Kullanıma Hazır Hizmet Teklifi ve Fiyatlandırma Şablonu
Bu hizmet teklifi şablonu; sunulacak işin kapsamını, birim ve toplam bedelleri, vergileri, ödeme planını, geçerlilik süresini ve teslim koşullarını düzenlemek için hazırlanmıştır. Serbest çalışanlar, danışmanlar ve işletmeler, müşteriyle mutabık kalınan ticari koşulları yazılı ve anlaşılır biçimde sunmak amacıyla bu belgeyi uyarlayabilir.
Hizmet teklifi, bir hizmetin hangi kapsamda, ne kadar bedelle ve hangi koşullarda sunulacağını yazılı olarak ortaya koyan ticari bir belgedir. Müşterinin karar vermesini kolaylaştırırken tarafların beklentilerini aynı metinde toplar. Açık hazırlanmış bir teklif; fiyat, teslim süresi ve ek masraflar konusunda doğabilecek uyuşmazlıkları azaltır. Bu şablon, farklı hizmet türlerine göre uyarlanabilecek temel bir çerçeve sunar.
Hizmet teklifinin amacı ve kullanım alanı
Teklif, satış sürecinin önemli bir parçasıdır ve müşteri kabulünden önce işin ticari çerçevesini belirlemeye yardımcı olur. Danışmanlık, tasarım, bakım, eğitim, yazılım, organizasyon ve teknik destek gibi birçok hizmette kullanılabilir.
Belgenin sözleşme yerine geçip geçmeyeceği; içeriğine, tarafların iradesine ve uygulanacak hukuka bağlıdır. Bu nedenle kabul yöntemi, geçerlilik tarihi ve varsa ayrı sözleşmeye atıf açıkça yazılmalıdır.
Teklif ile sözleşme arasındaki fark
Teklif, çoğunlukla bir hizmet sunma önerisidir; sözleşme ise tarafların karşılıklı hak ve yükümlülüklerini bağlayıcı biçimde düzenler. Teklif kabul edildiğinde veya ayrıca bir sözleşme imzalandığında bağlayıcılığın kapsamı daha net hâle gelir.
Teklifte bulunması gereken temel bilgiler
Belgede teklif numarası, düzenleme tarihi, hizmet sağlayıcının ve müşterinin kimlik ile iletişim bilgileri yer almalıdır. Hizmetin tanımı, kapsamı, fiyatı, vergiler ve geçerlilik süresi de görünür olmalıdır.
| Belge alanı | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Teklif numarası | Takip ve arşivleme sağlar. | Numarasız veya mükerrer teklif düzenlemek. |
| Hizmet kapsamı | Yapılacak işi somutlaştırır. | Genel ve ölçülemeyen açıklama kullanmak. |
| Bedel ve vergi | Ödenecek toplamı gösterir. | KDV veya diğer vergilerin durumunu belirtmemek. |
| Teslim süresi | İş takvimini belirler. | Başlangıç ve bitiş koşulunu yazmamak. |
| Ödeme koşulu | Vade ve ödeme yöntemini açıklar. | Peşinat ya da taksit tarihlerini belirsiz bırakmak. |
Kapsamı ölçülebilir yazın
“Danışmanlık hizmeti verilecektir” ifadesi tek başına yeterli olmayabilir. Toplantı sayısı, çalışma saati, teslim edilecek çıktı, revizyon sayısı ve hizmetin hariç tuttukları mümkün olduğunca somut belirtilmelidir.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
HİZMET TEKLİFİ
Teklif No: ____________________
Düzenleme Yeri: ____________________ Düzenleme Tarihi: ____ / ____ / ______
Teklif Geçerlilik Tarihi: ____ / ____ / ______
Taraf Bilgileri
Hizmet Sağlayıcı: ____________________
Vergi / T.C. Kimlik No: ____________________
Adres: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
Müşteri: ____________________
Vergi / T.C. Kimlik No: ____________________
Adres: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
Hizmet ve Fiyat Bilgileri
| Sıra | Hizmet / İş Kalemi | Miktar | Birim Fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Ara Toplam | ____________________ | |||
| KDV / Diğer Vergiler | ____________________ | |||
| Genel Toplam | ____________________ | |||
Para Birimi: ____________________
Hizmet Başlangıç Tarihi: ____ / ____ / ______
Tahmini Teslim / Tamamlanma Tarihi: ____ / ____ / ______
Ödeme Yöntemi ve Vadesi: ____________________
Koşullar
- Hizmetin kapsamı, yukarıdaki iş kalemleri ve açıklamalarla sınırlıdır.
