Etkinlik Organizasyon Sözleşmesi Hazır Modeli
Etkinlik organizasyon sözleşmesi hazır modeli; organizatör ile müşteri arasındaki hizmetin kapsamını, etkinlik tarihini, bütçeyi, ödeme planını, tedarikçi koordinasyonunu, iptal koşullarını ve tarafların sorumluluklarını yazılı hâle getirmek için hazırlanmıştır. Düğün, kurumsal toplantı, lansman, festival ve özel davet gibi farklı organizasyonlara uyarlanabilir.
Etkinlik organizasyon sözleşmesi, bir organizatörün müşteriye sunacağı planlama, koordinasyon ve uygulama hizmetlerini yazılı olarak belirleyen belgedir. Tarafların beklentilerini aynı metinde toplamak; bütçe, zamanlama ve sorumluluk konularındaki uyuşmazlık riskini azaltır. Sözleşmede etkinliğin türü, yeri, tarihi, hizmet sınırları ve ödeme koşulları mümkün olduğunca somut yazılmalıdır. Bu hazır model, farklı büyüklükteki etkinliklere uyarlanabilecek temel bir çerçeve sunar.
Etkinlik organizasyon sözleşmesi neden gereklidir?
Organizasyon hizmetleri çoğu zaman birden fazla tedarikçi, değişken bütçe kalemi ve belirli bir takvim içerir. Yazılı sözleşme; hangi işlerin organizatör tarafından yürütüleceğini, hangi giderlerin müşteriye ait olduğunu ve değişiklik taleplerinin nasıl yönetileceğini açıklaştırır.
Özellikle son dakika iptalleri, mekan değişiklikleri, katılımcı sayısındaki artışlar ve ek teknik ihtiyaçlar bakımından açık hükümler önem taşır. Böylece taraflar, iş ilişkisinin sınırlarını başlangıçta belirleyebilir.
Sözleşmede bulunması gereken temel bilgiler
Tarafların kimlik ve iletişim bilgileri, etkinliğin tanımı, tarih-saat bilgileri, mekan, hizmet bedeli ve ödeme vadesi ana unsurlardır. Ayrıca organizatörün yalnızca koordinasyon mu yapacağı, yoksa tedarikçileri kendi adına mı temin edeceği ayrıca belirtilmelidir.
| Belge alanı | Ne için kullanılır? | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Etkinlik tanımı | Hizmetin türünü ve hedefini belirler. | Genel ve ölçülemez ifadeler kullanmak. |
| Tarih ve mekan | Organizasyonun zamanını ve yerini sabitler. | Kurulum ve söküm saatlerini yazmamak. |
| Hizmet kapsamı | Organizatörün yapacağı işleri gösterir. | Tedarikçi sorumluluklarını belirsiz bırakmak. |
| Ücret ve ödeme | Bedel, avans ve vade düzenini açıklar. | Vergi ve ek masrafları belirtmemek. |
| İptal koşulları | İptal hâlindeki ücret ve masrafları düzenler. | İade oranlarını tarihlere göre ayırmamak. |
Hizmet kapsamı nasıl yazılmalıdır?
Hizmet kapsamı; konsept geliştirme, mekan araştırması, davetli yönetimi, dekorasyon, ses-ışık koordinasyonu, sahne programı, ikram yönetimi ve etkinlik günü koordinasyonu gibi kalemlere ayrılmalıdır. Sözleşme dışı işler de ayrıca sayılmalıdır.
Ücret, bütçe ve ödeme planı
Organizatörün hizmet bedeli ile mekan, teknik ekipman, ikram, sanatçı, ulaşım ve benzeri üçüncü kişi giderleri birbirinden ayrılmalıdır. Bedelin KDV dahil veya hariç olduğu, avans tutarı ve kalan ödemenin ne zaman yapılacağı açıkça yazılmalıdır.
