Klaar model voor een professionele exportofferte
Dit invulbare model voor een exportofferte helpt ondernemingen om een duidelijke commerciële aanbieding voor internationale verkoop op te stellen. Het bevat ruimte voor gegevens van koper en verkoper, productomschrijvingen, prijzen, Incoterms, levering, betaling, geldigheid en aanvullende voorwaarden.
Een exportofferte is een commercieel voorstel aan een buitenlandse klant waarin de goederen, prijzen en voorwaarden van een internationale verkoop worden vastgelegd. Een zorgvuldig opgesteld document voorkomt misverstanden over valuta, transport, levering en betaling. Het model biedt een praktische basis die u kunt aanpassen aan de transactie en het land van bestemming. Controleer vóór verzending altijd of de gekozen voorwaarden aansluiten bij uw contractuele en douanetechnische verplichtingen.
Wat is een exportofferte?
Een exportofferte beschrijft onder welke voorwaarden een verkoper bereid is goederen of diensten aan een buitenlandse afnemer te leveren. Anders dan een gewone binnenlandse offerte moet dit document expliciet ingaan op internationale elementen, zoals de leveringsconditie, exportdocumenten, valuta en eventuele invoerformaliteiten.
De offerte kan dienen als uitgangspunt voor onderhandelingen en als basis voor een latere orderbevestiging, koopovereenkomst of proformafactuur. Vermeld daarom duidelijk of de offerte vrijblijvend is of na aanvaarding bindend wordt.
Verschil met een proformafactuur
Een proformafactuur is doorgaans een document met een factuurachtige opmaak dat onder meer voor douane-, krediet- of vergunningsdoeleinden wordt gebruikt. Een exportofferte is primair een aanbieding; beide documenten kunnen vergelijkbare gegevens bevatten, maar hebben niet noodzakelijk dezelfde juridische functie.
Onmisbare gegevens in de offerte
Neem de volledige handelsnamen, adressen en contactpersonen van verkoper en koper op. Vermeld daarnaast een uniek offertenummer, de offertedatum, de geldigheidsduur en een heldere omschrijving van de aangeboden goederen.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Offertenummer | Maakt opvolging en archivering mogelijk | Geen uniek kenmerk gebruiken |
| Goederenomschrijving | Identificeert type, kwaliteit en uitvoering | Te algemene productbenaming |
| Valuta en prijs | Legt de betalingsgrondslag vast | Niet aangeven of prijzen btw, transport of verzekering omvatten |
| Incoterm en plaats | Verdeelt vervoer, kosten en risico | Alleen de Incoterm noemen zonder benoemde plaats |
| Geldigheidsduur | Beperkt de periode waarin prijzen gelden | Geen einddatum vermelden |
Specificaties en classificatie
Beschrijf goederen zo precies mogelijk met artikelnummer, hoeveelheid, verpakking, technische specificaties en, waar relevant, oorsprong of goederencode. De juiste classificatie en documentatie kunnen van belang zijn voor douaneformaliteiten, verboden, vergunningen en tarieven.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
EXPORTOFFERTE
Offertenummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Geldig tot en met: ____________________
Gegevens van de verkoper
Bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Land: ____________________
Contactpersoon: ____________________
E-mail en telefoon: ____________________
BTW-nummer / registratienummer: ____________________
Gegevens van de koper
Bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Land: ____________________
Contactpersoon: ____________________
E-mail en telefoon: ____________________
BTW-nummer / registratienummer: ____________________
Aangeboden goederen
| Artikelnummer | Omschrijving | Hoeveelheid | Eenheid | Prijs per eenheid | Totaalprijs |
|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Commerciële en leveringsvoorwaarden
| Valuta | ____________________ |
|---|---|
| Subtotaal | ____________________ |
| Verpakking- en documentkosten | ____________________ |
| Transport- en verzekeringskosten | ____________________ |
| Kortingen / toeslagen | ____________________ |
| Totaalbedrag | ____________________ |
| Incoterm, benoemde plaats en versie | ____________________ |
| Geplande levertermijn | ____________________ |
| Betalingswijze en betalingstermijn | ____________________ |
| Vereiste exportdocumenten | ____________________ |
Voorwaarden
- Deze offerte is geldig tot en met ____________________ en vervalt daarna automatisch, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
- De levering vindt plaats volgens ____________________, met als benoemde plaats ____________________.
