Vzor prohlášení o odpovědnosti za ubytování připravený k použití
Vzor prohlášení o odpovědnosti za ubytování slouží k písemnému vymezení práv a povinností poskytovatele a hosta během pobytu. Umožňuje zaznamenat údaje o ubytování, termín pobytu, cenu, převzaté vybavení, pravidla užívání i postup při vzniku škody nebo ztrátě klíčů.
Prohlášení o odpovědnosti za ubytování je praktický dokument, kterým si poskytovatel ubytování a host písemně potvrzují základní pravidla pobytu. Pomáhá předejít sporům zejména při předání klíčů, používání vybavení, úhradě ceny a řešení případných škod. Využít jej lze u krátkodobého i dlouhodobějšího ubytování, pokud odpovídá skutečnému smluvnímu vztahu. Dokument by měl být vyplněn konkrétně, srozumitelně a podepsán oběma stranami.
Účel prohlášení o odpovědnosti
Hlavním účelem je zaznamenat, kdo ubytování užívá, v jakém období a za jakých podmínek. Zároveň dokument vymezuje odpovědnost hosta za svěřené prostory, zařízení, klíče a dodržování domovního řádu.
Nejde automaticky o náhradu ubytovací smlouvy. V praxi může být jejím doplňkem, přílohou nebo potvrzením o převzetí ubytovací jednotky a vybavení.
Kdy je vhodné dokument použít
Prohlášení se hodí zejména při předání apartmánu, pokoje, chaty, rekreačního objektu nebo firemního ubytování. Užitečné je i tehdy, když host přebírá klíče, čip, parkovací kartu nebo hodnotnější vybavení.
Údaje, které by neměly chybět
Dokument musí umožnit spolehlivě určit strany, konkrétní ubytovací prostor a dobu pobytu. Dále je vhodné uvést cenu, případnou kauci, počet ubytovaných osob a kontaktní údaje pro řešení naléhavých situací.
| Údaj v dokumentu | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Identifikace poskytovatele a hosta | Určuje, kdo nese práva a povinnosti | Chybějící adresa nebo neúplné jméno |
| Adresa a označení ubytování | Jednoznačně vymezuje předmět pobytu | Uvedení pouze názvu obce |
| Doba ubytování | Stanoví začátek a konec pobytu | Neuvedení času příjezdu a odjezdu |
| Kauce a cena | Vyjasňuje platební podmínky | Neurčení splatnosti nebo způsobu vrácení |
| Předané vybavení a klíče | Usnadňuje kontrolu při vrácení | Obecná formulace bez seznamu |
Odpovědnost za škodu a pravidla užívání
Host by měl potvrdit, že bude ubytování užívat šetrně, v souladu s jeho účelem a s pravidly domu. V prohlášení lze uvést povinnost neprodleně oznámit poruchu, škodu, ztrátu klíče nebo jinou mimořádnou okolnost.
Vymezení škody
Je vhodné rozlišovat běžné opotřebení od poškození způsobeného jednáním hosta, osob jím pozvaných nebo osob ubytovaných společně s ním. Náhrada škody by měla vycházet ze skutečně zjištěného stavu a z příslušných právních pravidel.
- Chraňte vybavení, zařízení a společné prostory.
- Dodržujte zákaz kouření, pokud je sjednán.
- Nepřenechávejte ubytování dalším osobám bez souhlasu poskytovatele.
- Bezodkladně oznamte závadu, havárii nebo škodu.
- Vraťte klíče, čipy a další převzaté věci při ukončení pobytu.
