Mall för sponsorproposal – färdigt dokument att använda
En mall för sponsorproposal hjälper företag, föreningar och arrangörer att presentera ett planerat samarbete på ett tydligt och professionellt sätt. Dokumentet beskriver parterna, sponsringsinsatsen, motprestationerna, perioden, rapporteringen och viktiga villkor för en trygg överenskommelse.
En mall för sponsorproposal ger ett strukturerat underlag när en organisation vill föreslå ett sponsorsamarbete. Den hjälper mottagaren att snabbt förstå syftet, målgruppen, den begärda insatsen och vilka motprestationer som erbjuds. Ett välformulerat förslag stärker trovärdigheten och gör det enklare att jämföra olika sponsringsnivåer. Anpassa alltid innehållet efter sponsorns verksamhet och era gemensamma mål.
Vad är ett sponsorproposal?
Ett sponsorproposal är ett skriftligt erbjudande till ett företag eller annan aktör om att inleda ett sponsrings- eller partnerskapssamarbete. Förslaget kan användas inför ett evenemang, ett idrottslag, ett kulturprojekt, en organisation eller en digital kampanj.
Dokumentet är normalt ett förhandlingsunderlag och blir inte automatiskt ett bindande avtal. När villkoren har accepterats bör parterna upprätta ett separat sponsoravtal eller en skriftlig bekräftelse med tydliga åtaganden.
Uppgifter som bör ingå
Förslaget ska tydligt identifiera den som söker sponsring och den tilltänkta sponsorn. Beskriv projektet kortfattat, ange varför samarbetet är relevant och redovisa vad sponsorn får tillbaka för sin insats.
Beskriv målgruppen konkret
Ange målgruppens storlek, geografiska räckvidd, intressen och hur ni har samlat in uppgifterna. Undvik osäkra eller överdrivna uppskattningar; trovärdiga uppgifter ger ett bättre beslutsunderlag.
| Fält i förslaget | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Parternas uppgifter | Identifierar kontaktpersoner och organisationer | Organisationsnummer eller kontaktväg saknas |
| Sponsringsbelopp | Anger kontant- eller naturainsats | Det framgår inte om beloppet är inklusive moms |
| Motprestationer | Visar vilket värde sponsorn får | Formuleringarna är alltför allmänna |
| Period | Avgränsar när samarbetet gäller | Start- eller slutdatum har utelämnats |
| Uppföljning | Förklarar hur resultat rapporteras | Mätetal och rapporttidpunkt saknas |
Utforma attraktiva motprestationer
Motprestationer kan bestå av synlighet, tillgång till målgrupper, aktiviteter, innehåll eller biljetter. Värdet bör vara proportionerligt i förhållande till sponsringsinsatsen och möjligt att genomföra inom den angivna perioden.
Exempel på möjliga motprestationer
- Logotyp på webbplats, programblad eller annan kommunikation.
- Exponering i nyhetsbrev och relevanta sociala medier.
- Möjlighet att delta med monter eller aktivitet vid ett evenemang.
- Biljetter, entréer eller inbjudningar till särskilda aktiviteter.
- En resultatuppföljning med statistik över räckvidd och genomförande.
Specificera omfattningen: exempelvis antal publiceringar, placering av logotyp, format för material och tidsperiod. Var tydlig med om sponsorns godkännande krävs innan varumärke eller budskap används.
Redigerbar mall
Dokumentmall
SPONSORPROPOSAL
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Förslagsställare/arrangör: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Tilltänkt sponsor: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Förslag till sponsorsamarbete
Förslagsställaren erbjuder härmed sponsorn möjlighet att medverka i följande projekt eller aktivitet:
Projekt/aktivitet: ____________________
Kort beskrivning: ____________________________________________________________________
Målgrupp och beräknad räckvidd: ____________________________________________________________________
| Uppgift | Överenskommen uppgift |
|---|---|
| Sponsringsform | Kontantinsats / varor / tjänster: ____________________ |
| Sponsringsbelopp eller värde | ____________________ kr, inklusive / exklusive moms |
| Betalningsvillkor | ____________________ |
| Samarbetsperiod | Från ____________________ till ____________________ |
| Sponsorns motprestationer | ____________________ |
| Rapportering och uppföljning | ____________________ |
| Kontaktperson för godkännanden | ____________________ |
Villkor
- Förslagsställaren ska genomföra de angivna motprestationerna under samarbetsperioden enligt detta förslag eller senare skriftlig överenskommelse.
- Sponsorn ska tillhandahålla den överenskomna sponsringsinsatsen enligt angivna betalnings- eller leveransvillkor.
- Parternas namn, logotyper och annat varumärkesmaterial får endast användas efter respektive parts godkännande och enligt tillämpliga riktlinjer.
- Väsentliga ändringar av projektets innehåll, tidsplan eller motprestationer ska meddelas den andra parten utan dröjsmål.
- Detta dokument utgör ett sponsorproposal och blir bindande först när parterna skriftligen har bekräftat villkoren, om inte annat uttryckligen anges.
Övriga villkor: ____________________________________________________________________
Förslagsställarens bekräftelse:
__________________________________
Namn: ____________________
Befattning: ____________________
Datum: ____________________
Sponsorns bekräftelse:
__________________________________
Namn: ____________________
Befattning: ____________________
Datum: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Ekonomi, moms och skriftliga villkor
Redovisa om sponsringen sker genom pengar, varor, tjänster eller en kombination. Om en motprestation lämnas kan det påverka hur ersättningen ska hanteras redovisnings- och skattemässigt, varför parterna bör kontrollera den aktuella bedömningen.
Ange betalningsvillkor, faktureringsuppgifter och vad som händer om betalning försenas. Om förslaget ska leda till ett avtal bör ansvar, avbokning, ändringar och rättigheter till material regleras skriftligt.
Gör varje motprestation mätbar: ange vad som ska levereras, när det ska ske och hur resultatet ska följas upp.
Så använder du mallen
Samla först fakta om projektet och fundera på vad som är mest värdefullt för den aktuella sponsorn. Anpassa sedan språk, nivå och motprestationer så att förslaget blir relevant för mottagarens verksamhet.
- Identifiera en möjlig sponsor och undersök dess målgrupp och värderingar.
- Beskriv projektet, målgruppen och det konkreta behovet av sponsring.
- Välj sponsringsnivå, motprestationer, tidsperiod och betalningsvillkor.
- Skicka förslaget, följ upp dialogen och dokumentera en eventuell överenskommelse.
Vanliga frågor
Är ett sponsorproposal juridiskt bindande?
Vanligtvis är det ett erbjudande eller förhandlingsunderlag. Om parterna uttryckligen accepterar villkor som är tillräckligt tydliga kan dock en överenskommelse uppstå, så klargör dokumentets status och upprätta gärna ett separat avtal.
Kan sponsring bestå av produkter eller tjänster?
Ja. Sponsring kan ske genom exempelvis varor, lokaler, teknik eller professionella tjänster. Beskriv värdet, leveransen och eventuella kostnader tydligt i förslaget.
Hur lång bör sponsringsperioden vara?
Perioden ska motsvara projektets omfattning och den planerade exponeringen. För ett enskilt evenemang kan perioden vara kort, medan långsiktiga partnerskap ofta behöver tydliga delmål och regelbunden uppföljning.