Färdig mall för offert på buffé och cateringtjänster
Denna mall för offert på buffé är avsedd för cateringföretag, restauranger och arrangörer som vill lämna ett tydligt skriftligt prisförslag. Mallen omfattar kunduppgifter, evenemangsdetaljer, meny, antal gäster, prisposter, moms, betalningsvillkor och villkor för ändringar eller avbokning.
En offert för buffé gör det lättare att presentera ett tydligt och professionellt prisförslag till kunden. Den bör beskriva vad som ingår i cateringuppdraget, från meny och antal gäster till leverans, personal och utrustning. Ett noggrant underlag minskar risken för missförstånd före evenemanget. Det ger också båda parter en skriftlig grund för beställningen.
Varför använda en skriftlig bufféoffert?
En skriftlig offert samlar de viktigaste kommersiella villkoren på ett ställe. Kunden kan då jämföra omfattning, pris och eventuella tillval innan beställningen bekräftas.
För leverantören är offerten ett praktiskt sätt att avgränsa uppdraget och ange vad som inte ingår. Detta är särskilt viktigt när priset påverkas av gästantal, specialkost, transporter eller serveringspersonal.
Uppgifter som bör finnas med
Offerten ska identifiera både cateringföretaget och kunden samt ange datum, plats och tid för arrangemanget. Lägg även in offertnummer och en tydlig sista dag för kundens accept.
Evenemangets omfattning
Beskriv bufféns innehåll så konkret som möjligt. Ange antal beräknade gäster, portionsstorlek, drycker, specialkost och om porslin, dukning, leverans eller bemanning omfattas.
| Fält i offerten | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Offertnummer | Gör dokumentet lätt att spåra | Nummer saknas eller återanvänds |
| Antal gäster | Beräknar mängder och pris | Minsta debiterbara antal anges inte |
| Meny och specialkost | Klargör vad som ska levereras | Allergier och kostönskemål lämnas otydliga |
| Pris och moms | Visar kundens totala kostnad | Det framgår inte om moms ingår |
| Giltighetstid | Anger när erbjudandet kan accepteras | Offerten saknar sista svarsdatum |
Prissättning och tillägg
Redovisa priset per person och specificera fasta kostnader separat. Transport, hyrutrustning, serveringspersonal, upp- och neddukning samt obekväm arbetstid kan vara relevanta tillägg.
Prisuppställning som kunden förstår
En överskådlig prisuppställning bör innehålla delsumma, moms och totalsumma. Om priset bygger på ett preliminärt gästantal bör det framgå när slutligt antal måste meddelas.
- Buffémeny och pris per person
- Beräknat eller minsta antal gäster
- Leveransadress och transportkostnad
- Utrustning, porslin och dukning
- Personal, arbetstid och eventuella tillägg
Redigerbar mall
Dokumentmall
OFFERT FÖR BUFFÉ OCH CATERINGTJÄNSTER
Offertnummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Leverantör
Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Telefon och e-post: ____________________
Kund
Namn/Företagsnamn: ____________________
Person- eller organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Telefon och e-post: ____________________
Evenemangsuppgifter
| Typ av arrangemang | ____________________ |
| Datum | ____________________ |
| Leverans-/serveringstid | ____________________ |
| Plats och leveransadress | ____________________ |
| Beräknat antal gäster | ____________________ |
| Slutligt gästantal senast | ____________________ |
Offertspecifikation
| Post | Beskrivning | Antal | À-pris | Belopp |
|---|---|---|---|---|
| Buffémeny | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ kr |
| Specialkost | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ kr |
| Leverans/transport | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ kr |
| Personal | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ kr |
| Utrustning/tillval | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ kr |
| Delsumma exklusive moms | ____________________ kr | |||
| Moms | ____________________ kr | |||
| Totalt att betala inklusive moms | ____________________ kr | |||
Villkor
- Offerten gäller till och med ____________________.
- Beställningen är bekräftad när kunden skriftligen har accepterat denna offert.
- Betalningsvillkor: ____________________ dagar från fakturadatum. Eventuellt förskott: ____________________.
- Ändringar av antal gäster, meny eller omfattning ska meddelas senast ____________________.
- Vid avbokning gäller följande villkor: ____________________.
- Allergier, specialkost och övriga särskilda önskemål ska anges skriftligen senast ____________________.
Övriga överenskommelser
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
För leverantören
____________________________
Namnförtydligande: ____________________
Datum: ____________________
För kunden
____________________________
Namnförtydligande: ____________________
Datum: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Villkor för beställning och betalning
Villkoren bör förklara hur kunden accepterar offerten och när avtalet blir bindande. Ange också förskott, faktureringsdatum, förfallodag och eventuella dröjsmålsvillkor.
Det är lämpligt att tydligt skriva hur ändringar i gästantal, meny eller tidpunkt hanteras. Avbokningsvillkor bör vara rimliga, lätta att förstå och anpassade till verksamhetens förutsättningar.
Be kunden bekräfta offerten skriftligen och kontrollera alltid slutligt gästantal samt specialkost i god tid före leveransen.
Så fyller du i mallen
Börja med kundens kontaktuppgifter och arrangemangets praktiska förutsättningar. Specificera sedan varje post så att kunden kan se exakt vad priset avser.
- Fyll i leverantörens och kundens kontaktuppgifter.
- Ange datum, plats, tider och beräknat antal gäster.
- Beskriv meny, tjänster, tillval och eventuella begränsningar.
- Räkna fram totalsumman och ange giltighets-, betalnings- och avbokningsvillkor.
Vanliga frågor om offert för buffé
Ska moms alltid anges i offerten?
Ja, det bör tydligt framgå om angivna priser är inklusive eller exklusive moms och vilken totalsumma kunden ska betala. Företag bör tillämpa den momshantering som gäller för deras försäljning.
Kan kunden ändra antalet gäster efter accept?
Det beror på de villkor som angetts i offerten eller senare överenskommits. Skriv därför sista datum för ändringar och hur priset påverkas vid ett lägre eller högre gästantal.
Hur länge bör en offert vara giltig?
Giltighetstiden kan variera, men ska anges med ett tydligt datum. En kortare tid kan vara motiverad när råvarupriser, lokalbokningar eller bemanningsbehov är osäkra.