Modelo de Ordem de Compra Pronto para Preencher
O modelo de ordem de compra é um instrumento prático para formalizar a aquisição de produtos ou serviços entre comprador e fornecedor. Permite registrar itens, quantidades, valores, prazos de entrega, condições de pagamento e responsabilidades, facilitando o controlo interno e reduzindo divergências comerciais.
A ordem de compra é um documento utilizado para formalizar a intenção de adquirir bens ou serviços junto de um fornecedor. Ela organiza as informações essenciais da negociação, como produtos, quantidades, preços, impostos, entrega e pagamento. Quando emitida e aceite pelas partes, ajuda a reduzir dúvidas e a criar um registo comercial verificável. Este modelo pode ser adaptado às necessidades de empresas, profissionais e organizações.
O que é uma ordem de compra
A ordem de compra, também chamada de pedido de compra, é emitida pelo comprador para solicitar determinados produtos ou serviços a um fornecedor. O documento deve indicar de forma objetiva o que será adquirido, em que condições e dentro de qual prazo.
Embora não substitua necessariamente um contrato mais detalhado, a ordem de compra pode servir como prova documental da operação, especialmente quando acompanhada da aceitação expressa do fornecedor, da proposta comercial ou da nota fiscal correspondente.
Informações essenciais do documento
Uma ordem de compra bem preenchida identifica as partes e especifica todos os elementos necessários para a execução do fornecimento. A ausência de dados relevantes pode gerar divergências sobre preço, quantidade, prazo ou qualidade.
| Campo | Finalidade | Erro frequente |
|---|---|---|
| Número da ordem | Permitir controlo e rastreabilidade interna | Reutilizar a mesma numeração |
| Dados do fornecedor | Identificar quem realizará o fornecimento | Omitir NIF/CNPJ ou contactos |
| Descrição dos itens | Definir com precisão o objeto da compra | Usar descrições genéricas |
| Preço e impostos | Estabelecer o valor total devido | Não indicar se os impostos estão incluídos |
| Prazo e local de entrega | Fixar a obrigação logística | Não indicar data ou morada completa |
| Pagamento | Definir vencimento e meio de pagamento | Deixar condições em aberto |
Identificação das partes
Indique a denominação social ou o nome completo, o número de identificação fiscal aplicável, a morada e os contactos do comprador e do fornecedor. Quando a ordem for emitida por uma empresa, é recomendável identificar também a pessoa responsável pela aprovação ou pelo pedido.
Descrição e quantificação
Cada item deve conter uma descrição suficiente para evitar interpretações diferentes, além da unidade de medida, quantidade, preço unitário e valor total. Se existirem especificações técnicas, códigos internos ou anexos, faça referência expressa a eles.
Como preencher uma ordem de compra
O preenchimento deve seguir uma sequência simples, conferindo-se os dados antes do envio ao fornecedor. Sempre que possível, a ordem deve estar vinculada a uma cotação, proposta ou orçamento previamente aprovado.
- Atribua um número único à ordem de compra e informe a data de emissão.
- Preencha os dados completos do comprador e do fornecedor.
- Detalhe os produtos ou serviços, as quantidades, os valores e os impostos aplicáveis.
- Defina entrega, pagamento, condições adicionais e obtenha a aceitação do fornecedor.
Antes de autorizar a compra, confirme se o preço, o prazo de entrega e as condições de pagamento coincidem com a proposta aprovada.
Modelo editável
Modelo do documento
ORDEM DE COMPRA
Número da Ordem de Compra: ____________________
Local e data: ____________________, ____ de ____________________ de ________.
COMPRADOR: ____________________, inscrito(a) no CPF/CNPJ sob o nº ____________________, com sede/endereço em ____________________, representado(a) por ____________________, doravante denominado(a) COMPRADOR.
FORNECEDOR: ____________________, inscrito(a) no CPF/CNPJ sob o nº ____________________, com sede/endereço em ____________________, representado(a) por ____________________, doravante denominado(a) FORNECEDOR.
O COMPRADOR emite a presente ORDEM DE COMPRA ao FORNECEDOR, nas condições abaixo indicadas:
| Item | Descrição do produto ou serviço | Unidade | Quantidade | Valor unitário | Valor total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | R$ ____________________ | R$ ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | R$ ____________________ | R$ ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | R$ ____________________ | R$ ____________________ |
| Valor total da ordem de compra | R$ ____________________ | ||||
Prazo de entrega/prestação: ____________________
Local de entrega/prestação: ____________________
Condição de pagamento: ____________________
Impostos, frete e encargos: ____________________
Referência da proposta/orçamento: ____________________
- O FORNECEDOR deverá entregar os produtos ou executar os serviços conforme as especificações, quantidades e condições indicadas nesta ordem de compra.
- Qualquer alteração de preço, prazo, quantidade ou especificação deverá ser previamente autorizada por escrito pelo COMPRADOR.
- O recebimento dos itens ficará sujeito à conferência do COMPRADOR, que poderá comunicar inconformidades em prazo razoável após a entrega.
- O pagamento será efetuado conforme a condição indicada, mediante apresentação dos documentos fiscais e comprovativos exigíveis.
Observações adicionais:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
____________________________________
COMPRADOR
Nome: ____________________
Cargo: ____________________
____________________________________
FORNECEDOR — CIENTE E DE ACORDO
Nome: ____________________
Cargo: ____________________
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Condições comerciais recomendadas
As condições da ordem de compra devem ser claras e proporcionais à operação. Para aquisições recorrentes ou de maior valor, é aconselhável estabelecer regras complementares sobre receção, inspeção, devolução, garantia e penalizações por atraso, quando admitidas pela legislação aplicável.
- Prazo, morada e responsável pelo recebimento da entrega.
- Forma, prazo e referência para o pagamento.
- Responsabilidade pelo transporte, embalagem e seguro.
- Critérios de aceitação, conferência e comunicação de inconformidades.
- Regras para alteração, cancelamento ou devolução do pedido.
Cuidados antes de emitir o pedido
Verifique se o fornecedor possui capacidade para cumprir o fornecimento e se os dados fiscais e bancários informados foram confirmados por canais confiáveis. Também é importante assegurar que a pessoa que assina ou aprova a ordem possui autorização interna para representar a empresa.
Guarde a ordem emitida, a cotação, os comprovativos de aceite, os documentos de entrega e a fatura no mesmo processo. Essa organização facilita auditorias, conferências financeiras e a solução de eventuais reclamações.
Perguntas frequentes
A ordem de compra obriga o fornecedor a entregar os produtos?
A obrigação depende do conteúdo do documento, da aceitação do fornecedor e das normas aplicáveis à relação comercial. A confirmação expressa do pedido, por assinatura, e-mail ou sistema eletrónico, reforça a evidência do compromisso.
É necessário assinar a ordem de compra?
A assinatura nem sempre é exigida, mas é recomendável obter uma forma verificável de aprovação do comprador e de aceitação do fornecedor. As exigências podem variar conforme o país, o valor da operação e as políticas internas.
Posso alterar uma ordem de compra já emitida?
Sim, desde que a alteração seja registada por escrito e aceite pelas partes, sobretudo quando afetar preço, quantidade, prazo ou especificações. Uma versão revista deve identificar a ordem original e a data da modificação.