자재 공급 계약서 작성용 즉시 사용 가능한 표준 양식
자재 공급 계약서는 공급자와 구매자 사이의 물품 공급 조건을 서면으로 정하는 문서입니다. 이 양식은 공급 품목과 규격, 수량, 단가, 납기, 인도 장소, 검수 기준, 대금 지급, 지연 책임 및 하자 처리 절차를 체계적으로 기재할 수 있도록 구성되어 지속적이거나 일회성인 자재 거래에 활용할 수 있습니다.
자재 공급 계약서는 구매자와 공급자가 자재의 납품 조건을 명확히 합의하기 위해 작성하는 상거래 문서입니다. 계약서에는 품목과 규격, 수량, 단가뿐 아니라 납기, 검수, 대금 지급 및 하자 처리 기준을 구체적으로 담아야 합니다. 서면 합의는 거래 과정에서 발생할 수 있는 해석 차이와 분쟁을 줄이는 데 도움이 됩니다. 특히 반복 납품 또는 고액 거래라면 개별 발주서와 기본계약서의 관계도 분명히 정하는 것이 중요합니다.
자재 공급 계약서의 목적과 활용 범위
이 계약서는 건설, 제조, 유통 등에서 필요한 원자재·부품·소모품을 공급받는 조건을 정할 때 사용할 수 있습니다. 단발성 납품에도 활용할 수 있지만, 일정 기간 동안 여러 차례 발주하는 거래라면 기본 공급계약으로 작성하고 개별 발주서를 부속 문서로 관리하는 방식이 실무적으로 편리합니다.
계약 대상이 단순 물품이 아니라 설치, 운송, 기술지원 또는 시공을 포함하는 경우에는 각 업무의 범위와 비용 부담을 별도로 구분하여 기재해야 합니다.
반드시 확인할 주요 기재 사항
당사자의 정확한 법인명 또는 성명, 사업자등록번호, 주소, 대표자 및 연락처를 확인해야 합니다. 개인사업자나 법인과 계약할 때에는 계약 체결 권한이 있는 사람이 서명하거나 날인하는지도 점검하는 것이 바람직합니다.
| 기재 항목 | 기재 목적 | 자주 발생하는 오류 |
|---|---|---|
| 품목 및 규격 | 공급 대상 자재를 특정합니다. | 제품명만 쓰고 모델·등급·규격을 누락합니다. |
| 수량 및 단가 | 공급 규모와 대금 산정 기준을 정합니다. | 부가가치세 포함 여부를 명시하지 않습니다. |
| 납기 및 인도 장소 | 인도 시점과 장소를 확정합니다. | 운송비와 하역 책임을 정하지 않습니다. |
| 검수 기준 | 수량·품질 확인 및 이의 제기 절차를 정합니다. | 검수 기간과 통지 방법이 없습니다. |
| 대금 지급 | 지급 시기와 방법을 정합니다. | 세금계산서 발행 시점과 지연이자를 빠뜨립니다. |
품목 명세서의 중요성
품목명만으로 자재를 특정하기 어려운 경우에는 제조사, 모델명, 재질, 규격, 품질 등급, 허용 오차 및 포장 단위를 명세서에 기재하거나 별첨해야 합니다. 견적서, 사양서, 도면을 계약의 일부로 편입할 때에는 문서명과 작성일을 특정하는 것이 좋습니다.
가격, 세금 및 대금 지급 조건
계약 금액에는 단가, 총액, 부가가치세 포함 여부, 운송비·포장비·보험료의 부담 주체를 명확히 표시해야 합니다. 단가 조정 가능성이 있는 장기 거래라면 원자재 가격 변동, 환율 또는 물가 변동에 따른 조정 요건과 산식도 합의할 수 있습니다.
지급 시점과 증빙
선급금, 중도금, 잔금이 있는 경우 각 지급 비율과 지급 조건을 구분합니다. 통상 세금계산서 발행, 검수 완료 또는 납품서 수령을 지급 조건으로 정할 수 있으며, 계좌이체 등 지급 방법과 수령 계좌도 확인해야 합니다.
- 단가와 총 공급가액, 부가가치세를 구분합니다.
- 운송·하역·포장 비용의 부담 주체를 정합니다.
- 세금계산서 또는 거래명세서 발행 시점을 정합니다.
- 지급기일과 지급 방법을 구체적으로 적습니다.
- 지급 지연 시 적용할 이자 또는 손해배상 기준을 검토합니다.
편집 가능한 서식
문서 서식
자재 공급 계약서
본 자재 공급 계약서(이하 “본 계약”)는 아래 당사자 간에 체결한다.
