Mall för säljorder – färdigt dokument för beställningar
En mall för säljorder hjälper säljare och köpare att dokumentera en beställning på ett tydligt och spårbart sätt. Den samlar uppgifter om parterna, produkter eller tjänster, antal, priser, moms, leverans och betalning. Mallen kan användas som underlag för orderhantering, fakturering och uppföljning av överenskomna villkor.
En säljorder är ett dokument som beskriver vad en kund har beställt och på vilka villkor varor eller tjänster ska levereras. Den skapar ett gemensamt underlag för säljare och köpare innan leverans och fakturering sker. En tydligt utformad order minskar risken för missförstånd om pris, omfattning, leveranstid och betalning. Den kan även användas internt för lager, logistik och ekonomiadministration.
Vad är en säljorder?
En säljorder är en dokumenterad beställning som normalt upprättas av säljaren efter att kunden har gjort en förfrågan, accepterat en offert eller lagt en beställning. Dokumentet ska identifiera affären och ange de villkor som gäller för leveransen.
En säljorder kan fungera som orderbekräftelse, men parterna bör tydligt ange om dokumentet utgör ett bindande avtal eller endast en administrativ bekräftelse. Vid större eller mer komplexa affärer bör ordern hänvisa till ett separat avtal eller till allmänna försäljningsvillkor.
Uppgifter som bör finnas med
För att ordern ska vara enkel att kontrollera bör den innehålla fullständiga kontaktuppgifter, ett unikt ordernummer och en klar specifikation av det som ska säljas. Belopp ska anges med information om valuta, moms och eventuella rabatter eller tillägg.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Ordernummer | Identifierar ordern i administration och bokföring | Saknas eller används på flera order |
| Produkt- eller tjänstebeskrivning | Anger exakt vad kunden köper | Alltför generell beskrivning |
| Antal och enhetspris | Gör ordervärdet möjligt att kontrollera | Enhet eller rabatter anges inte |
| Leveransdatum | Klargör när prestationen ska fullgöras | Otydligt uttryck som ”snarast” |
| Betalningsvillkor | Anger förfallodag och betalningssätt | Moms eller dröjsmålsvillkor utelämnas |
Parternas uppgifter
Ange säljarens och köparens namn, organisationsnummer eller personnummer när det är relevant, postadress, kontaktperson och faktureringsuppgifter. Om leveransadressen avviker från fakturaadressen ska båda adresserna framgå.
Varor och tjänster
Varje rad bör ange artikelnummer eller tydlig benämning, mängd, enhet, pris och eventuellt momsbelopp. För tjänster är det lämpligt att beskriva omfattning, tidsperiod och vilka resultat eller leverabler som ingår.
Redigerbar mall
Dokumentmall
SÄLJORDER
Ordernummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Säljare
Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Köpare
Företagsnamn/Namn: ____________________
Organisationsnummer/Personnummer: ____________________
Fakturaadress: ____________________
Leveransadress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Orderuppgifter
| Rad | Benämning/koncept | Antal | Enhet | À-pris exkl. moms | Belopp exkl. moms |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Delsumma exkl. moms | ____________________ | ||||
| Rabatt | ____________________ | ||||
| Moms, % | ____________________ | ||||
| Totalt att betala inkl. moms | ____________________ | ||||
Villkor
- Leverans: Leverans ska ske till ____________________ senast den ____________________.
- Betalning: Betalningsvillkor är ____________________ dagar från fakturadatum. Betalning sker via ____________________.
- Pris: Priser anges i ____________________ och är ____________________ moms.
- Särskilda villkor: ____________________
- Godkännande: Köparen bekräftar genom underskrift att orderuppgifterna och villkoren ovan godkänns.
Övriga anmärkningar: ________________________________________________________________________
____________________________
Säljare, namnförtydligande och datum
____________________________
Köpare, namnförtydligande och datum
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Pris, moms och betalningsvillkor
Specificera om priser anges inklusive eller exklusive moms och ange tillämplig momssats. Om rabatter, frakt, emballage, installationskostnader eller andra avgifter förekommer ska de redovisas så att totalsumman kan beräknas utan osäkerhet.
Betalningsvillkoren bör omfatta förfallodag, betalningssätt och vad som gäller vid försenad betalning. Företag som handlar med konsumenter behöver dessutom beakta tvingande konsumentskyddsregler.
- Ange alltid ett unikt ordernummer.
- Beskriv varje vara eller tjänst konkret.
- Redovisa pris, rabatt, moms och totalbelopp separat.
- Fastställ leveransplats och leveransdatum eller leveransperiod.
- Ange betalningsfrist och vilket betalningssätt som accepteras.
Leverans och ansvar
Ordern bör ange leveransadress, leveranssätt och vem som ansvarar för fraktkostnader. Om riskövergång, försäkring, installation eller mottagningskontroll är viktigt bör detta regleras uttryckligen eller genom hänvisning till överenskomna villkor.
Kontrollera alltid att kundens skriftliga godkännande av ordern kan sparas tillsammans med dokumentet, särskilt när villkor, pris eller leveranstid har ändrats.
Vid förseningar, restnoteringar eller del-leveranser är det klokt att i förväg ange hur information ska lämnas och om kunden har rätt att avbeställa eller kräva en ny leveranstid.
Så använder du mallen
Fyll i mallen först när orderns centrala villkor har kontrollerats mot offert, kundbeställning och eventuell kreditbedömning. Spara sedan den färdiga säljordern i företagets order- eller dokumenthanteringssystem.
- Fyll i säljarens och köparens uppgifter.
- Tilldela ordern ett unikt ordernummer och ange datum.
- Specificera produkter eller tjänster, priser, moms och totalbelopp.
- Bekräfta leverans- och betalningsvillkor samt inhämta godkännande.
Vanliga frågor om säljorder
Är en säljorder samma sak som en faktura?
Nej. En säljorder dokumenterar normalt beställningen och leveransvillkoren, medan en faktura är ett krav på betalning. Uppgifterna i dokumenten bör dock stämma överens.
Behöver kunden skriva under säljordern?
Det beror på hur affären har ingåtts och vilka beviskrav parterna vill ha. En underskrift eller ett skriftligt godkännande är ofta lämpligt för att tydliggöra accept av villkoren.
Kan en säljorder ändras efter bekräftelse?
Ja, om parterna kommer överens om ändringen. Dokumentera ändringen skriftligt, ange datum och hänvisa till det ursprungliga ordernumret för att undvika oklarheter.