- Teklif bedeli: ____________________ olup KDV durumu: ____________________ şeklindedir.
- Ödeme planı şu şekildedir: ____________________.
- Müşteri tarafından talep edilen kapsam değişiklikleri, yazılı onay ve ek fiyatlandırmaya tabidir.
- Müşterinin gerekli bilgi, belge veya onayları geciktirmesi hâlinde teslim süresi buna bağlı olarak uzatılır.
- Bu teklif ____ / ____ / ______ tarihine kadar geçerlidir.
- Kabul durumu: ____________________ yöntemiyle bildirilecektir.
Ek Açıklamalar:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
HİZMET SAĞLAYICI
Adı Soyadı / Unvanı: ____________________
İmza: ____________________
Tarih: ____ / ____ / ______
MÜŞTERİ
Adı Soyadı / Unvanı: ____________________
İmza: ____________________
Tarih: ____ / ____ / ______
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Fiyatlandırma ve ödeme koşulları
Fiyatlar sabit toplam bedel, saatlik ücret, birim fiyat veya aşamalı ödeme modeliyle gösterilebilir. Para birimi, KDV durumu, indirimler, ulaşım ve üçüncü kişi giderleri gibi kalemlerin bedelle ilişkisi ayrıca belirtilmelidir.
- Toplam hizmet bedelini ve para birimini yazın.
- Vergilerin dahil veya hariç olduğunu açıkça belirtin.
- Peşinat, ara ödeme ve bakiye tutarlarını ayırın.
- Ödeme vadesi ile ödeme yöntemini belirtin.
- Ek işlerin hangi koşullarla ücretlendirileceğini düzenleyin.
Pratik öneri: Teklifte yer almayan taleplerin, işe başlanmadan önce yazılı onay ve ek fiyatlandırma ile değerlendirilmesini sağlayın.
Teslim, değişiklik ve geçerlilik düzenlemeleri
İşe başlama tarihi, teslim tarihi ve müşteri tarafından sağlanacak bilgi veya materyaller netleştirilmelidir. Müşteri kaynaklı gecikmelerin takvime etkisi ile kabul ve revizyon süreci de teklifin içinde yer alabilir.
Teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu belirtilmezse fiyat ve koşullara ilişkin belirsizlik oluşabilir. Geçerlilik süresi sonunda teklifin yeniden değerlendirmeye tabi olacağı yazılmalıdır.
Teklifi hazırlama adımları
Teklifinizi göndermeden önce müşteri ihtiyacını ve işin sınırlarını teyit edin. Ardından aşağıdaki sırayı izleyerek belgeyi daha anlaşılır ve kontrol edilebilir hâle getirebilirsiniz.
- Müşteri ihtiyaçlarını, hedefleri ve teslim edilecek işleri belirleyin.
- İş kalemlerini, süreleri ve sorumlulukları listeleyin.
- Fiyat, vergi, ödeme ve ek gider koşullarını hesaplayın.
- Geçerlilik, kabul ve imza alanlarını ekleyerek teklifi gönderin.
Sıkça sorulan sorular
Hizmet teklifinde KDV mutlaka belirtilmeli mi?
Evet. Bedelin KDV dahil mi yoksa hariç mi olduğu ve uygulanacak oran, yürürlükteki vergi kuralları dikkate alınarak açıkça gösterilmelidir.
Teklifin geçerlilik süresi ne olmalıdır?
Sektöre, maliyetlerin değişkenliğine ve işin niteliğine göre değişir. Uygulamada belirli bir bitiş tarihi yazılması, fiyatın ne zamana kadar geçerli olduğunu netleştirir.
Müşteri teklifi kabul ederse ne yapılmalıdır?
Kabulün yazılı olarak alınması, yetkili kişi tarafından imzalanması veya güvenilir bir elektronik onay yöntemi kullanılması uygundur. İşin niteliğine göre ayrıca ayrıntılı bir sözleşme imzalanmalıdır.