Kitölthető megrendelési rendelvény minta beszerzésekhez
Ez a kitölthető megrendelési rendelvény minta segít a vevő és a szállító közötti beszerzés lényeges feltételeinek egyértelmű rögzítésében. Tartalmazza a felek adatait, a rendelt tételeket, mennyiségeket, egységárakat, szállítási határidőt, fizetési feltételeket és az elfogadásra szolgáló aláírási részt.
A megrendelési rendelvény olyan üzleti dokumentum, amelyben a vevő hivatalosan rögzíti a beszerezni kívánt termékeket vagy szolgáltatásokat. Segít egyértelművé tenni a mennyiségeket, árakat, teljesítési határidőket és fizetési feltételeket. Megfelelő használatával csökkenthető a félreértések, a hibás szállítások és a számlázási viták kockázata. A dokumentum különösen hasznos rendszeres beszerzések vagy nagyobb értékű rendelések esetén.
Mi a megrendelési rendelvény célja?
A rendelvény a vevő beszerzési szándékát és a megrendelés konkrét paramétereit foglalja írásba. A szállító számára alapot ad a visszaigazoláshoz, a teljesítés megszervezéséhez és később a számla kiállításához.
Önmagában a dokumentum joghatása a felek megállapodásától, az általános szerződési feltételektől és az alkalmazandó jogtól függhet. Ezért célszerű egyértelműen feltüntetni, hogy a rendelvény elfogadásához szükséges-e írásos visszaigazolás.
Rendelvény és szerződés közötti különbség
A rendelvény általában egy konkrét beszerzési utasítás, míg a szerződés szélesebb körű és tartósabb jogviszonyt is szabályozhat. A felek azonban megállapodhatnak abban, hogy az elfogadott rendelvény a közöttük fennálló keretszerződés részét képezi.
A nélkülözhetetlen adatok
A dokumentum elején szerepeljen a rendelvény egyedi azonosítója, kiállításának dátuma, valamint a vevő és a szállító teljes azonosító adata. Jogi személy esetében célszerű megadni a székhelyet, adószámot, cégjegyzékszámot és a kapcsolattartó elérhetőségét is.
| Mező | Célja | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Rendelvényszám | A megrendelés egyedi azonosítása | Azonos szám használata több rendelésnél |
| Teljesítési hely | A szállítás vagy szolgáltatás pontos helyének jelölése | Hiányos cím vagy kapcsolattartó hiánya |
| Mennyiség és egység | A rendelt mennyiség pontos meghatározása | Nem egyértelmű mértékegység megadása |
| Egységár és végösszeg | Az ellenérték ellenőrizhető rögzítése | Nettó és bruttó összeg összekeverése |
| Szállítási határidő | A teljesítés időbeli keretének meghatározása | Csak hozzávetőleges időpont feltüntetése |
Termékek és szolgáltatások részletezése
Minden tételt külön sorban érdemes feltüntetni, cikkszámmal vagy pontos megnevezéssel, mennyiséggel, mértékegységgel és egységárral. Szolgáltatás esetén a feladat tartalmát, a teljesítés módját és az elfogadási szempontokat is meg kell határozni.
Árak és adók kezelése
Jelölje egyértelműen, hogy az árak nettó vagy bruttó összegek-e, és tartalmazzák-e a szállítás, csomagolás, biztosítás vagy egyéb járulékos költségek díját. Ha az áfa mértéke vagy alkalmazhatósága eltérő, ezt tételenként is célszerű feltüntetni.
- Adjon meg részletes termék- vagy szolgáltatásleírást.
- Használjon egyértelmű mennyiségi és minőségi paramétereket.
- Rögzítse a pénznemet és az áfa kezelésének módját.
- Ne hagyja ki a szállítási címet és az átvételi kapcsolattartót.
- Őrizze meg a rendelvény elküldésének és elfogadásának igazolását.
