Modelo de orden de compra listo para completar y usar
Este modelo de orden de compra permite documentar de forma clara un pedido de bienes o servicios a un proveedor. Incluye datos de las partes, detalle de productos, cantidades, precios, impuestos, fechas de entrega, modalidad de pago y condiciones generales para facilitar el control comercial y administrativo.
La orden de compra es un documento comercial mediante el cual un comprador solicita bienes o servicios a un proveedor bajo condiciones concretas. Su uso ayuda a dejar constancia del objeto del pedido, las cantidades, los precios, los plazos y la forma de pago acordada. Aunque puede emitirse en papel o por medios electrónicos, conviene conservar una copia verificable para el control administrativo. Un modelo claro reduce errores, facilita la recepción de los productos y sirve de apoyo ante posibles discrepancias.
Qué es una orden de compra
Una orden de compra es una comunicación formal emitida por el comprador para encargar productos, materiales o servicios a un proveedor. Generalmente se identifica con un número correlativo y se relaciona con un presupuesto, una cotización o un contrato previo.
Cuando el proveedor acepta el pedido, el documento puede constituir una referencia relevante para determinar las condiciones comerciales aplicables. Por ello, es importante que las partes revisen el contenido antes de confirmar la operación.
Diferencia entre orden de compra y factura
La orden de compra se emite antes de la entrega o prestación y expresa la intención de adquirir determinados bienes o servicios. La factura, en cambio, acredita la operación realizada y normalmente se utiliza para exigir o registrar el pago conforme a la normativa fiscal aplicable.
Datos esenciales del documento
El modelo debe identificar de forma inequívoca al comprador y al proveedor, incluir una fecha de emisión y detallar el pedido. También es conveniente indicar la persona de contacto, las direcciones de facturación y entrega, así como cualquier referencia interna necesaria.
| Campo | Para qué sirve | Error frecuente |
|---|---|---|
| Número de orden | Identifica y permite rastrear el pedido. | Repetir la misma numeración en pedidos distintos. |
| Datos del proveedor | Determina quién debe suministrar los bienes o servicios. | Omitir el domicilio o identificación fiscal. |
| Detalle del pedido | Describe productos, unidades y especificaciones. | Usar descripciones imprecisas o incompletas. |
| Precio e impuestos | Define el coste económico de la operación. | No aclarar si el precio incluye impuestos. |
| Plazo de entrega | Establece la fecha o periodo de cumplimiento. | No indicar el lugar exacto de entrega. |
| Forma de pago | Fija el medio y vencimiento del pago. | Dejar sin definir los plazos de pago. |
Información que conviene comprobar antes de emitirla
Antes de enviar la orden, el comprador debe verificar que la oferta del proveedor sigue vigente, que los precios coinciden con lo negociado y que existe autorización interna para realizar la compra. La precisión en esta etapa evita rectificaciones posteriores.
- Razón social, domicilio e identificación fiscal de ambas partes.
- Número de orden de compra y fecha de emisión.
- Referencia del presupuesto, contrato o cotización aceptada.
- Descripción técnica, cantidades, unidades y calidad solicitada.
- Importes, impuestos, descuentos, transporte y condiciones de pago.
Especificaciones y documentación técnica
Si el pedido incluye bienes con requisitos particulares, deben incorporarse referencias a fichas técnicas, planos, normas de calidad o muestras aprobadas. También puede indicarse la documentación que deberá entregarse junto con la mercancía, como certificados, garantías o manuales.
