Uluslararası Temsilcilik Sözleşmesi Hazır Modeli
Bu uluslararası temsilcilik sözleşmesi hazır modeli, bir işletmenin yabancı pazarlarda temsil edilmesi için tarafların görevlerini, temsil bölgesini, komisyon esaslarını, sözleşme süresini ve fesih şartlarını yazılı hale getirmenize yardımcı olur. Model, ticari ilişkiyi açık biçimde tanımlamak amacıyla doldurulabilir alanlar ve temel sözleşme maddeleri içerir.
Uluslararası temsilcilik sözleşmesi, bir şirketin belirli bir ülkede veya bölgede ürün ve hizmetlerini tanıtması, müşteri bulması ya da sipariş aracılığı yapması için temsilci görevlendirdiği ticari sözleşmedir. Tarafların yetki sınırları, ücretlendirme yöntemi ve sorumlulukları yazılı olarak belirlenmelidir. Özellikle sınır ötesi ilişkilerde uygulanacak hukuk, vergi yükümlülükleri ve uyuşmazlık çözümü hükümleri önem taşır. Bu hazır model, temel ticari koşulları sistemli biçimde düzenlemenize yardımcı olur.
Uluslararası temsilcilik sözleşmesi nedir?
Bu sözleşme, temsil olunan şirket ile bağımsız hareket eden temsilci arasındaki ilişkinin çerçevesini belirler. Temsilci; pazarlama, müşteri ilişkileri, teklif iletimi veya sipariş toplama gibi görevler üstlenebilir.
Temsilcinin şirket adına sözleşme imzalama, fiyat belirleme veya tahsilat yapma yetkisinin bulunup bulunmadığı açıkça yazılmalıdır. Yetkinin belirsiz bırakılması, üçüncü kişilerle yapılan işlemlerde uyuşmazlık yaratabilir.
Temsilci ile acente arasındaki ayrım
Uygulamada temsilcilik, acentelik, distribütörlük ve bayilik kavramları farklı hukuki sonuçlar doğurabilir. Sözleşmenin adı tek başına belirleyici değildir; tarafların fiili görevleri, sürekli ilişki biçimi ve işlem yapma yetkisi dikkate alınır.
Sözleşmede bulunması gereken temel unsurlar
Sözleşmede tarafların ticari unvanı, kayıt bilgileri, adresleri ve yetkili temsilcileri eksiksiz yer almalıdır. Ayrıca temsil bölgesi, ürün veya hizmet kapsamı ile temsilcinin görev alanı somut şekilde tanımlanmalıdır.
| Belge alanı | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Temsil bölgesi | Faaliyetin yürütüleceği ülke veya coğrafi alanı belirler. | Ülke, şehir veya müşteri gruplarının belirsiz yazılması. |
| Yetki kapsamı | Temsilcinin teklif, sözleşme ve tahsilat yetkisini açıklar. | İmza yetkisinin varsayıma bırakılması. |
| Komisyon | Ücretin oranını, hesabını ve ödeme zamanını düzenler. | Vergi, iade ve iptal işlemlerinin hesaba katılmaması. |
| Süre ve fesih | Sözleşmenin başlangıç, bitiş ve sona erme koşullarını düzenler. | Bildirim süresi ile haklı fesih nedenlerinin yazılmaması. |
| Uygulanacak hukuk | Uyuşmazlıkta hangi ülke hukukunun esas alınacağını gösterir. | Yetkili mahkeme veya tahkim yerinin belirtilmemesi. |
Komisyon, masraf ve ödeme düzeni
Komisyonun hangi işlemler üzerinden doğacağı, siparişin kabulü veya bedelin tahsili gibi bir koşula bağlanıp bağlanmadığı belirtilmelidir. Hesaplama para birimi, ödeme dönemi, fatura düzeni ve vergilerin kimin sorumluluğunda olduğu da kararlaştırılmalıdır.
Masrafların karşılanması
Seyahat, fuar, reklam, numune, çeviri ve müşteri ağırlama giderleri için ön onay yöntemi belirlenmesi faydalıdır. Aksi kararlaştırılmadıkça temsilcinin bağımsız işletme giderlerinin kendisine ait olduğu yönünde açık bir hüküm eklenebilir.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
ULUSLARARASI TEMSİLCİLİK SÖZLEŞMESİ
Sözleşmenin Düzenlendiği Yer: ____________________
Tarih: ____ / ____ / ________
İşbu Uluslararası Temsilcilik Sözleşmesi (“Sözleşme”), aşağıda bilgileri yer alan taraflar arasında akdedilmiştir.
1. TEMSİL OLUNAN
Ticari Unvanı: ____________________
Adres: ____________________
Vergi Dairesi / Vergi No: ____________________
Ticaret Sicil No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
2. TEMSİLCİ
Adı / Ticari Unvanı: ____________________
Adres: ____________________
Vergi veya Kayıt No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
| Değişken Alan | Kararlaştırılan Bilgi |
|---|---|
| Temsil bölgesi | ____________________ |
| Ürün / hizmet kapsamı | ____________________ |
| Komisyon oranı ve hesaplama esası | ____________________ |
| Ödeme para birimi ve vadesi | ____________________ |
| Sözleşme süresi | ____________________ |
| Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlık mercii | ____________________ |
- Konu: Temsil Olunan, yukarıda belirtilen bölge ve kapsam dahilinde ürün ve/veya hizmetlerinin tanıtımı, müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi ve siparişlere aracılık edilmesi amacıyla Temsilciyi görevlendirmiştir.
