İhracat Teklif Formu Hazır Belge Şablonu
Bu ihracat teklif formu, uluslararası alıcılara sunulacak ürün veya hizmetlerin miktarını, birim fiyatını, Incoterms teslim koşullarını, ödeme yöntemini ve teklif geçerlilik süresini düzenli biçimde belirtmek için hazırlanmıştır. Tarafların ticari bilgilerini, para birimini, sevkiyat ayrıntılarını ve özel koşulları doldurarak kullanılabilir.
İhracat teklif formu, bir satıcının yabancı alıcıya sunacağı ürün veya hizmetlerin ticari şartlarını yazılı olarak belirleyen temel bir belgedir. Teklifte ürün tanımı, miktar, fiyat, para birimi, teslim şekli ve ödeme koşulları açıkça yer almalıdır. Doğru hazırlanmış bir teklif, tarafların beklentilerini aynı zeminde buluşturur ve sipariş aşamasındaki uyuşmazlık riskini azaltır. Teklifin, sözleşme veya proforma fatura yerine geçip geçmediği ayrıca açıkça belirtilmelidir.
İhracat teklif formunun amacı
Bu belge, ihracatçının ticari önerisini alıcıya sistematik ve karşılaştırılabilir şekilde sunmasını sağlar. Alıcı, teklif üzerinden ürünün özelliklerini, toplam maliyeti, teslim sorumluluklarını ve ödeme planını değerlendirebilir.
Teklifin kabul edilmesi her zaman tek başına satış sözleşmesi kurulduğu anlamına gelmeyebilir. Bu nedenle bağlayıcılık, kabul yöntemi ve geçerlilik süresi gibi noktalar metinde tereddüde yer bırakmayacak biçimde yazılmalıdır.
Teklifte bulunması gereken temel bilgiler
Tarafların ticari unvanı, açık adresi, vergi veya kayıt bilgileri ile yetkili kişinin iletişim bilgileri ilk bölümde yer almalıdır. Ürün satırlarında ise malın tanımı, teknik özellikleri, miktarı, birimi ve birim fiyatı ayrıntılı biçimde gösterilmelidir.
| Belge alanı | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Teklif numarası | Teklifin takip edilmesini sağlar. | Numara veya tarih yazmamak. |
| Ürün tanımı | Satılacak malı açıkça tanımlar. | Model, kalite veya teknik niteliği belirsiz bırakmak. |
| Fiyat ve para birimi | Ödenecek bedeli gösterir. | Para birimini ya da vergi durumunu belirtmemek. |
| Teslim şekli | Masraf ve risk paylaşımını açıklar. | Incoterms kuralı ve teslim yerini birlikte yazmamak. |
| Ödeme koşulu | Ödemenin zamanı ve yöntemini düzenler. | Vade, banka masrafı veya ödeme aracını belirsiz bırakmak. |
Ürün ve fiyatlandırma
Her ürün için ayrı satır açılması, toplam tutarın denetlenmesini kolaylaştırır. İskonto, ambalaj, navlun, sigorta ve varsa vergilerin fiyata dahil olup olmadığı ayrıca belirtilmelidir.
Teslim ve taşıma ayrıntıları
Uluslararası ticarette teslim şekli mümkünse güncel Incoterms kuralı ve adlandırılmış teslim yeriyle yazılmalıdır. Örneğin yalnızca “FOB” demek yerine, ilgili limanın adı ve uygulanacak Incoterms sürümü de eklenmelidir.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
İHRACAT TEKLİF FORMU
Teklif No: ____________________
Düzenlenme Yeri: ____________________ Tarih: ____ / ____ / ______
Satıcı / İhracatçı Unvanı: ____________________
Adres: ____________________
Vergi No / Ticaret Sicil No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________ Telefon / E-posta: ____________________
Alıcı / İthalatçı Unvanı: ____________________
Adres: ____________________
Vergi No / Kayıt No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________ Telefon / E-posta: ____________________
| Sıra | Ürün / Hizmet Tanımı | Ürün Kodu | Miktar | Birim | Birim Fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Para Birimi | ____________________ | Toplam Teklif Tutarı | ____________________ |
|---|---|---|---|
| Teslim Şekli | ____________________ | Incoterms Sürümü / Teslim Yeri | ____________________ |
| Teslim Süresi | ____________________ | Menşe Ülke | ____________________ |
| Ödeme Yöntemi ve Vadesi | ____________________ | Teklif Geçerlilik Süresi | ____________________ |
| Ambalaj / İşaretleme | ____________________ | Kısmi Sevkiyat / Aktarma | ____________________ |
Özel Açıklamalar: ____________________________________________________________________
- Bu teklif, yukarıda belirtilen geçerlilik süresi boyunca geçerlidir.
