Modelo listo de propuesta de exportación comercial
Este modelo de propuesta de exportación permite presentar una oferta comercial internacional de forma clara y ordenada. Incluye los datos de vendedor y comprador, descripción de mercancías, precios, Incoterm, condiciones de pago, plazos de entrega, validez y aceptación de la propuesta.
Una propuesta de exportación es una oferta comercial dirigida a un comprador situado en otro país. Su finalidad es definir con precisión las mercancías ofrecidas, el precio, las condiciones logísticas y los términos de pago antes de formalizar un pedido o contrato. Un documento claro reduce malentendidos sobre costes, responsabilidades y fechas de entrega. Este modelo puede adaptarse a operaciones puntuales, relaciones comerciales recurrentes y distintos medios de transporte.
Finalidad de la propuesta de exportación
La propuesta permite al exportador presentar una oferta verificable al potencial cliente extranjero. Debe identificar a las partes, describir los productos y establecer las condiciones bajo las cuales el vendedor está dispuesto a suministrarlos.
Aunque una propuesta no siempre constituye un contrato definitivo, puede generar efectos comerciales o jurídicos según su redacción, la legislación aplicable y la aceptación del destinatario. Por ello, conviene indicar expresamente su plazo de validez y las condiciones sujetas a confirmación.
Datos esenciales que debe incluir
Los datos deben ser coherentes con la documentación posterior: factura proforma, pedido, factura comercial, lista de empaque y documento de transporte. La identificación fiscal o mercantil de las empresas, así como sus datos de contacto, deben verificarse antes de emitir la oferta.
Identificación de las partes
Incluya la denominación social completa, domicilio, número de identificación fiscal o registro mercantil, persona de contacto y correo electrónico del exportador y del comprador. Si interviene un agente, distribuidor o representante, indique claramente su función.
Mercancía y precio
La descripción debe incluir referencia, composición o especificaciones técnicas, unidad de medida, cantidad, precio unitario, moneda y precio total. Cuando proceda, añada partidas separadas para embalaje, transporte, seguro, aranceles u otros costes.
| Campo | Para qué sirve | Error frecuente |
|---|---|---|
| Referencia de la oferta | Facilita el seguimiento y la aceptación del documento. | No asignar un código único. |
| Descripción de mercancías | Define exactamente los productos ofrecidos. | Usar denominaciones demasiado genéricas. |
| Incoterm y lugar designado | Distribuye costes, riesgos y obligaciones logísticas. | Indicar solo el Incoterm sin lugar concreto. |
| Moneda y forma de pago | Establece el importe exigible y el mecanismo de cobro. | Omitir gastos bancarios o plazos de pago. |
| Validez de la oferta | Limita el periodo durante el que se mantienen las condiciones. | No señalar fecha de vencimiento. |
Modelo editable
Modelo del documento
PROPUESTA DE EXPORTACIÓN
Referencia de la propuesta: ____________________
Lugar y fecha de emisión: ____________________, ____ de ____________________ de ______
Fecha de validez: Hasta el ____ de ____________________ de ______
Datos del exportador
Razón social: ____________________
Domicilio: ____________________
NIF / Registro mercantil: ____________________
Persona de contacto: ____________________
Teléfono y correo electrónico: ____________________
Datos del comprador
Razón social: ____________________
Domicilio: ____________________
Número fiscal / Registro mercantil: ____________________
Persona de contacto: ____________________
Teléfono y correo electrónico: ____________________
Objeto de la propuesta
Por medio de la presente, el exportador ofrece al comprador el suministro de las mercancías descritas a continuación, conforme a las condiciones indicadas:
| Concepto | Descripción / Condición |
|---|---|
| Mercancía | ____________________ |
| Referencia o código | ____________________ |
| Cantidad y unidad | ____________________ |
| Precio unitario | ____________________ |
| Precio total y moneda | ____________________ |
| Incoterm y versión | ____________________ |
| Lugar o puerto designado | ____________________ |
| Plazo de entrega | ____________________ |
| Medio de transporte | ____________________ |
| Forma y plazo de pago | ____________________ |
| Embalaje, seguro y documentación | ____________________ |
Condiciones
- Los precios indicados se expresan en la moneda señalada e incluyen o excluyen los conceptos especificados en esta propuesta.