- Temsilcinin Yetkisi: Temsilci, Temsil Olunan adına sözleşme imzalama, fiyat değiştirme, indirim verme veya tahsilat yapma yetkisine sahip değildir; yazılı olarak aksi kararlaştırılmışsa bu yetki yalnızca belirtilen sınırlar içinde kullanılır.
- Temsilcinin Yükümlülükleri: Temsilci, faaliyetlerini özenle yürütmeyi, Temsil Olunanın talimatlarına uygun hareket etmeyi, ticari sırları korumayı ve faaliyetleri hakkında düzenli bilgi vermeyi kabul eder.
- Temsil Olunanın Yükümlülükleri: Temsil Olunan, temsil faaliyetleri için gerekli ürün bilgilerini ve makul ölçüde pazarlama materyalini sağlamakla; hak edilmiş komisyonları süresinde ödemekle yükümlüdür.
- Komisyon ve Ödeme: Temsilciye, ____________________ esasına göre % ______ oranında komisyon ödenir. Komisyon, ____________________ tarihinden itibaren ______ gün içinde Temsilcinin bildirdiği hesaba yatırılır.
- Masraflar: Temsilcinin masrafları ____________________ tarafından karşılanacaktır. Önceden yazılı onay gerektiren giderler: ____________________.
- Gizlilik ve Fikri Mülkiyet: Taraflar, sözleşme kapsamında öğrendikleri ticari, teknik ve mali bilgileri gizli tutacaktır. Marka, logo ve diğer fikri mülkiyet unsurları yalnızca yazılı izin kapsamında kullanılabilir.
- Süre ve Fesih: Sözleşme ____ / ____ / ______ tarihinde yürürlüğe girer ve ____________________ süreyle geçerlidir. Taraflardan her biri, ______ gün önceden yazılı bildirimle sözleşmeyi feshedebilir. Haklı nedenle derhal fesih hakları saklıdır.
- Uygulanacak Hukuk ve Uyuşmazlıklar: İşbu Sözleşmeye ____________________ hukuku uygulanır. Uyuşmazlıkların çözümünde ____________________ yetkilidir.
- Yürürlük: İşbu Sözleşme, taraflarca okunarak ____ / ____ / ______ tarihinde iki nüsha halinde imzalanmış ve yürürlüğe girmiştir.
TEMSİL OLUNAN
Adı / Unvanı: ____________________
Yetkili İmza: ____________________
TEMSİLCİ
Adı / Unvanı: ____________________
Yetkili İmza: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Hazırlık kontrol listesi
İmzadan önce taraflar, ticari hedefleri ve hukuki sorumlulukları aynı anlayışla değerlendirmelidir. Aşağıdaki bilgiler, sözleşmenin daha uygulanabilir hazırlanmasını sağlar.
- Tarafların güncel ticaret sicili ve vergi bilgileri
- Temsil edilecek ürün veya hizmetlerin ayrıntılı listesi
- Ülke, bölge veya müşteri segmenti tanımı
- Komisyon oranı, ödeme para birimi ve vade bilgisi
- Gizlilik, veri koruma ve fikri mülkiyet kuralları
Pratik öneri: Temsilciye verilecek yazılı yetkiyi ayrıca düzenleyin; sözleşmede yer almayan geniş bir temsil veya tahsilat yetkisinin varmış gibi görünmesine izin vermeyin.
Sözleşme nasıl doldurulur?
Modeldeki boş alanlar, tarafların gerçek ticari ve hukuki bilgileriyle doldurulmalıdır. Özellikle sınır ötesi işlem yapılacaksa yerel zorunlu kurallar ve vergi düzenlemeleri ayrıca kontrol edilmelidir.
- Tarafların unvan, adres ve yetkili kişi bilgilerini yazın.
- Temsil bölgesini, ürün kapsamını ve yetki sınırlarını belirleyin.
- Komisyon, masraf, ödeme ve raporlama koşullarını tamamlayın.
- Uygulanacak hukuk, uyuşmazlık çözümü, tarih ve imza alanlarını doldurun.
Riskler ve özel hükümler
Gizlilik, ticari sırların korunması, marka kullanım izni ve müşteri verilerinin işlenmesi, uluslararası ilişkilerde önem taşıyan başlıklardır. Temsilcinin alt temsilci atayıp atayamayacağı, rekabet yasağı ve sözleşme sonrasında dokümanların iadesi de düzenlenebilir.
Taraflar, ihracat kontrolleri, yaptırım kuralları ve rüşvetle mücadele yükümlülüklerine uyum konusunda karşılıklı taahhüt vermeyi değerlendirmelidir. Bu tür hükümler, faaliyet gösterilen ülkelere ve işin niteliğine göre uyarlanmalıdır.
Sıkça sorulan sorular
Temsilci şirket adına sözleşme imzalayabilir mi?
Ancak sözleşmede açıkça yetkilendirilmişse veya ayrıca usulüne uygun bir yetki belgesi verilmişse imzalayabilir. Yetkinin kapsamı, limiti ve süresi net olarak belirtilmelidir.
Komisyon ne zaman ödenmelidir?
Ödeme zamanı tarafların anlaşmasına bağlıdır. Genellikle siparişin kabulü, teslimat, müşteri ödemesi veya faturanın düzenlenmesi gibi açıkça tanımlanan bir olaya bağlanır.
Hangi ülkenin hukuku uygulanır?
Taraflar sözleşmede uygulanacak hukuku seçebilir; ancak bazı ülkelerde emredici kurallar bu seçimi sınırlayabilir. Bu nedenle ilgili ülkelerdeki uzman görüşü alınması yararlı olabilir.