Praktické doporučení: K prohlášení přiložte datovaný předávací protokol s fotografiemi stavu ubytování a seznamem vybavení.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
PROHLÁŠENÍ O ODPOVĚDNOSTI ZA UBYTOVÁNÍ
Sepsáno v/ve: ____________________ dne: ____________________
Poskytovatel ubytování:
Jméno/název: ____________________
IČO (je-li přiděleno): ____________________
Adresa/sídlo: ____________________
Telefon/e-mail: ____________________
Host / odpovědná osoba:
Jméno a příjmení: ____________________
Datum narození: ____________________
Adresa: ____________________
Telefon/e-mail: ____________________
Host prohlašuje, že převzal níže uvedené ubytování a zavazuje se je užívat řádně, šetrně a v souladu s podmínkami uvedenými v tomto prohlášení.
| Položka | Údaj |
|---|---|
| Adresa a označení ubytování | ____________________ |
| Doba ubytování | Od ____________________ do ____________________ |
| Počet ubytovaných osob | ____________________ |
| Cena za ubytování | ____________________ Kč |
| Výše kauce | ____________________ Kč |
| Způsob a termín úhrady | ____________________ |
| Předané klíče / čipy / karty | ____________________ |
| Předané vybavení a stav prostor | ____________________ |
Podmínky a prohlášení hosta:
- Host potvrzuje převzetí ubytování ve stavu uvedeném v tomto prohlášení a případném předávacím protokolu.
- Host se zavazuje užívat ubytování pouze k dohodnutému účelu a dodržovat pravidla domu, noční klid a pokyny poskytovatele.
- Host bez zbytečného odkladu oznámí poskytovateli každou závadu, škodu, havárii, ztrátu klíčů nebo jinou mimořádnou událost.
- Host odpovídá za škodu způsobenou svým jednáním nebo jednáním osob, kterým umožnil vstup či pobyt v ubytování, v rozsahu stanoveném právními předpisy.
- Host se zavazuje při ukončení pobytu vrátit ubytování, vybavení, klíče a další převzaté věci ve sjednaném stavu s přihlédnutím k běžnému opotřebení.
- Je-li sjednána kauce, její vypořádání proběhne po kontrole ubytování a po zohlednění případných oprávněných pohledávek poskytovatele.
Další ujednání: ____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Host potvrzuje, že si tento dokument přečetl, jeho obsahu rozumí a na důkaz souhlasu jej vlastnoručně podepisuje.
____________________
Poskytovatel ubytování
____________________
Host / odpovědná osoba
____________________
Datum podpisu
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Kauce, platby a převzetí prostor
Pokud je sjednána kauce, je důležité uvést její výši, způsob úhrady a podmínky vrácení. Jasně popsaný postup snižuje riziko neshod při vyúčtování škody, mimořádného úklidu nebo nevrácených klíčů.
Předání lze zaznamenat v samostatném protokolu nebo přímo v prohlášení. Obě strany by měly obdržet stejnopis podepsaného dokumentu.
- Vyplňte identifikační a kontaktní údaje obou stran.
- Popište ubytovací prostor, dobu pobytu a počet hostů.
- Uveďte cenu, kauci, převzaté klíče a vybavení.
- Proveďte kontrolu, dokument podepište a každá strana si ponechá jedno vyhotovení.
Jak dokument správně podepsat
Před podpisem ověřte, že všechny údaje odpovídají skutečnosti a že nejsou prázdná místa, která by mohla být později doplněna bez souhlasu stran. Pokud je hostů více, je vhodné uvést všechny osoby, případně určit hlavního odpovědného hosta.
U podnikatelského poskytování ubytování mohou být vedle tohoto prohlášení důležité také obchodní podmínky, ubytovací řád, doklad o platbě a povinnosti vyplývající z právních předpisů.
Často kladené otázky
Nahrazuje prohlášení ubytovací smlouvu?
Ne vždy. Může sloužit jako doplněk smlouvy nebo jako potvrzení o převzetí ubytování, ale jeho právní účinek závisí na obsahu a okolnostech konkrétního případu.
Může poskytovatel požadovat kauci?
Kauce může být sjednána, pokud jsou její výše, účel, podmínky použití a vrácení formulovány jasně a v souladu s použitelnými právními předpisy.
Je nutný předávací protokol?
Obecně může být velmi užitečný, protože zachycuje stav prostor, vybavení a počet předaných klíčů při zahájení i ukončení pobytu.