Готов модел на поръчка за покупка на стоки и услуги
Този готов модел на поръчка за покупка помага на фирми и самостоятелно заети лица да оформят писмено заявката си към доставчик. Включва данни за страните, описание на стоките или услугите, количества, единични цени, срокове за доставка, плащане и приемане.
Поръчката за покупка е документ, с който купувачът заявява на доставчика конкретни стоки или услуги при определени условия. Тя улеснява проследяването на количества, цени, срокове и начина на плащане. Добре оформената поръчка намалява риска от недоразумения при изпълнението и приемането на доставката. Документът може да се използва както при еднократни, така и при периодични търговски отношения.
Какво представлява поръчката за покупка
Това е писмено волеизявление на купувача, адресирано до избран доставчик, в което се посочват предметът на поръчката и основните условия по нея. След приемане от доставчика тя може да служи като доказателство за уговорените параметри, особено когато е свързана с оферта, договор или общи условия.
Поръчката не бива да се смесва с фактурата. Тя се издава преди или при заявяването, докато фактурата удостоверява начисляване на дължима сума за доставени стоки или извършени услуги.
Основни данни, които следва да включите
Ясното идентифициране на страните и на предмета на доставката е съществено. Посочвайте референтен номер, дата, адрес за доставка и лице за контакт, за да може поръчката да бъде обработена без забавяне.
| Поле в документа | Предназначение | Честа грешка |
|---|---|---|
| Номер на поръчката | Улеснява проследяването и кореспонденцията | Липсва уникален номер |
| Данни на купувача и доставчика | Идентифицират страните по сделката | Посочено е само търговско име без ЕИК |
| Описание и количество | Определят точно предмета на доставката | Използвани са неясни или общи наименования |
| Цена и ДДС | Определят стойността и данъчното третиране | Не е уточнено дали цената включва ДДС |
| Срок и място на доставка | Определят кога и къде се изпълнява поръчката | Липсва конкретен срок или адрес |
Описание на стоките и услугите
За всяка позиция запишете наименование, код или техническа спецификация, мерна единица, количество и единична цена. При услуги посочете обхвата, очаквания резултат и срока за изпълнение.
Цени, данъци и плащане
Посочете валутата, единичните и общите стойности, както и дали цените са с включен ДДС. Ако има транспортни разходи, отстъпки, авансово плащане или допълнителни такси, те трябва да бъдат изрично описани.
Условията за плащане следва да включват срок, банкова сметка или друг уговорен способ. При плащане след доставка е полезно да се уточни от коя дата започва да тече срокът — например от датата на фактурата или приемо-предавателния протокол.
Редактируем образец
Образец на документа
ПОРЪЧКА ЗА ПОКУПКА
№: ____________________
Място на издаване: ____________________ Дата: ____________________
КУПУВАЧ: ____________________
ЕИК/Булстат: ____________________ Адрес: ____________________
Представляван от: ____________________ Телефон/електронна поща: ____________________
ДОСТАВЧИК: ____________________
ЕИК/Булстат: ____________________ Адрес: ____________________
Представляван от: ____________________ Телефон/електронна поща: ____________________
Купувачът отправя настоящата поръчка при следните условия:
| № | Стока/услуга и спецификация | Мярка | Количество | Единична цена без ДДС | Обща стойност без ДДС |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Обща стойност без ДДС | ____________________ | ||||
| ДДС | ____________________ | ||||
| Обща стойност с ДДС | ____________________ | ||||
- Предмет на поръчката: Доставчикът следва да достави посочените по-горе стоки и/или да извърши описаните услуги съгласно договорените спецификации.
- Срок и място на доставка: Срок за доставка/изпълнение: ____________________. Място на доставка/изпълнение: ____________________. Лице за контакт: ____________________.
- Плащане: Плащането се извършва в срок до ____________________ дни след ____________________, по банкова сметка/по друг начин: ____________________.
- Приемане: Приемането се удостоверява с ____________________. Купувачът има право да уведоми доставчика за установени несъответствия съгласно уговорените условия и приложимото законодателство.
- Допълнителни условия: ____________________
Основание/референция към оферта или договор: ____________________
Потвърждение от доставчика: Приемам настоящата поръчка при посочените условия.
За КУПУВАЧ: ____________________
Име и длъжност: ____________________
Подпис: ____________________
За ДОСТАВЧИК: ____________________
Име и длъжност: ____________________
Подпис: ____________________
Редактирайте текста директно тук. Промените се пазят в браузъра ви и можете да ги отпечатате или експортирате в Word и PDF.
Срокове, доставка и приемане
Определете конкретна дата, период или условие за доставка, както и точния адрес и отговорното лице. Предвидете как се удостоверява приемането — с подпис върху стокова разписка, приемо-предавателен протокол или друг документ.
Проверка преди изпращане
- Проверете дали данните на купувача и доставчика са пълни и актуални.
- Сверете количествата, мерните единици и техническите характеристики.
- Уточнете дали сумите са с ДДС или без ДДС.
- Посочете недвусмислено срока и адреса за доставка.
- Добавете номер на оферта или договор, ако поръчката се основава на такъв документ.
Изпращайте поръчката по проследим начин и пазете потвърждението на доставчика заедно с офертата, кореспонденцията и документите по доставката.
Практически ред за оформяне
Преди изпращане прегледайте документа от гледна точка на изпълнимостта: дали доставчикът може да разпознае точно какво, къде, кога и при каква цена трябва да достави. При по-голяма стойност или повтарящи се доставки е разумно поръчката да препраща към рамков договор или общи условия.
- Попълнете идентификационните данни и номера на поръчката.
- Въведете всички позиции с количества, цени и данъчно третиране.
- Опишете доставката, плащането и изискванията за приемане.
- Изпратете документа за писмено потвърждение от доставчика.
Често задавани въпроси
Задължително ли е доставчикът да подпише поръчката?
Не винаги, но писменото потвърждение или подписът дават по-ясно доказателство, че доставчикът е приел условията. При електронна комуникация потвърждение по имейл също може да бъде полезно според конкретните обстоятелства.
Може ли поръчката да бъде променена?
Да, когато страните се съгласят. Добра практика е промяната да се направи писмено с нова поръчка, анекс или ясно потвърждение, което посочва коя част от първоначалната поръчка се изменя.
Какво да направя при несъответстваща доставка?
Документирайте несъответствието при приемането, уведомете доставчика без неоправдано забавяне и запазете снимки, протоколи и кореспонденция. Следвайте уговорените договорни условия и приложимите законови правила.