Mall för intern inköpsrekvisition – färdig att använda
En mall för intern inköpsrekvisition ger en tydlig grund för att begära inköp av varor eller tjänster inom en organisation. Den dokumenterar behov, kostnadsställe, budget, belopp, leverantörsförslag och ansvariga godkännanden, vilket underlättar kontroll, uppföljning och korrekt hantering av beställningar.
En intern inköpsrekvisition är ett underlag som används när en medarbetare vill begära inköp av en vara eller tjänst inom organisationen. Dokumentet gör behovet, kostnaden och ansvarsfördelningen tydliga innan en beställning genomförs. Det kan bidra till bättre budgetkontroll, korrekt attest och en mer enhetlig inköpsprocess. Mallen nedan kan anpassas efter företagets, föreningens eller myndighetens interna regler.
Vad är en intern inköpsrekvisition?
En inköpsrekvisition är normalt ett internt dokument och ska inte förväxlas med en inköpsorder som skickas till en leverantör. Rekvisitionen initierar processen och ger behöriga personer möjlighet att bedöma behov, finansiering och lämplig inköpsväg.
Den kan användas för allt från kontorsmaterial och IT-utrustning till konsulttjänster, utbildningar och löpande verksamhetsinköp. Vilka beloppsgränser och attestnivåer som gäller bör framgå av organisationens interna riktlinjer.
Viktiga uppgifter att fylla i
En väl ifylld rekvisition minskar risken för fördröjningar och felaktiga beställningar. Skriv konkret vad som ska köpas, varför inköpet behövs och vilken budget eller vilket kostnadsställe som ska belastas.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Rekvisitionsnummer | Ger spårbarhet i processen | Numret saknas eller används flera gånger |
| Behovsbeskrivning | Förklarar vad som ska köpas och varför | Alltför allmän beskrivning |
| Kostnadsställe | Anger vilken del av verksamheten som betalar | Fel eller ofullständig kod |
| Beräknat belopp | Underlättar budget- och attestkontroll | Belopp anges utan momsuppgift |
| Godkännare | Visar vem som får attestera inköpet | Godkännande inhämtas först efter beställning |
Beskriv behovet tydligt
Beskriv varan eller tjänsten med mängd, kvalitet, tekniska krav, leveransbehov och eventuella specifikationer. Om det finns ett verksamhetsmässigt skäl, exempelvis ett projekt, en säkerhetsfråga eller ett kundåtagande, bör detta anges kortfattat.
Redovisa kostnaden korrekt
Ange beräknat totalbelopp och tydliggör om beloppet är inklusive eller exklusive moms. Om det finns frakt, installation, abonnemangsavgifter eller andra tillkommande kostnader bör de tas med i uppskattningen.
Redigerbar mall
Dokumentmall
INTERN INKÖPSREKVISITION
Rekvisitionsnummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Beställare/rekvirent: ____________________
Avdelning/enhet: ____________________
Telefon/e-post: ____________________
Budgetansvarig chef: ____________________
Leverantörsförslag: ____________________
| Uppgift | Information |
|---|---|
| Varans eller tjänstens benämning | ____________________ |
| Beskrivning och behovsmotivering | ____________________ ____________________ |
| Antal och enhet | ____________________ |
| Beräknat belopp exklusive moms | ____________________ kr |
| Moms | ____________________ kr |
| Beräknat totalbelopp inklusive moms | ____________________ kr |
| Kostnadsställe | ____________________ |
| Projekt/aktivitet | ____________________ |
| Önskat leveransdatum | ____________________ |
| Offert eller prisunderlag bifogat | Ja / Nej |
Övriga upplysningar:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
- Inköpet får genomföras först efter erforderligt godkännande enligt organisationens interna attest- och inköpsregler.
- Beställningen ska göras i enlighet med eventuella ramavtal, leverantörsavtal och interna riktlinjer.
- Den faktiska kostnaden ska hanteras på angivet kostnadsställe eller projekt, om inte annat godkänns skriftligen.
- Beställaren ansvarar för att mottagande, kontroll och eventuell avvikelsehantering dokumenteras enligt gällande rutiner.
______________________________
Beställare/rekvirent
Datum: ____________________
______________________________
Budgetansvarig/attestant
Datum: ____________________
______________________________
Inköpsansvarig, vid behov
Datum: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Så använder du mallen
Fyll i rekvisitionen innan någon bindande beställning görs. Kontrollera därefter att budgetansvarig eller annan behörig attestant har godkänt inköpet enligt era interna rutiner.
- Beskriv behovet och den önskade varan eller tjänsten.
- Ange kostnadsställe, projekt och beräknad kostnad.
- Bifoga eller hänvisa till offert, prisuppgift eller jämförelseunderlag.
- Skicka rekvisitionen för granskning och attest före beställning.
Praktisk rekommendation: spara den godkända rekvisitionen tillsammans med offert, orderbekräftelse och faktura för att skapa en tydlig dokumentationskedja.
Underlag och interna kontroller
Vid större inköp är det ofta lämpligt att bifoga offert eller dokumentera hur pris och leverantör har bedömts. Detta stärker transparensen och gör det enklare att följa organisationens inköpspolicy.
- Offert eller aktuell prisuppgift
- Beskrivning av affärsbehovet
- Uppgift om kostnadsställe eller projekt
- Information om planerad leveranstid
- Godkännande från behörig attestant
Kontrollera även om inköpet omfattas av befintliga ramavtal, upphandlade leverantörer eller särskilda krav på konkurrensutsättning. Offentliga verksamheter kan omfattas av särskilda upphandlingsregler.
Vanliga misstag att undvika
Ett vanligt misstag är att beställa först och söka godkännande senare. Det kan leda till budgetöverskridanden, bristande behörighetskontroll eller svårigheter att hantera fakturan.
Undvik också att dela upp inköp för att kringgå beloppsgränser, använda privata kontaktuppgifter för verksamhetsköp eller utelämna återkommande kostnader. Säkerställ att rekvisitionen speglar hela den förväntade kostnaden.
Vanliga frågor
Är en inköpsrekvisition samma sak som en inköpsorder?
Nej. Inköpsrekvisitionen är normalt en intern begäran och ett beslutsunderlag, medan inköpsordern vanligtvis är den beställning som skickas till leverantören.
Måste en offert bifogas?
Det beror på organisationens interna regler och inköpets värde. En offert eller prisuppgift är dock ofta lämplig eftersom den underlättar bedömning av kostnad och villkor.
Vem ska godkänna rekvisitionen?
Den ska godkännas av den person som har rätt att attestera kostnaden enligt verksamhetens delegationsordning, attestregler eller inköpspolicy.