Bestellung: Sofort nutzbare Vorlage für Einkäufe
Diese Vorlage für eine Bestellung hilft Unternehmen, Selbstständigen und Privatpersonen, Waren oder Dienstleistungen verbindlich und nachvollziehbar zu bestellen. Sie enthält Felder für Vertragsparteien, Positionen, Preise, Lieferadresse, Termine, Zahlungsbedingungen sowie Unterschriften und schafft eine klare Grundlage für den Einkauf.
Eine Bestellung ist die Erklärung eines Käufers, Waren oder Dienstleistungen zu den angegebenen Bedingungen erwerben zu wollen. Sie schafft Klarheit über Artikel, Mengen, Preise, Lieferzeit und Zahlungsmodalitäten. Mit einer schriftlichen Bestellung lassen sich Missverständnisse im Einkaufsprozess erheblich reduzieren. Die Vorlage kann für einzelne Beschaffungen ebenso wie für wiederkehrende Geschäftsbeziehungen verwendet werden.
Zweck und rechtliche Bedeutung der Bestellung
Die Bestellung ist im Geschäftsverkehr regelmäßig ein Angebot zum Abschluss eines Kauf- oder Dienstleistungsvertrags. Ob und wann ein Vertrag zustande kommt, hängt insbesondere von der Annahme durch den Lieferanten, von vereinbarten Rahmenverträgen und von den Umständen des Einzelfalls ab.
Eine eindeutige Bestellnummer und eine vollständige Dokumentation erleichtern die interne Freigabe, die Buchhaltung und die spätere Zuordnung von Lieferschein und Rechnung.
Welche Angaben enthalten sein sollten
Eine brauchbare Bestellung benennt die beteiligten Unternehmen oder Personen vollständig und beschreibt die bestellten Leistungen präzise. Unklare Begriffe wie „wie besprochen“ sollten durch nachvollziehbare Angaben ergänzt werden.
Angaben zu den Vertragsparteien
Erfassen Sie Name beziehungsweise Firma, Anschrift, Ansprechpartner, Kontaktmöglichkeiten und – soweit erforderlich – Steuer- oder Handelsregisterangaben. Bei abweichender Lieferadresse sollte diese gesondert aufgeführt werden.
| Feld | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Bestellnummer | Eindeutige Zuordnung im Einkauf und in der Buchhaltung | Keine oder doppelt vergebene Nummer |
| Artikelbeschreibung | Bestimmt Ware oder Leistung eindeutig | Zu allgemeine Bezeichnung ohne Spezifikation |
| Menge und Einheit | Legt den Lieferumfang fest | Einheit wie Stück, kg oder Stunden fehlt |
| Preis und Währung | Dokumentiert die Vergütung | Unklar, ob Netto- oder Bruttopreis gemeint ist |
| Liefertermin | Definiert den erwarteten Leistungszeitpunkt | Keine Angabe zum verbindlichen Termin |
Positionen und Preisangaben präzise erfassen
Jede Position sollte mit Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis ausgewiesen werden. Bei Dienstleistungen sind Leistungsumfang, Abrechnungsbasis und gegebenenfalls der Einsatzzeitraum besonders wichtig.
Steuern, Versand und Nebenkosten
Geben Sie an, ob Preise netto oder brutto gelten und wie Umsatzsteuer, Versand, Verpackung, Versicherung oder Zuschläge behandelt werden. So kann der Lieferant die Bestellung korrekt bestätigen und abrechnen.
- Bestellnummer und Bestelldatum festlegen.
- Lieferanten- und Rechnungsdaten prüfen.
- Artikel oder Leistungen eindeutig beschreiben.
- Preise, Rabatte und Umsatzsteuer ausweisen.
