Model mentorovereenkomst klaar voor direct gebruik
Dit model mentorovereenkomst helpt mentor en mentee om heldere afspraken vast te leggen over de begeleiding, doelstellingen, duur, beschikbare tijd, eventuele vergoeding en vertrouwelijkheid. Het document is geschikt voor professionele, zakelijke en persoonlijke mentortrajecten en biedt ruimte om de afspraken op de concrete situatie af te stemmen.
Een mentorovereenkomst legt de afspraken vast tussen een mentor en een mentee over een begeleidingstraject. Door de wederzijdse verwachtingen vooraf duidelijk te omschrijven, verkleinen partijen de kans op misverstanden over doelen, tijdsbesteding en verantwoordelijkheden. Dit model kan worden gebruikt voor zakelijke, professionele, studie- of loopbaanbegeleiding. Pas de bepalingen altijd aan op de concrete relatie en de toepasselijke wetgeving.
Wat is een mentorovereenkomst?
Een mentorovereenkomst is een schriftelijke afspraak waarin een ervaren persoon, de mentor, zich verbindt om kennis, ervaring en begeleiding te bieden aan een mentee. De overeenkomst is doorgaans gericht op ontwikkeling en advies, niet op het garanderen van een bepaald resultaat.
De overeenkomst kan kosteloos zijn of een vergoeding bevatten. Zij maakt duidelijk welke onderwerpen aan bod komen, hoe vaak partijen contact hebben en binnen welke grenzen de mentor ondersteuning verleent.
Mentorschap is geen arbeidsrelatie
Vermeld uitdrukkelijk dat de overeenkomst geen arbeidsovereenkomst, maatschap, lastgeving met vertegenwoordigingsbevoegdheid of garantie op werk, promotie of financieel resultaat vormt. Dit voorkomt dat verwachtingen verder gaan dan de afgesproken begeleiding.
Essentiële onderdelen van het document
Een bruikbare overeenkomst identificeert beide partijen en omschrijft het doel van het traject zo concreet mogelijk. Neem ook afspraken op over de looptijd, contactmomenten, communicatiekanalen, kosten en de wijze waarop het traject eindigt.
| Onderdeel | Waarvoor dient het? | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Partijgegevens | Geeft aan wie mentor en mentee zijn | Alleen een voornaam vermelden |
| Doelstelling | Beperkt en richt de begeleiding | Een te algemene doelomschrijving gebruiken |
| Looptijd | Bepaalt begin, einde en evaluatiemomenten | Geen einddatum of opzegregeling opnemen |
| Vergoeding | Legt honorarium, kosten en betaling vast | Onvoldoende duidelijkheid over btw of onkosten |
| Vertrouwelijkheid | Beschermt gedeelde informatie | Geen uitzonderingen voor wettelijke verplichtingen noemen |
Doelen, werkwijze en verantwoordelijkheden
Beschrijf de gewenste ontwikkeling, bijvoorbeeld leiderschapsvaardigheden, loopbaanoriëntatie, ondernemerschap of vakinhoudelijke groei. Formuleer haalbare doelen en bepaal hoe de voortgang wordt besproken, zonder de mentor verantwoordelijk te maken voor beslissingen van de mentee.
Voorbeelden van afspraken
- Het traject heeft een vooraf bepaalde start- en einddatum.
- Partijen plannen periodieke gesprekken van een afgesproken duur.
- De mentee bereidt vragen, onderwerpen en actiepunten voor.
- De mentor deelt inzichten en feedback naar beste vermogen.
- Beslissingen en uitvoering blijven de verantwoordelijkheid van de mentee.
Neem zo nodig afspraken op over online bijeenkomsten, bereikbaarheid tussen gesprekken en de verwerking van actiepunten. Voorkom dat de mentor beschikbaarheid belooft die in de praktijk niet haalbaar is.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
MENTOROVEREENKOMST
Ondergetekenden:
1. Mentor: ____________________, wonende/gevestigd te ____________________, adres ____________________, postcode en plaats ____________________, e-mail ____________________, hierna te noemen: “de Mentor”;
2. Mentee: ____________________, wonende/gevestigd te ____________________, adres ____________________, postcode en plaats ____________________, e-mail ____________________, hierna te noemen: “de Mentee”.
De Mentor en de Mentee worden hierna gezamenlijk aangeduid als: “Partijen”.
