Gotowy wzór umowy o obsługę mediów społecznościowych
Wzór umowy o obsługę mediów społecznościowych pomaga jasno uregulować współpracę między klientem a wykonawcą prowadzącym profile społecznościowe. Dokument obejmuje zakres działań, harmonogram publikacji, wynagrodzenie, zasady akceptacji treści, prawa autorskie, poufność oraz odpowiedzialność stron.
Umowa o obsługę mediów społecznościowych porządkuje współpracę przedsiębiorcy z osobą lub agencją odpowiedzialną za prowadzenie kanałów społecznościowych. Pozwala precyzyjnie określić, jakie profile będą obsługiwane, ile materiałów powstanie i kto zatwierdza publikacje. Dobrze przygotowany dokument ogranicza ryzyko sporów dotyczących rozliczeń, treści oraz dostępu do kont. Wzór można dostosować zarówno do stałej obsługi, jak i do pojedynczej kampanii.
Cel i znaczenie umowy
Usługi social media często obejmują znacznie więcej niż samo publikowanie postów. Mogą dotyczyć przygotowania strategii, tworzenia grafik i filmów, moderacji komentarzy, raportowania wyników, obsługi reklam lub współpracy z influencerami.
Umowa powinna rozdzielać obowiązki klienta i wykonawcy, aby wykonawca miał materiały oraz dostęp potrzebny do pracy, a klient wiedział, jakich rezultatów i w jakim terminie może oczekiwać.
Zakres usług jako podstawa współpracy
Najważniejszym elementem jest opis zakresu usług. Warto wskazać konkretne kanały, liczbę postów, rolek, relacji, raportów oraz zasady moderacji. Ogólne sformułowanie „prowadzenie social media” zwykle nie wystarcza do uniknięcia nieporozumień.
Elementy, które należy wpisać do dokumentu
Strony powinny podać pełne dane identyfikacyjne, datę zawarcia umowy oraz czas jej obowiązywania. W przypadku przedsiębiorców przydatne są dane rejestrowe, NIP, adres siedziby i wskazanie osób uprawnionych do kontaktu.
| Element umowy | Cel zapisu | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Obsługiwane kanały | Wskazuje konkretne profile i platformy | Brak nazw kont lub administratorów |
| Harmonogram publikacji | Określa liczbę i terminy materiałów | Nieprecyzyjne określenie „regularnie” |
| Wynagrodzenie | Ustala stawkę, termin i sposób zapłaty | Brak informacji o kosztach reklamy |
| Akceptacja treści | Reguluje zatwierdzanie postów przez klienta | Brak terminu na przekazanie uwag |
| Prawa autorskie | Wyjaśnia korzystanie z grafik, tekstów i filmów | Brak pól eksploatacji lub licencji |
Wynagrodzenie, koszty i rozliczenia
Wynagrodzenie może mieć charakter ryczałtowy, godzinowy albo być ustalane za konkretną kampanię. Należy wskazać, czy podana kwota jest netto czy brutto, kiedy wystawiana jest faktura oraz jaki jest termin płatności.
Budżet reklamowy i wydatki dodatkowe
Budżet na płatne reklamy w mediach społecznościowych warto wyraźnie oddzielić od honorarium wykonawcy. Umowa może również wskazywać zasady zwrotu wydatków na zdjęcia stockowe, narzędzia, produkcję wideo, konkursy lub współpracę z podwykonawcami.
- określ miesięczne albo projektowe wynagrodzenie wykonawcy;
- wskaż termin i metodę płatności;
- oddziel budżet reklamowy od opłaty za obsługę;
- ustal, które dodatkowe koszty wymagają uprzedniej zgody klienta;
- opisz skutki opóźnienia w zapłacie.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA O OBSŁUGĘ MEDIÓW SPOŁECZNOŚCIOWYCH
zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
Zamawiającym: ____________________, prowadzącym/-ą działalność pod nazwą ____________________, z siedzibą/adresem w ____________________, NIP: ____________________, reprezentowanym/-ą przez ____________________, zwanym/-ą dalej „Zamawiającym”,
a
Wykonawcą: ____________________, prowadzącym/-ą działalność pod nazwą ____________________, z siedzibą/adresem w ____________________, NIP: ____________________, reprezentowanym/-ą przez ____________________, zwanym/-ą dalej „Wykonawcą”.
Zamawiający i Wykonawca zwani są dalej łącznie „Stronami”.
| Element współpracy | Ustalenia Stron |
|---|---|
| Obsługiwane kanały | ____________________ |
| Okres obowiązywania umowy | od ____________________ do ____________________ |
| Zakres usług | ____________________ |
| Liczba materiałów w miesiącu | ____________________ |
| Wynagrodzenie | ____________________ zł netto/brutto |
| Termin płatności | ____________________ dni od otrzymania faktury |
| Budżet reklamowy | ____________________ zł / nie dotyczy |
| Osoba uprawniona do akceptacji | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług obsługi mediów społecznościowych w zakresie wskazanym w tabeli oraz zgodnie z uzgodnionym harmonogramem.