Szerkeszthető sablon
Dokumentumsablon
MEGRENDELÉSI RENDELVÉNY
Rendelvényszám: ____________________
Keltezés helye: ____________________ Dátum: ____________________
Vevő / Megrendelő neve: ____________________
Székhely / lakcím: ____________________
Adószám / nyilvántartási szám: ____________________
Kapcsolattartó neve és elérhetősége: ____________________
Szállító / Eladó neve: ____________________
Székhely / lakcím: ____________________
Adószám / nyilvántartási szám: ____________________
Kapcsolattartó neve és elérhetősége: ____________________
A Megrendelő az alábbi termékeket és/vagy szolgáltatásokat rendeli meg:
| Sorszám | Termék / szolgáltatás megnevezése | Mennyiség | Mértékegység | Nettó egységár | Áfa | Bruttó érték |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Mindösszesen bruttó: | ____________________ | |||||
Teljesítési / szállítási hely: ____________________
Teljesítési / szállítási határidő: ____________________
Szállítás módja és feltételei: ____________________
Számlázási cím: ____________________
Fizetési mód: ____________________
Fizetési határidő: ____________________
Egyéb megjegyzések: ____________________
- A Szállító a jelen rendelvényben meghatározott termékeket és/vagy szolgáltatásokat a megjelölt határidőben és feltételekkel teljesíti.
- A Megrendelő a teljesítés igazolását követően, szabályszerűen kiállított számla alapján teljesíti fizetési kötelezettségét.
- A Szállító köteles haladéktalanul írásban értesíteni a Megrendelőt minden olyan körülményről, amely a teljesítést, a határidőt vagy az árat érintheti.
- A jelen rendelvény módosítása vagy lemondása kizárólag írásban érvényes.
A rendelvény elfogadásának módja: ____________________
____________________
Megrendelő képviselője
Név: ____________________
Beosztás: ____________________
____________________
Szállító képviselője / visszaigazolás
Név: ____________________
Beosztás: ____________________
A szöveget itt szerkesztheted. A módosítások a böngésződben maradnak, és kinyomtathatod vagy exportálhatod Wordbe és PDF-be.
Szállítás, átvétel és fizetési feltételek
A rendelvényben célszerű meghatározni a teljesítési határidőt, a szállítás módját, a csomagolási elvárásokat és az átvétel igazolásának módját. Ha részszállítás megengedett vagy tiltott, azt külön rendelkezésben szükséges rögzíteni.
A fizetési rész tartalmazza a számlázási címet, a fizetési határidőt, a fizetési módot és az esetleges előlegfeltételeket. A késedelmi következmények és a kifogáskezelés szabályai akkor hasznosak, ha a felek ezeket előzetesen elfogadták.
Gyakorlati javaslat: a rendelvényt mindig küldje el visszaigazolást kérve, és csak az elfogadott tartalom alapján indítsa el a teljesítést vagy a beszerzést.
A rendelvény kiállításának lépései
A belső jóváhagyási folyamat és a dokumentálás segíti a költségek nyomon követését. A következő sorrend átlátható módon támogatja a rendelés kezelését:
- Határozza meg a beszerzési igényt és ellenőrizze a rendelkezésre álló keretet.
- Egyeztesse a tételadatokat, árakat és feltételeket a szállítóval.
- Töltse ki a rendelvényt, majd ellenőrizze az összegeket és határidőket.
- Küldje el a dokumentumot, kérjen visszaigazolást, és archiválja a kapcsolódó iratokat.
Gyakran ismételt kérdések
Kötelező a szállító aláírása?
Nem minden esetben kötelező, de az írásos visszaigazolás vagy az aláírt elfogadás jelentősen csökkenti a későbbi bizonytalanságot. A felek szerződéses feltételei ettől eltérhetnek.
Módosítható a már elküldött rendelvény?
Igen, de a módosítást írásban, egyértelmű hivatkozással és lehetőleg a másik fél visszaigazolásával célszerű rögzíteni. A módosított mennyiségek, árak és határidők legyenek világosan elkülöníthetők.
Használható szolgáltatás megrendelésére is?
Igen. Ebben az esetben a szolgáltatás pontos tartalmát, eredményét, teljesítési időszakát, díját és az átvétel vagy teljesítésigazolás feltételeit részletesen fel kell tüntetni.