- La entrega se realizará conforme al Incoterm indicado, en el lugar o puerto designado y dentro del plazo acordado, salvo causas de fuerza mayor o circunstancias debidamente comunicadas.
- El pago se efectuará según la modalidad, los plazos y las condiciones bancarias establecidos en la presente propuesta.
- Esta propuesta permanecerá vigente hasta la fecha de validez indicada. Cualquier modificación deberá ser aceptada por escrito por ambas partes.
- La aceptación de la propuesta deberá comunicarse por escrito y podrá quedar sujeta a la confirmación de disponibilidad, requisitos regulatorios y condiciones de crédito, cuando corresponda.
Observaciones adicionales:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
En prueba de conformidad, las partes aceptan las condiciones de esta propuesta.
Por el exportador
Firma: ____________________
Nombre: ____________________
Cargo: ____________________
Por el comprador
Firma: ____________________
Nombre: ____________________
Cargo: ____________________
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Condiciones comerciales y logísticas
La propuesta debe indicar el Incoterm acordado y la versión aplicable, junto con el lugar o puerto designado. Esta información determina, entre otros aspectos, el punto de entrega, el reparto de costes y el momento de transmisión del riesgo.
También es recomendable concretar el plazo de preparación, la fecha estimada de expedición, el medio de transporte, el tipo de embalaje y la documentación que acompañará a la mercancía. Si el transporte o el seguro no están incluidos, debe indicarse de forma inequívoca.
- Moneda de cotización y tratamiento de impuestos indirectos.
- Incoterm aplicable y lugar de entrega designado.
- Plazo de fabricación, preparación o disponibilidad de la mercancía.
- Medio de transporte, embalaje y condiciones de carga.
- Documentos que entregará el exportador al comprador.
Pago, validez y aceptación
Defina la forma de pago: transferencia anticipada, crédito documentario, cobranza documentaria, pago contra documentos u otra modalidad pactada. Indique el porcentaje de anticipo, los vencimientos, la entidad bancaria si fuera necesario y quién asumirá las comisiones.
Reserva de condiciones
Cuando el precio dependa de cotizaciones, disponibilidad de materias primas, fletes o tipos de cambio, incorpore una reserva expresa. Asimismo, especifique si la oferta está condicionada a una revisión de crédito, licencias de exportación o autorizaciones regulatorias.
Antes de enviar la propuesta, revise que el Incoterm incluya el lugar designado y que el valor total coincida con la suma de todas las partidas.
Cómo preparar una propuesta eficaz
Una preparación ordenada ayuda a que el comprador evalúe la oferta sin solicitar aclaraciones adicionales. Conserve una copia firmada o enviada por correo electrónico, así como la evidencia de aceptación y cualquier modificación negociada.
- Reúna los datos completos del comprador y las especificaciones solicitadas.
- Calcule precios, costes logísticos, embalaje, seguro y condiciones de pago.
- Redacte la propuesta con el Incoterm, el lugar designado y la fecha de validez.
- Envíela por un medio que permita acreditar su recepción y archive la versión definitiva.
Preguntas frecuentes
¿La propuesta de exportación equivale a una factura?
No necesariamente. La propuesta comunica una oferta comercial; la factura proforma suele emplearse para reflejar una operación prevista y la factura comercial documenta la venta efectivamente realizada.
¿Es obligatorio utilizar Incoterms?
No son obligatorios por sí mismos, pero su uso es habitual porque aporta reglas reconocidas para distribuir obligaciones, costes y riesgos entre vendedor y comprador. Deben incorporarse de manera expresa al acuerdo.
¿Qué moneda debe figurar en la propuesta?
Puede utilizarse la moneda acordada por las partes. Debe indicarse con claridad, preferiblemente mediante su denominación o código internacional, y prever cómo se tratarán posibles variaciones si el precio no es fijo.