Malzeme Tedarik Sözleşmesi Hazır Şablonu
Bu malzeme tedarik sözleşmesi şablonu, satıcı veya tedarikçi ile alıcı arasındaki ticari malzeme alımını yazılı şekilde düzenlemek için hazırlanmıştır. Teslimat koşulları, ürün özellikleri, fiyat, ödeme, kalite kontrolü, gecikme, gizlilik ve uyuşmazlık çözümüne ilişkin temel hükümler içerir.
Malzeme tedarik sözleşmesi, bir tedarikçinin belirli malzemeleri kararlaştırılan şartlarla alıcıya sağlamasını düzenleyen ticari bir belgedir. Sözleşme; ürünün niteliği, miktarı, bedeli, teslim zamanı ve ödeme düzeni konusunda tarafların ortak iradesini yazılı hâle getirir. Açık hazırlanmış bir metin, teslimat ve kalite kaynaklı uyuşmazlıkların önlenmesine yardımcı olur. Bu şablon, ticari ilişkinin temel noktalarını düzenlemek için kullanılabilir.
Malzeme tedarik sözleşmesinin amacı
Bu sözleşmenin temel amacı, malzemelerin hangi teknik özelliklerde, hangi miktarda ve ne zaman teslim edileceğini belirlemektir. Ayrıca alıcının kabul koşulları ile tedarikçinin kalite, ambalajlama ve sevk yükümlülükleri açıkça tanımlanır.
Ticari ilişkinin kapsamı tek seferlik bir teslimata veya belirli dönemlerde yapılacak sürekli siparişlere dayanabilir. Süreklilik taşıyan ilişkilerde sipariş verme, stok bildirimi ve fiyat güncelleme mekanizmaları ayrıca düzenlenmelidir.
Taraf bilgilerinin önemi
Tarafların ticaret unvanı, vergi numarası, adresi, temsilcisi ve tebligat bilgileri doğru yazılmalıdır. Sözleşmeyi imzalayan kişinin temsil yetkisi bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi de önem taşır.
Sözleşmede bulunması gereken temel alanlar
Malzemenin adı, teknik standardı, miktarı, birim fiyatı, toplam bedeli ve teslim yeri mümkün olduğunca ölçülebilir ifadelerle belirtilmelidir. Belirsiz tanımlar, siparişin kapsamı ve ayıplı ifa konusunda anlaşmazlığa neden olabilir.
| Alan | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Malzeme tanımı | Ürünün türünü, modelini ve standardını belirler. | Genel veya teknik açıdan yetersiz açıklama yazmak. |
| Miktar ve birim | Teslim edilecek toplam miktarı netleştirir. | Adet, kilogram veya metre birimini belirtmemek. |
| Bedel ve vergi | Fiyatın KDV dâhil olup olmadığını gösterir. | Vergi ve nakliye giderlerini belirsiz bırakmak. |
| Teslimat tarihi | Sevk ve kabul takvimini oluşturur. | Kesin tarih veya süre yazmamak. |
| Kalite kabulü | Kontrol ve itiraz usulünü düzenler. | Muayene süresi belirlememek. |
Teslimat, kabul ve kalite şartları
Teslimat yeri, taşıma masrafları, riskin geçiş anı ve sevk belgeleri sözleşmede gösterilmelidir. Malzemenin teslimi sırasında irsaliye, teslim tutanağı veya diğer kayıtlar üzerinden miktar ve görünür durum kontrolü yapılması yararlıdır.
Ayıplı veya eksik teslim
Alıcı, malzemeyi makul süre içinde incelemeli ve ayıp ya da eksiklik tespit ederse bunu yazılı olarak bildirmelidir. Taraflar; değiştirme, tamamlama, bedel indirimi veya iade seçeneklerinin hangi koşullarda uygulanacağını önceden kararlaştırabilir.
- Malzemenin teknik özelliklerini ve varsa standart numarasını yazın.
- Ambalajlama, etiketleme ve sevk belgelerini belirleyin.
- Teslim yerini ve teslim alma yetkilisini açıkça gösterin.
- Kalite kontrolü için süre ve bildirim yöntemini düzenleyin.
- Eksik veya ayıplı ürünlerde uygulanacak çözümü belirtin.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
MALZEME TEDARİK SÖZLEŞMESİ
Sözleşme Yeri: ____________________
Sözleşme Tarihi: ____ / ____ / ______
İşbu Malzeme Tedarik Sözleşmesi, aşağıda bilgileri yer alan taraflar arasında düzenlenmiştir.
TEDARİKÇİ
Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Vergi No / T.C. Kimlik No: ____________________
Adres: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
ALICI
Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Vergi No / T.C. Kimlik No: ____________________
Adres: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
| Değişken Alan | Bilgi |
|---|---|
| Sözleşmenin konusu | ____________________ |
| Malzemenin tanımı ve teknik özellikleri | ____________________ |
| Miktar ve ölçü birimi | ____________________ |
| Birim fiyat | ____________________ |
| Toplam sözleşme bedeli | ____________________ |
| KDV durumu | ____________________ |
| Teslim yeri ve tarihi | ____________________ |
| Ödeme şekli ve vadesi | ____________________ |
- Konu: Tedarikçi, bu sözleşme ve eklerinde belirtilen malzemeleri Alıcıya teslim etmeyi; Alıcı da sözleşme bedelini ödemeyi kabul eder.
