een inkooporder de bestelling van de koper vastlegt. De inkooporder kan verwijzen naar een aanvaarde offerte.

Moet een inkooporder worden ondertekend?

Een handtekening is niet in alle situaties noodzakelijk, maar kan wel bijdragen aan de bewijsbaarheid van de afspraken. Een schriftelijke bevestiging per e-mail kan eveneens relevant zijn.

Kan een inkooporder na verzending worden gewijzigd?

Dat kan alleen in overleg met de leverancier. Leg iedere wijziging schriftelijk vast, bijvoorbeeld met een aangepast ordernummer of een duidelijke wijzigingsreferentie.

Referenties

inkoop bestelling verkoop leverancier

Geschreven door

Stefano Barcellos

Editor responsable

Es el editor responsable de Cidesp Docs: define qué modelos entran en el catálogo, cómo se estructuran y con qué palabras se explican. Todo texto pasa por sus manos antes de publicarse. Su criterio de partida es simple: quien busca un modelo de documento no quiere aprender redacción jurídica, quiere resolver algo hoy y sin ambigüedades. Por eso cada modelo se revisa en voz alta, se prueba con los campos vacíos a la vista y se descarta cualquier fórmula que esté ahí solo por costumbre. Trabaja con una regla fija: si una frase hay que leerla dos veces, se reescribe. No por estilo, sino porque una frase confusa en un documento es un problema que aparece más tarde, cuando ya nadie puede corregirlo.

Bekijk de auteurspagina

Verder lezen

Verwante documenten

Andere sjablonen uit dezelfde categorie die kunnen helpen.