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Partijen komen het volgende overeen:
| Onderwerp | Afspraak |
|---|---|
| Doel van het mentortraject | ____________________ |
| Startdatum | ____________________ |
| Einddatum | ____________________ |
| Frequentie en duur van bijeenkomsten | ____________________ |
| Vorm van begeleiding | ____________________ |
| Vergoeding en btw | ____________________ |
| Onkosten en betalingstermijn | ____________________ |
| Bijzondere afspraken | ____________________ |
- Doel en aard van de begeleiding. De Mentor zal de Mentee naar beste vermogen begeleiden bij het hiervoor omschreven doel. De begeleiding bestaat uit het delen van ervaring, feedback, kennis en reflectie.
- Verantwoordelijkheid. De Mentee blijft volledig verantwoordelijk voor eigen keuzes, handelingen, besluiten en resultaten. De Mentor geeft geen garantie op een bepaald resultaat.
- Contactmomenten. Partijen voeren gesprekken volgens de in de tabel opgenomen afspraken. Wijzigingen of annuleringen worden uiterlijk ____________________ vooraf gemeld.
- Vergoeding. De Mentee betaalt de overeengekomen vergoeding en eventuele kosten overeenkomstig de in deze overeenkomst vastgelegde voorwaarden. Indien geen vergoeding verschuldigd is, wordt dit expliciet aangemerkt als: ____________________.
- Vertrouwelijkheid. Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van het mentortraject ontvangen geheim. Verstrekking aan derden is uitsluitend toegestaan met voorafgaande toestemming van de andere partij of wanneer dit wettelijk verplicht is.
- Persoonsgegevens. Partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van deze overeenkomst en nemen passende maatregelen ter bescherming daarvan.
- Geen arbeids- of vertegenwoordigingsrelatie. Deze overeenkomst creëert geen arbeidsovereenkomst, maatschap, agentschap of vertegenwoordigingsbevoegdheid tussen Partijen.
- Beëindiging. Iedere partij kan deze overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van ____________________. Onmiddellijke beëindiging is mogelijk bij een ernstige tekortkoming, na schriftelijke mededeling indien herstel redelijkerwijs niet mogelijk is.
- Toepasselijk recht en geschillen. Op deze overeenkomst is het recht van ____________________ van toepassing. Geschillen worden, voor zover toegestaan, voorgelegd aan de bevoegde rechter te ____________________.
Aldus overeengekomen en in twee exemplaren ondertekend.
Plaats: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening Mentor: ____________________
Naam: ____________________
Plaats: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening Mentee: ____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens
Tijdens mentorgesprekken kunnen persoonlijke, bedrijfsgevoelige of vertrouwelijke gegevens worden gedeeld. Leg vast dat beide partijen deze informatie niet zonder toestemming aan derden verstrekken, behalve wanneer een wettelijke verplichting of een zwaarwegend veiligheidsbelang dit vereist.
Wanneer persoonsgegevens worden uitgewisseld, moeten partijen zorgvuldig omgaan met de privacyregels die op hun situatie van toepassing zijn. Beperk de verzameling van gegevens tot wat noodzakelijk is voor het mentortraject en bewaar informatie niet langer dan nodig.
Maak na ieder gesprek een korte, door beide partijen goedgekeurde actielijst; zo blijven afspraken controleerbaar zonder vertrouwelijke details onnodig vast te leggen.
Vergoeding, kosten en beëindiging
Als de mentor betaald wordt, vermeld dan het bedrag, de valuta, eventuele btw, de facturatiemethode, betaaltermijn en afspraken over reis- of materiaalkosten. Bij een onbetaald traject is het verstandig dit eveneens expliciet te vermelden.
Regel ook de beëindiging: bijvoorbeeld op een vaste einddatum, met schriftelijke opzegging of onmiddellijk bij een ernstige tekortkoming. Bepaal wat er gebeurt met reeds ingeplande sessies en openstaande bedragen.
- Vul de volledige gegevens van mentor en mentee in.
- Omschrijf het doel, de onderwerpen en de concrete duur van het traject.
- Leg afspraken over bijeenkomsten, vergoeding en vertrouwelijkheid vast.
- Lees het document samen door en onderteken het in twee exemplaren.
Veelgestelde vragen
Is een mentorovereenkomst altijd betaald?
Nee. Mentorschap kan vrijwillig, intern binnen een organisatie of betaald plaatsvinden. Vermeld in alle gevallen duidelijk of een vergoeding, onkostenvergoeding of geen betaling is afgesproken.
Kan een partij tussentijds stoppen?
Dat kan wanneer de overeenkomst een opzegregeling bevat. Leg bij voorkeur een redelijke opzegtermijn, de vorm van opzegging en de afhandeling van lopende afspraken vast.
Mag de mentor vertrouwelijke informatie delen?
In beginsel niet zonder toestemming van de mentee. Uitzonderingen kunnen gelden bij een wettelijke plicht, een gerechtvaardigd veiligheidsbelang of andere duidelijk in de overeenkomst omschreven situaties.