계약 체결 장소: ____________________
계약 체결 일자: ______년 ______월 ______일
구매자(갑)
상호 또는 성명: ____________________
사업자등록번호 또는 주민등록번호: ____________________
주소: ____________________
대표자: ____________________
연락처: ____________________
공급자(을)
상호 또는 성명: ____________________
사업자등록번호 또는 주민등록번호: ____________________
주소: ____________________
대표자: ____________________
연락처: ____________________
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 공급 품목 및 규격 | ____________________ |
| 수량 및 단위 | ____________________ |
| 단가 | 금 ____________________원 |
| 총 계약금액 | 금 ____________________원 (부가가치세 포함 / 별도) |
| 납품 기한 | ______년 ______월 ______일 |
| 납품 장소 | ____________________ |
| 대금 지급 조건 | ____________________ |
| 검수 기간 및 방법 | ____________________ |
- 공급 의무
을은 본 계약 및 별첨 명세서에 따라 약정된 품목, 규격, 수량의 자재를 납품 기한까지 갑에게 공급한다. - 인도 및 비용 부담
자재의 운송, 하역, 포장 및 보험에 관한 비용 부담은 ____________________로 한다. 자재 인도는 갑이 지정한 장소에서 납품서에 서명하거나 검수를 완료한 때에 이루어진 것으로 본다. - 검수 및 하자
갑은 자재 수령 후 ______일 이내에 검수하고, 하자 또는 수량 부족이 발견된 경우 을에게 서면 또는 전자 방식으로 통지한다. 을은 통지를 받은 날부터 ______일 이내에 교환, 보수, 추가 납품 또는 환급 등 필요한 조치를 한다. - 대금 지급
갑은 검수 완료 및 적법한 세금계산서 수령 후 ______일 이내에 을이 지정한 계좌로 계약대금을 지급한다. 지급 계좌는 은행명 ____________________, 계좌번호 ____________________, 예금주 ____________________로 한다. - 납기 지연 및 계약 해제
을의 귀책사유로 납품이 지연되는 경우, 을은 갑에게 ____________________의 기준에 따른 책임을 부담한다. 어느 일방이 본 계약의 중요한 의무를 위반하고 상대방의 서면 시정 요구 후 ______일 이내에 시정하지 아니한 경우, 상대방은 본 계약을 해제 또는 해지할 수 있다. - 변경 및 분쟁 해결
본 계약의 변경 또는 추가 합의는 당사자 간 서면 합의로만 효력이 있다. 본 계약과 관련한 분쟁은 상호 협의하여 해결하며, 협의가 이루어지지 않을 경우 ____________________ 소재 관할 법원을 제1심 전속 관할 법원으로 한다. - 특약 사항
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
본 계약의 성립을 증명하기 위하여 계약서 2부를 작성하고, 갑과 을이 각각 서명 또는 날인한 후 각 1부씩 보관한다.
갑(구매자): ____________________ (서명 또는 인)
을(공급자): ____________________ (서명 또는 인)
여기에서 바로 문안을 편집할 수 있습니다. 변경 사항은 브라우저에 저장되며 인쇄하거나 Word와 PDF로 내보낼 수 있습니다.
납품, 검수 및 하자 처리
공급자는 약정한 장소와 기한에 자재를 인도하고, 구매자는 합리적인 기간 내에 수량과 외관, 규격 및 성능을 검수해야 합니다. 인도 완료의 기준을 운송장 수령, 납품서 서명 또는 검수 완료 중 무엇으로 볼지 정하면 책임 이전 시점을 명확히 할 수 있습니다.
하자가 발견되었을 때에는 통지 기한, 통지 방법, 교환·보수·환급 등 처리 방식과 비용 부담을 정합니다. 숨은 하자의 경우 일반 검수 기간과 별도로 보증 기간을 두는 방안도 고려할 수 있습니다.
계약서에 적힌 품목 규격과 견적서·발주서의 내용이 일치하는지 서명 전에 대조하고, 변경 사항은 반드시 서면 또는 기록이 남는 전자 방식으로 확인하십시오.
계약 체결과 변경 절차
계약서 본문과 별첨 자료의 우선순위를 정해 두면 문서 간 내용이 다를 때 해석상 혼선을 줄일 수 있습니다. 납기, 수량, 단가를 변경할 가능성이 있다면 변경 요청부터 승인, 적용 시점까지의 절차를 계약서에 포함하는 것이 좋습니다.
- 당사자 정보와 계약 체결 권한을 확인합니다.
- 품목 명세, 수량, 단가 및 납기 내용을 대조합니다.
- 검수·하자·대금 지급 및 지연 책임 조항을 협의합니다.
- 별첨 자료를 확인한 뒤 계약서에 서명 또는 날인하고 보관합니다.
자주 묻는 질문
견적서만으로 자재 공급 조건을 정할 수 있나요?
견적서는 가격 제안 자료로 활용될 수 있지만, 납기·검수·하자·책임 등 핵심 조건이 부족할 수 있습니다. 거래 규모나 위험에 따라 별도의 공급 계약서 또는 견적서에 대한 명시적 승낙 문서를 갖추는 것이 안전합니다.
납품 후 검수 기간은 어떻게 정해야 하나요?
자재의 종류, 수량, 시험 필요성 및 사용 환경을 고려해 당사자가 정할 수 있습니다. 단순 수량 확인과 성능 시험이 필요한 품목은 검수 절차와 기간을 구분하여 정하는 것이 좋습니다.
공급자가 납기를 지키지 않으면 어떻게 하나요?
계약서에 지연 통지 의무, 대체 조달 가능 여부, 지체상금 또는 손해배상 기준, 계약 해제 요건을 정해 둘 수 있습니다. 실제 손해와 계약 조건을 고려해야 하므로 중요한 거래는 전문가의 검토를 권장합니다.