- Obowiązki Wykonawcy. Wykonawca przygotowuje i publikuje materiały, prowadzi działania określone w zakresie usług oraz przekazuje Zamawiającemu raporty: ____________________.
- Obowiązki Zamawiającego. Zamawiający przekazuje materiały, informacje, dostęp do kont oraz uwagi niezbędne do realizacji umowy, w terminie ____________________.
- Akceptacja treści. Projekty materiałów wymagają akceptacji przez ____________________. Zamawiający przekazuje uwagi w terminie ____________________. Brak odpowiedzi w tym terminie: ____________________.
- Wynagrodzenie. Za wykonanie usług Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie określone w tabeli, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury. Koszty dodatkowe wymagają uprzedniej zgody Zamawiającego, z wyjątkiem: ____________________.
- Budżet reklamowy. Budżet przeznaczony na kampanie płatne wynosi ____________________. Strony ustalają, że budżet reklamowy jest / nie jest wliczony w wynagrodzenie Wykonawcy.
- Prawa autorskie. Z chwilą ____________________ Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do utworów wykonanych w ramach umowy / udziela Zamawiającemu licencji na następujących zasadach: ____________________.
- Poufność i dane. Wykonawca zobowiązuje się zachować w poufności informacje uzyskane w związku z realizacją umowy. Strony zobowiązują się przetwarzać dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzgodnieniami Stron.
- Czas trwania i wypowiedzenie. Umowa zostaje zawarta na czas określony / nieokreślony. Każda ze Stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem ____________________ okresu wypowiedzenia, w formie ____________________.
- Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy ____________________. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa właściwego dla ____________________. Spory Strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w razie braku porozumienia właściwy będzie sąd ____________________.
Sporządzono w ____________________ jednobrzmiących egzemplarzach, po ____________________ dla każdej ze Stron.
____________________
Zamawiający
____________________
Wykonawca
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Akceptacja treści i dostęp do kont
W umowie należy opisać proces przygotowywania i zatwierdzania materiałów. Warto przyjąć konkretny termin na przesłanie uwag przez klienta oraz określić, czy brak odpowiedzi oznacza akceptację projektu.
Dostępy do kont powinny być przekazywane w sposób bezpieczny. Klient co do zasady pozostaje właścicielem swoich profili, kont reklamowych i danych analitycznych, a wykonawca otrzymuje jedynie uprawnienia niezbędne do realizacji usług.
- Klient przekazuje wykonawcy dostęp o odpowiednim poziomie uprawnień.
- Wykonawca przygotowuje harmonogram i projekty materiałów.
- Klient akceptuje materiały albo przekazuje uwagi w ustalonym terminie.
- Wykonawca publikuje zaakceptowane treści i przedstawia raport zgodnie z umową.
Praktyczna rekomendacja: ustal pisemnie, kto podejmuje decyzje w sprawie publikacji kryzysowych, komentarzy negatywnych i wstrzymania kampanii reklamowej.
Prawa autorskie, wizerunek i dane osobowe
Jeżeli wykonawca tworzy grafiki, teksty, filmy lub zdjęcia, strony powinny ustalić, czy następuje przeniesienie autorskich praw majątkowych, czy udzielenie licencji. Zakres korzystania z utworów powinien odpowiadać planowanemu wykorzystaniu materiałów.
Publikowanie wizerunku osób, prowadzenie konkursów i moderowanie wiadomości może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych. W zależności od rzeczywistego zakresu współpracy konieczne może być ustalenie ról stron oraz zawarcie dodatkowych uzgodnień dotyczących ochrony danych.
Okres obowiązywania i zakończenie współpracy
Umowa może zostać zawarta na czas określony lub nieokreślony. Należy przewidzieć zasady wypowiedzenia, okres wypowiedzenia, rozliczenie rozpoczętych prac oraz przekazanie materiałów i dostępów po zakończeniu współpracy.
Warto również określić, co stanie się z zaplanowanymi postami, niewykorzystanym budżetem reklamowym, plikami źródłowymi oraz danymi zgromadzonymi na kontach klienta. Jasne postanowienia ułatwiają bezpieczne przekazanie obsługi innemu wykonawcy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa o obsługę social media musi mieć formę pisemną?
Umowa usługowa może zostać zawarta w różnych formach, jednak forma pisemna lub dokumentowa ułatwia wykazanie uzgodnionego zakresu współpracy. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Czy wykonawca może publikować bez każdorazowej zgody klienta?
Tak, jeśli strony wyraźnie przewidzą taki mechanizm w umowie, na przykład po zatwierdzeniu miesięcznego kalendarza treści. Warto jednocześnie wskazać sytuacje, które zawsze wymagają odrębnej akceptacji.
Kto jest właścicielem konta w mediach społecznościowych?
Najbezpieczniej, aby właścicielem konta i konta reklamowego był klient, a wykonawca korzystał z przyznanych uprawnień administracyjnych. Takie rozwiązanie ułatwia zachowanie ciągłości działania po zakończeniu umowy.