Modelo editable
Modelo del documento
ORDEN DE COMPRA
N.º de orden: ____________________
Lugar y fecha: ____________________, ____ de ____________________ de __________
COMPRADOR
Razón social o nombre: ____________________
NIF/CIF o identificación: ____________________
Domicilio: ____________________
Persona de contacto: ____________________
Teléfono y correo electrónico: ____________________
PROVEEDOR
Razón social o nombre: ____________________
NIF/CIF o identificación: ____________________
Domicilio: ____________________
Persona de contacto: ____________________
Teléfono y correo electrónico: ____________________
El COMPRADOR emite la presente orden de compra al PROVEEDOR para el suministro de los bienes y/o servicios que se detallan a continuación, conforme a las condiciones indicadas.
| Concepto o descripción | Referencia | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Subtotal | ____________________ | |||
| Descuento | ____________________ | |||
| Impuestos | ____________________ | |||
| TOTAL | ____________________ | |||
Dirección de entrega: ____________________
Fecha o plazo de entrega: ____________________
Dirección de facturación: ____________________
Forma de pago: ____________________
Vencimiento del pago: ____________________
Referencia de presupuesto, contrato o cotización: ____________________
Observaciones: ____________________
- El PROVEEDOR deberá suministrar los bienes o prestar los servicios descritos conforme a las especificaciones, cantidades y precios indicados en esta orden de compra.
- La entrega se realizará en el lugar y dentro del plazo señalado, salvo acuerdo escrito entre las partes.
- Todo cambio relativo a cantidades, precios, características, plazos o condiciones de pago deberá ser confirmado por escrito por el COMPRADOR.
- El COMPRADOR podrá comunicar al PROVEEDOR las incidencias, faltas o defectos apreciados en la recepción, de acuerdo con las condiciones pactadas y la normativa aplicable.
- La aceptación de esta orden de compra por el PROVEEDOR podrá formalizarse mediante firma, sello, correo electrónico u otro medio escrito verificable.
Conforme por el COMPRADOR
Firma: ____________________
Nombre y cargo: ____________________
Fecha: ____________________
Conforme por el PROVEEDOR
Firma: ____________________
Nombre y cargo: ____________________
Fecha: ____________________
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Condiciones comerciales y de entrega
Las condiciones de entrega deben indicar el lugar, la fecha o periodo previsto y quién asume los costes de transporte, seguro, embalaje y descarga. Si se admiten entregas parciales, es recomendable señalarlo expresamente.
Asimismo, pueden regularse la inspección de los bienes, el procedimiento para comunicar faltas o defectos, las condiciones de devolución y las consecuencias de un incumplimiento. Estas previsiones deben ajustarse al contrato principal y a la legislación aplicable.
Incluya siempre una referencia al presupuesto aceptado y confirme por escrito cualquier modificación de precio, cantidad, plazo o calidad antes de la entrega.
Cómo completar una orden de compra
El documento debe completarse de manera coherente con la negociación previa y revisarse por la persona responsable de compras. Una vez aprobado, puede remitirse al proveedor por un medio que permita acreditar su recepción y aceptación.
- Asigne un número único a la orden y anote la fecha de emisión.
- Identifique al comprador, al proveedor y las direcciones de entrega y facturación.
- Describa cada artículo o servicio, indicando cantidades, precios, impuestos y total.
- Establezca las condiciones de entrega, pago y aprobación, y envíe una copia al proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Una orden de compra obliga al proveedor a entregar?
Su efecto depende de la aceptación del proveedor, de las condiciones pactadas y de la legislación aplicable. Para reforzar la prueba de la operación, es aconsejable solicitar una confirmación expresa del pedido.
¿Es obligatorio incluir impuestos en la orden?
Es recomendable indicar claramente los impuestos aplicables o señalar si los precios se expresan antes o después de impuestos. La factura deberá cumplir, en todo caso, las exigencias tributarias que correspondan.
¿Puede modificarse una orden de compra ya enviada?
Sí, pero toda modificación debería documentarse por escrito, identificar la orden original y contar con la aceptación de ambas partes. De este modo se evita que el proveedor ejecute condiciones desactualizadas.
Conservación y control administrativo
La orden de compra debe archivarse junto con el presupuesto, la confirmación del proveedor, los albaranes de entrega y la factura correspondiente. Esta trazabilidad permite comparar lo solicitado, lo recibido y lo facturado.
Las empresas pueden utilizar un sistema de numeración correlativa y un registro de estados, como pendiente, confirmado, recibido o cerrado. El plazo de conservación dependerá de las normas mercantiles, fiscales y de protección de datos aplicables en cada caso.