- Malzeme ve kalite: Teslim edilecek malzemeler, sözleşmede belirtilen niteliklere, miktara ve varsa teknik şartnameye uygun olacaktır.
- Teslimat: Malzemeler ____________________ adresine en geç ____ / ____ / ______ tarihinde teslim edilecektir. Taşıma ve teslim masrafları ____________________ tarafından karşılanacaktır.
- Kabul ve bildirim: Alıcı, teslim edilen malzemeleri teslimden itibaren ______ gün içinde inceleyecek; eksik veya ayıplı hususları Tedarikçiye yazılı olarak bildirecektir.
- Bedel ve ödeme: Toplam bedel ____________________ olup ödeme, ____________________ yöntemiyle ____ / ____ / ______ tarihinde / ______ gün vadeyle yapılacaktır.
- Gecikme: Taraflardan birinin yükümlülüğünü süresinde yerine getirmemesi hâlinde uygulanacak koşullar: ____________________.
- Mücbir sebep: Tarafların kontrolü dışında gelişen ve yükümlülüklerin yerine getirilmesini engelleyen mücbir sebep hâllerinde taraflar durumu yazılı olarak birbirine bildirecektir.
- Gizlilik: Taraflar, ticari ilişki kapsamında öğrendikleri gizli bilgileri, diğer tarafın yazılı izni olmaksızın üçüncü kişilere açıklamayacaktır.
- Uyuşmazlıkların çözümü: İşbu sözleşmeden doğabilecek uyuşmazlıklarda ____________________ mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.
- Yürürlük: İşbu sözleşme, taraflarca imzalandığı tarihte yürürlüğe girer ve ______ nüsha olarak düzenlenmiştir.
Ekler: ____________________
TEDARİKÇİ
Adı Soyadı / Unvanı: ____________________
Kaşe / İmza: ____________________
ALICI
Adı Soyadı / Unvanı: ____________________
Kaşe / İmza: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Fiyat, ödeme ve gecikme düzeni
Toplam bedelin yanında birim fiyat, para birimi, KDV durumu, vade, fatura kesme zamanı ve ödeme yöntemi yazılmalıdır. Fiyatın sabit olup olmadığı veya belirli bir endekse, kur değişimine ya da maliyet unsuruna göre güncellenip güncellenmeyeceği de açık olmalıdır.
Ödeme gecikmesi hâlinde uygulanacak temerrüt faizi, ihtar süreci ve teslimatın askıya alınması gibi sonuçlar hukuka ve tarafların ticari dengesine uygun olarak düzenlenebilir. Cezai şart kararlaştırılıyorsa tutarı ve uygulanma koşulları net biçimde belirtilmelidir.
Sözleşmenin hazırlanması için izlenecek adımlar
Şablonu kullanmadan önce ticari ihtiyaçlar ile sipariş ve teslimat süreci gözden geçirilmelidir. Özellikle yüksek bedelli, teknik nitelikli veya düzenli tedarik gerektiren işlemlerde ek teknik şartname hazırlanması uygun olabilir.
- Tarafların güncel kimlik, unvan ve temsil bilgilerini toplayın.
- Malzemeleri teknik özellik, miktar ve kalite ölçütleriyle listeleyin.
- Fiyat, ödeme, teslimat ve kabul şartlarını karşılıklı olarak netleştirin.
- Sözleşmeyi ekleriyle birlikte imzalayın ve her taraf için bir nüsha saklayın.
Pratik öneri: Her teslimat için imzalı irsaliye veya teslim tutanağı düzenlemek, miktar ve teslim tarihi konusundaki ispat sorunlarını önemli ölçüde azaltır.
Risk yönetimi ve ek hükümler
Gizlilik, mücbir sebep, sözleşmenin devri, fesih, bildirim adresleri ve uyuşmazlık çözümü gibi hükümler ilişkinin niteliğine göre eklenmelidir. Teknik çizimler, kalite sertifikaları, fiyat listeleri ve sipariş formları sözleşmenin ayrılmaz eki olarak tanımlanabilir.
Uyuşmazlık hâlinde görevli ve yetkili merci seçimi yapılırken emredici hukuk kuralları dikkate alınmalıdır. Taraflar ayrıca arabuluculuk veya müzakere gibi dostane çözüm yollarına ilişkin bir ön süreç belirleyebilir.
Sık sorulan sorular
Malzeme listesi sözleşmeye eklenmeli mi?
Evet. Özellikle farklı türde veya teknik özellikte ürünler için ayrıntılı malzeme listesi ya da teknik şartname eklenmesi, sözleşme kapsamını belirginleştirir.
Teslimatta gecikme olursa ne yapılır?
Sözleşmede gecikmenin bildirilmesi, ek süre verilmesi, cezai şart, tazminat veya fesih gibi sonuçlar düzenlenmişse taraflar bu hükümlere göre hareket eder. Somut olayın koşulları ve uygulanacak hukuk ayrıca değerlendirilmelidir.
Fiyat değişikliği nasıl düzenlenir?
Fiyat sabit tutulabilir veya objektif bir endeks, döviz kuru ya da hammadde maliyeti esas alınarak değişiklik yöntemi belirlenebilir. Hesaplama biçimi, tarih ve bildirim usulü açıkça yazılmalıdır.