- Lieferadresse und gewünschten Liefertermin angeben.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
BESTELLUNG
Bestellnummer: ____________________
Ort, Datum: ____________________, den ____________________
Besteller / Käufer
Firma / Name: ____________________
Anschrift: ____________________
PLZ, Ort: ____________________
Ansprechpartner: ____________________
E-Mail / Telefon: ____________________
Lieferant / Verkäufer
Firma / Name: ____________________
Anschrift: ____________________
PLZ, Ort: ____________________
Ansprechpartner: ____________________
E-Mail / Telefon: ____________________
Rechnungsanschrift
____________________________________________
____________________________________________
Lieferanschrift
____________________________________________
____________________________________________
Hiermit bestellen wir zu den nachstehenden Bedingungen folgende Waren und/oder Dienstleistungen:
| Pos. | Artikel / Leistung | Artikel-Nr. | Menge | Einheit | Einzelpreis netto | Gesamtpreis netto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Zwischensumme netto | ____________________ | |||||
| Umsatzsteuer | ____________________ | |||||
| Gesamtbetrag brutto | ____________________ | |||||
Gewünschter Liefertermin: ____________________
Lieferart / Versandbedingungen: ____________________
Zahlungsbedingungen: ____________________
Sonstige Vereinbarungen:
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- Der Lieferant bestätigt die Annahme dieser Bestellung schriftlich unter Angabe der Bestellnummer.
- Abweichungen von dieser Bestellung bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Bestellers.
- Die Lieferung erfolgt an die oben genannte Lieferanschrift, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.
- Rechnungen müssen die Bestellnummer enthalten und sind an die angegebene Rechnungsanschrift zu senden.
Bitte bestätigen Sie diese Bestellung bis zum: ____________________
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Ort, Datum
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Unterschrift Besteller / Käufer
____________________________
Name in Druckbuchstaben / Funktion
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Bestätigung Lieferant / Verkäufer (optional)
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Lieferung, Zahlung und weitere Bedingungen
Die Bestellung sollte festhalten, wohin geliefert wird, welcher Liefertermin gilt und welche Zahlungsfrist vereinbart ist. Bei umfangreichen oder risikoreichen Beschaffungen können außerdem Regelungen zu Verpackung, Transport, Abnahme, Gewährleistung und Eigentumsvorbehalt relevant sein.
Wenn allgemeine Geschäftsbedingungen gelten sollen, müssen sie wirksam in die Geschäftsbeziehung einbezogen werden. Ein bloßer Hinweis genügt nicht immer, insbesondere wenn die Bedingungen nicht zugänglich gemacht wurden.
Praktische Empfehlung: Versenden Sie die Bestellung erst nach interner Preis-, Mengen- und Lieferterminprüfung und bewahren Sie die Bestellbestätigung zusammen mit allen Änderungen auf.
So verwenden Sie die Vorlage
Übertragen Sie alle Angaben sorgfältig in die Vorlage und streichen Sie nicht benötigte Felder nur dann, wenn dadurch keine Unklarheit entsteht. Bei elektronischer Übermittlung empfiehlt sich eine PDF-Version oder ein nachvollziehbarer Freigabeweg.
- Lieferant, Rechnungsanschrift und Lieferadresse eintragen.
- Bestellpositionen einschließlich Mengen und Preisen vollständig ausfüllen.
- Liefer-, Zahlungs- und sonstige Bedingungen prüfen.
- Bestellung freigeben, unterschreiben und an den Lieferanten senden.
Häufige Fragen
Ist eine Bestellung ohne Unterschrift gültig?
Das hängt von der vereinbarten Form, der Art des Geschäfts und den Umständen ab. Viele Bestellungen können auch elektronisch wirksam abgegeben werden, sofern keine besondere Form vorgeschrieben oder vereinbart ist.
Kann eine Bestellung nach dem Versand geändert werden?
Eine Änderung sollte unverzüglich und nachweisbar mit dem Lieferanten abgestimmt werden. Wurde die Bestellung bereits angenommen, ist für Änderungen in der Regel eine Vereinbarung beider Seiten erforderlich.
Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Bestellbestätigung?
Mit der Bestellung äußert der Käufer seinen Beschaffungswunsch. Die Bestellbestätigung des Lieferanten dokumentiert häufig die Annahme oder nennt abweichende Bedingungen, die geprüft werden sollten.