Ek masraflar ve bütçe aşımı
Müşterinin yazılı onayı olmadan belirli bir limiti aşan harcama yapılıp yapılamayacağı düzenlenmelidir. Döviz, tedarikçi fiyat değişikliği veya katılımcı sayısı nedeniyle oluşabilecek farkların hangi şartlarda müşteriye yansıtılacağı da belirtilmelidir.
- Etkinliğin adı, amacı, tarihi ve saat aralığı
- Mekan bilgisi ile kurulum ve söküm zamanları
- Organizatörün üstlendiği hizmetlerin ayrıntılı listesi
- Toplam bütçe, hizmet bedeli, vergi ve ödeme takvimi
- İptal, erteleme, mücbir sebep ve değişiklik prosedürü
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
ETKİNLİK ORGANİZASYON SÖZLEŞMESİ
Sözleşmenin Düzenlendiği Yer: ____________________
Sözleşme Tarihi: ____ / ____ / ______
İşbu Etkinlik Organizasyon Sözleşmesi, aşağıda bilgileri bulunan taraflar arasında düzenlenmiştir.
ORGANİZATÖR
Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Vergi Kimlik No / T.C. Kimlik No: ____________________
Adres: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
MÜŞTERİ
Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Vergi Kimlik No / T.C. Kimlik No: ____________________
Adres: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
| Değişken Alan | Bilgi |
|---|---|
| Etkinliğin adı ve türü | ____________________ |
| Etkinlik tarihi ve saati | ____________________ |
| Etkinlik mekanı | ____________________ |
| Tahmini katılımcı sayısı | ____________________ |
| Hizmet bedeli | ____________________ TL |
| Avans tutarı ve ödeme tarihi | ____________________ TL / ____________________ |
| Kalan bedel ve son ödeme tarihi | ____________________ TL / ____________________ |
| Toplam onaylı bütçe | ____________________ TL |
- Konu: Bu sözleşmenin konusu, Organizatörün Müşteri için yukarıda belirtilen etkinliğe ilişkin organizasyon, planlama ve koordinasyon hizmetlerini sunmasına ilişkin tarafların hak ve yükümlülüklerinin belirlenmesidir.
- Hizmet Kapsamı: Organizatör; aşağıdaki hizmetleri sağlayacaktır: ____________________. Hizmet kapsamı dışında kalan işler: ____________________.
- Etkinlik Programı: Etkinliğin kurulum saati, başlangıç-bitiş saati, söküm süresi ve program akışı Ek-1'de belirtilmiştir. Müşteri, programdaki değişiklik taleplerini yazılı olarak iletir.
- Ücret ve Ödeme: Organizasyon hizmet bedeli ____________________ TL'dir. Bu tutara KDV'nin dahil olup olmadığı: ____________________. Müşteri, avansı sözleşme imzasında / en geç ____________________ tarihinde öder. Kalan bedel ____________________ tarihinde ödenir.
- Tedarikçi ve Ek Giderler: Mekan, ikram, teknik ekipman, dekorasyon, sanatçı, ulaşım ve diğer üçüncü kişi giderleri: ____________________ tarafından karşılanacaktır. Onaylı bütçeyi aşan harcamalar Müşterinin önceden yazılı onayına tabidir.
- Müşterinin Yükümlülükleri: Müşteri, etkinliğin gerçekleştirilmesi için gerekli bilgi, belge, izin, onay ve ödemeleri zamanında sağlar. Katılımcı sayısı, özel talepler ve güvenlik gereksinimleri hakkında doğru bilgi verir.
- Organizatörün Yükümlülükleri: Organizatör, hizmetleri özenle yürütür, etkinlik akışını koordine eder ve Müşteriyi önemli gelişmeler hakkında zamanında bilgilendirir.
- Değişiklikler: Hizmet kapsamı, tarih, mekan, katılımcı sayısı veya bütçede yapılacak değişiklikler yazılı olarak onaylanır. Bu değişikliklerin doğurduğu ilave maliyetler Müşteriye aittir.