- Fiyatlara dahil olan ve olmayan masraflar, belirtilen teslim şekli uyarınca değerlendirilecektir.
- Ödeme, yukarıda yazılı yöntem ve vadeye uygun olarak gerçekleştirilecektir.
- Alıcının yazılı kabulü sonrasında taraflar, gerekli sipariş ve sözleşme belgelerini düzenleyecektir.
- Uyuşmazlık halinde uygulanacak hukuk ve yetkili merci: ____________________.
Satıcı / İhracatçı Adına
Ad Soyad: ____________________
Görev / Unvan: ____________________
İmza ve Kaşe: ____________________
Alıcı / İthalatçı Kabulü
Ad Soyad: ____________________
Görev / Unvan: ____________________
İmza ve Kaşe: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
İhracat teklifinin ticari koşulları
Teklifin geçerlilik tarihi, üretim veya hazırlık süresi, kısmi sevkiyat izni ve aktarma koşulları ticari planlamayı doğrudan etkiler. Alıcının teklif kabulünü hangi kanaldan bildireceği de önceden belirlenmelidir.
- Teklifin düzenlenme tarihi ve benzersiz numarası
- Alıcının tam ticari unvanı ve teslimat adresi
- Ürünlerin menşei, teknik standardı ve ambalaj türü
- Uygulanacak Incoterms kuralı ile kesin teslim yeri
- Ödeme yöntemi, vade ve banka masraflarının paylaşımı
Teklifte kullanılan para birimi, teslim şekli ve ödeme vadesi her ürün satırıyla ve genel toplamla tutarlı olmalıdır; gönderimden önce rakamları ikinci kez kontrol edin.
Teklif hazırlama süreci
Ticari teklif hazırlanırken alıcı talebi, üretim kapasitesi, taşıma maliyetleri ve hedef pazardaki ithalat gereklilikleri birlikte değerlendirilmelidir. Özellikle gümrük tarife bilgisi, menşe ve ürün uygunluk belgeleri konusunda doğrulanmamış taahhütlerden kaçınılmalıdır.
- Alıcıdan ürün, miktar, hedef ülke ve teslim noktası bilgilerini alın.
- Ürün fiyatını, ambalajı, taşıma ve sigorta maliyetlerini hesaplayın.
- Teslim ve ödeme şartlarını tarafların mutabakatına göre belirleyin.
- Teklifi yetkili kişi tarafından onaylayıp izlenebilir bir kanalla alıcıya gönderin.
Sıkça sorulan sorular
İhracat teklif formu ile proforma fatura aynı mıdır?
Her iki belge benzer ticari bilgileri içerebilir; ancak kullanım amacı ve bağlayıcılığı farklı olabilir. Proforma fatura genellikle sipariş, ödeme veya ithalat işlemleri için daha ayrıntılı bir ön belge olarak kullanılır.
Teklifte Incoterms belirtilmesi zorunlu mudur?
Her işlem için aynı hukuki zorunluluk bulunmasa da, uluslararası teslimde masraf, risk ve sorumluluk paylaşımını netleştirmek için Incoterms kuralı belirtilmesi güçlü biçimde önerilir.
Teklifin geçerlilik süresi neden önemlidir?
Döviz kuru, hammadde fiyatı, taşıma bedeli ve kapasite değişebileceği için geçerlilik süresi, satıcının hangi tarihe kadar aynı şartlarla bağlı kalacağını gösterir.
Kontrol ve saklama
Gönderim öncesinde ürün kodları, hesaplamalar, banka bilgileri ve teslim yeri kontrol edilmelidir. Teklifin onaylı nüshası ile alıcı yazışmalarının saklanması, sonraki sipariş, proforma fatura ve sözleşme süreçlerinde yararlı olur.
Hedef ülkenin gümrük, ürün güvenliği, etiketleme ve yaptırım kuralları işlemden önce ayrıca incelenmelidir. Gerektiğinde gümrük müşaviri, lojistik uzmanı veya hukuk danışmanından görüş alınmalıdır.