Mall för exportoffert – färdigt dokument för försäljning
En mall för exportoffert hjälper säljaren att lämna ett tydligt och professionellt erbjudande till en utländsk kund. Dokumentet samlar uppgifter om parterna, produkter, priser, valuta, Incoterms, leverans, betalning och offertens giltighetstid. Mallen kan anpassas efter affärens omfattning och destinationsland.
En exportoffert är ett skriftligt erbjudande från en säljare till en kund i ett annat land. Den anger vilka varor eller tjänster som erbjuds, till vilket pris och på vilka villkor affären kan genomföras. En tydlig offert minskar risken för missförstånd om leverans, ansvar, tullhantering och betalning. Den kan även användas som underlag för kundens inköp, finansiering eller importförberedelser.
Vad är en exportoffert?
En exportoffert är ett kommersiellt dokument som beskriver ett föreslaget internationellt köp. Den är normalt inte en faktura, men kan bli bindande om den accepteras enligt sina villkor och tillämplig lag.
Offerten bör skrivas på ett språk som båda parter förstår och ange vilken valuta som används. När villkoren är tydliga får kunden ett bättre beslutsunderlag och säljaren kan lättare avgränsa sitt åtagande.
Uppgifter som bör finnas med
Grundläggande företagsuppgifter, en tydlig varubeskrivning och exakta handelsvillkor är centrala delar av en exportoffert. Använd konsekventa referensnummer så att offerten kan kopplas till order, faktura och transporthandlingar.
Parter och referenser
Ange säljarens och köparens juridiska namn, adress, kontaktperson, organisations- eller registreringsnummer samt offertnummer. Lägg också till utfärdandedatum och sista dag för accept.
- Offertnummer och utfärdandedatum
- Säljarens fullständiga kontaktuppgifter
- Köparens fullständiga kontaktuppgifter
- Produkt- eller tjänstespecifikation
- Valuta, pris och betalningsvillkor
Priser, valuta och leveransvillkor
Priset bör specificeras per enhet och som totalsumma, inklusive uppgift om vilka kostnader som ingår eller tillkommer. Ange särskilt om emballage, frakt, försäkring, tullavgifter, skatter eller lokala avgifter omfattas av priset.
Incoterms och riskövergång
Om Incoterms används ska den valda regeln anges tillsammans med namngiven plats eller hamn och gällande version. Detta klargör bland annat när kostnader och risk för godset övergår från säljare till köpare.
| Fält i offerten | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Offertnummer | Identifierar erbjudandet och förenklar uppföljning | Nummer saknas eller återanvänds |
| Varubeskrivning | Definierar exakt vad som erbjuds | Alltför allmän produktbeskrivning |
| Pris och valuta | Anger ersättning och betalningsvaluta | Valuta anges inte tydligt |
| Leveransvillkor | Fördelar kostnader, ansvar och risk | Incoterms-regel utan namngiven plats |
| Giltighetstid | Begränsar hur länge erbjudandet gäller | Ingen sista acceptdag anges |
Redigerbar mall
Dokumentmall
EXPORTOFFERT
Offertnummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Säljare:
Namn/företagsnamn: ____________________
Organisations-/registreringsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Köpare:
Namn/företagsnamn: ____________________
Registreringsnummer/skattenummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Härmed erbjuds köparen följande varor eller tjänster enligt nedanstående villkor.
| Artikel/benämning | Specifikation | Antal | Enhetspris | Belopp |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | |
| Delsumma | ____________________ | |||
| Frakt/försäkring/övriga kostnader | ____________________ | |||
| Totalt offertbelopp och valuta | ____________________ | |||
Leveransadress: ____________________
Leveranstid: ____________________
Leveransvillkor (Incoterms och namngiven plats): ____________________
Betalningsvillkor: ____________________
Giltighetstid för offerten: till och med ____________________
Övriga villkor: ____________________
- Priserna anges i valutan ____________________ och omfattar endast de kostnader som uttryckligen anges i denna offert.
- Leverans sker enligt angivet leveransvillkor. Ansvar, kostnader och risk övergår enligt den överenskomna regeln.
- Köparens skriftliga accept av denna offert ska lämnas senast på angiven giltighetsdag.
- Ändringar eller tillägg till offerten gäller endast om de bekräftas skriftligen av säljaren.
Accept av offert
Genom underskrift bekräftar köparen att denna exportoffert accepteras enligt angivna villkor.
För säljaren: ____________________
Namn: ____________________
Datum: ____________________
För köparen: ____________________
Namn: ____________________
Datum: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Betalning och dokumentation
Betalningsvillkoren ska ange betalningssätt, förfallodag och eventuella krav på förskottsbetalning, bankgaranti eller remburs. Om bankuppgifter lämnas bör de kontrolleras noggrant, särskilt om de senare ändras via e-post.
För vissa exportaffärer kan köparen behöva dokument som handelsfaktura, packlista, ursprungsintyg eller transportdokument. Vilka krav som gäller beror på varan, destinationslandet och den överenskomna leveransmodellen.
Så använder du mallen
Fyll i samtliga relevanta uppgifter innan offerten skickas. Kontrollera särskilt att produktinformation, pris, valuta och leveransvillkor överensstämmer med den faktiska affären.
- Identifiera köparen och ange offertens referensuppgifter.
- Beskriv varorna eller tjänsterna med antal, specifikation och pris.
- Välj betalningsvillkor och ett tydligt leveransvillkor.
- Ange giltighetstid och skicka dokumentet för kundens skriftliga accept.
Kontrollera alltid importkrav, sanktioner och exportrestriktioner innan en offert om reglerade varor lämnas eller en order bekräftas.
Vanliga frågor om exportoffert
Är en exportoffert juridiskt bindande?
Det beror på formuleringen, hur den accepteras och vilken lag som gäller för avtalet. Om du vill begränsa bundenheten bör offerten tydligt ange villkor för accept och eventuella förbehåll.
Behöver en offert innehålla Incoterms?
Nej, men Incoterms är ofta användbara vid varuexport eftersom de tydliggör ansvar för transport, kostnader, exportformaliteter och riskövergång.
Hur länge bör en exportoffert gälla?
Giltighetstiden bör vara tillräcklig för kundens beslutsprocess men kort nog för att skydda säljaren mot förändrade priser, valutakurser och transportkostnader.