- İptal ve Erteleme: Müşterinin iptal veya erteleme talebini yazılı bildirmesi gerekir. İptal hâlinde, tamamlanmış hizmetler, geri alınamayan tedarikçi ödemeleri ve tarafların ayrıca belirlediği kesintiler mahsup edilir. Uygulanacak koşullar: ____________________.
- Mücbir Sebep: Doğal afet, resmi makam kararı, savaş, salgın ve tarafların kontrolü dışındaki benzer durumlarda taraflar birbirini derhal yazılı olarak bilgilendirir. Etkinliğin ertelenmesi veya sözleşmenin sona erdirilmesi konusunda taraflar iyi niyetle mutabakata varır.
- Uyuşmazlıkların Çözümü: İşbu sözleşmeden doğabilecek uyuşmazlıklarda ____________________ Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.
- Yürürlük: İşbu sözleşme ____ / ____ / ______ tarihinde, ____ nüsha olarak imzalanmış ve yürürlüğe girmiştir.
Ekler:
Ek-1: Etkinlik Programı
Ek-2: Hizmet ve Bütçe Teklifi
Ek-3: Tedarikçi Listesi (varsa)
ORGANİZATÖR
Adı Soyadı / Unvanı: ____________________
İmza: ____________________
MÜŞTERİ
Adı Soyadı / Unvanı: ____________________
İmza: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
İptal, erteleme ve mücbir sebep
İptal hükümleri, tarafların etkinlik tarihine ne kadar süre kala bildirim yapacağına göre kademeli kurulabilir. Tedarikçilere geri alınamayacak şekilde ödenen bedeller ile organizatörün tamamladığı işler için doğan ücretlerin durumu açıkça belirtilmelidir.
Doğal afet, resmi makam kararı, salgın tedbirleri veya tarafların makul kontrolü dışındaki durumlar mücbir sebep olarak değerlendirilebilir. Bu hâllerde bildirim, belgelendirme, erteleme ve ücret iadesi yöntemleri yazılı şekilde kararlaştırılmalıdır.
Pratik öneri: Etkinlikten önce onaylanan bütçeyi, tedarikçi tekliflerini ve her değişiklik talebini e-posta veya imzalı ek protokol ile kayıt altına alın.
Sözleşme hazırlama ve imzalama adımları
Belge imzalanmadan önce taraflar hizmet listesini, maliyet tablosunu ve etkinlik programını birlikte kontrol etmelidir. Sözleşmeye eklenen teklif, plan ve teknik şartname gibi belgelerin tarih ve numarası belirtilmelidir.
- Etkinliğin amaç, tarih, mekan ve katılımcı bilgilerini netleştirin.
- Hizmet kapsamını ve kapsam dışı işleri kalem kalem yazın.
- Ücret, avans, vergi, tedarikçi giderleri ve ödeme vadelerini belirleyin.
- İptal, değişiklik ve imza hükümlerini gözden geçirerek nüshaları imzalayın.
Sıkça sorulan sorular
Organizatör tedarikçi hatalarından sorumlu olur mu?
Bu durum sözleşmedeki ilişki biçimine bağlıdır. Organizatörün yalnızca aracılık ve koordinasyon yaptığı hâllerde sorumluluk sınırı açıkça yazılmalı; organizatörün tedarikçiyi kendi adına seçip yönettiği hâllerde ise farklı yükümlülükler doğabilir.
Etkinlik tarihi değişirse sözleşme yenilenmeli mi?
Tarih değişikliği, maliyet veya hizmet kapsamını etkiliyorsa yazılı ek protokol yapılması uygundur. Ek metinde yeni tarih, değişen bedeller ve tedarikçi koşulları yer almalıdır.
Avans iade edilir mi?
Avansın iadesi; iptal zamanı, yapılmış işler ve üçüncü kişilere yapılan geri alınamaz ödemelere göre sözleşmede belirlenen koşullara tabidir. İade ve kesinti esaslarının baştan yazılması önerilir.