- De prijs is uitgedrukt in ____________________ en omvat / omvat niet: ____________________.
- Betaling dient te geschieden volgens de overeengekomen betalingswijze binnen ____________________ dagen na ____________________.
- Eventuele belastingen, invoerrechten, vergunningen en douaneformaliteiten komen voor rekening van ____________________, voor zover niet anders schriftelijk overeengekomen.
- Op deze offerte en een daaruit voortvloeiende overeenkomst is het recht van ____________________ van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan ____________________.
Aanvullende opmerkingen:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Door ondertekening bevestigen partijen de inhoud van deze exportofferte, voor zover deze als aanvaarde aanbieding is bedoeld.
Namens de verkoper
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Voor akkoord, namens de koper
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Prijs, valuta en betalingsafspraken
Vermeld de prijs per eenheid, aantallen, eventuele kortingen, toeslagen en het totaalbedrag in een duidelijk aangeduide valuta. Geef aan welke kosten wel en niet in de prijs zijn opgenomen, bijvoorbeeld verpakking, uitvoeraangifte, transport, verzekering, invoerrechten of lokale belastingen.
Leg ook de betalingswijze en betalingstermijn vast. Denk aan vooruitbetaling, documentair krediet, betaling tegen documenten of een overeengekomen krediettermijn. Benoem rekeninggegevens alleen wanneer dit passend is en controleer betalingsinstructies zorgvuldig om fraude te voorkomen.
- Gebruik een eenduidige valuta-afkorting, zoals EUR of USD.
- Vermeld of prijzen vast zijn of kunnen wijzigen door koers- of grondstofschommelingen.
- Specificeer kosten voor verpakking en exportdocumenten.
- Leg de betalingstermijn en betaalmethode schriftelijk vast.
- Beschrijf eventuele rente of gevolgen van te late betaling.
Levering en Incoterms
Gebruik Incoterms om de verdeling van taken, kosten en risico's bij het vervoer te omschrijven. Noteer steeds de gekozen regel, de benoemde plaats of haven en de toepasselijke versie, bijvoorbeeld “FCA Rotterdam, Incoterms® 2020”.
Incoterms regelen niet alle onderdelen van de koopovereenkomst. Zij bepalen bijvoorbeeld niet automatisch eigendomsoverdracht, betalingsvoorwaarden, productgarantie of het gevolg van contractbreuk. Vul deze onderwerpen daarom afzonderlijk in de offerte of de bijbehorende voorwaarden aan.
Neem naast de Incoterm altijd de exacte overeengekomen plaats op; zonder die plaats blijft de verdeling van transportverplichtingen vaak onduidelijk.
Controle vóór verzending
Controleer de inhoud intern voordat u de offerte naar de koper verzendt. Stem prijzen, voorraad, producteisen, transportmogelijkheden en compliance-eisen af met de verantwoordelijke afdelingen of externe adviseurs.
- Verifieer de identiteit, adresgegevens en bevoegdheid van de koper.
- Controleer productomschrijving, hoeveelheid, prijs en valuta.
- Kies de juiste Incoterm met een concreet benoemde plaats.
- Bevestig betaling, levertermijn, geldigheid en vereiste documenten.
Veelgestelde vragen
Is een exportofferte juridisch bindend?
Dat hangt af van de formulering, het toepasselijke recht, de communicatie tussen partijen en de omstandigheden. Vermeld duidelijk of de offerte vrijblijvend is, onder voorbehoud geldt of als bindend aanbod is bedoeld.
Moet ik Incoterms opnemen?
Dit is sterk aan te raden bij internationale goederenleveringen. Een correcte Incoterm met benoemde plaats helpt de verantwoordelijkheden voor vervoer, risico, uitvoer en invoer af te bakenen.
Moet Nederlandse btw op de offerte staan?
De btw-behandeling hangt af van de bestemming, de hoedanigheid van de afnemer, de goederenstroom en de beschikbare bewijsstukken. Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of een deskundige.