活動籌辦服務契約範本：可直接填寫使用的完整文件
本活動籌辦服務契約範本適用於企業活動、婚禮、展覽、發表會、研討會及私人宴會等委託情境。文件可協助委託方與活動承辦方明確約定服務內容、預算、付款方式、時程、變更程序、取消規則、保密義務及責任歸屬，降低籌備與執行過程中的溝通落差與爭議風險。
活動籌辦服務契約用於規範委託方與活動承辦方之間的合作內容，特別適合需要整合企劃、場地、供應商、流程及現場執行的活動。無論是商業發表會、教育研討會、婚禮、展覽或社群活動，事前以書面界定雙方責任都十分重要。完善的契約可讓預算、時程與交付成果更具可追蹤性，也能在活動變更或取消時提供處理依據。簽約前，雙方應確認每一項服務範圍與可量化的執行標準。
活動籌辦服務契約的用途
此類契約的核心目的，是將口頭協商內容轉化為可執行的書面約定。契約通常會載明活動基本資訊、服務項目、報價與付款安排，以及雙方各自應提供的資源與配合事項。
對委託方而言，契約有助於掌握承辦方的工作範圍及進度；對承辦方而言，則能避免工作內容無限制增加，並建立追加服務與費用調整的依據。
適用的活動類型
本範本可依活動規模與性質調整，適用於產品發表會、記者會、尾牙、週年慶、展覽、論壇、研習課程、婚宴及公益募款活動等。若涉及跨境活動、表演藝人、酒類供應或大型公共集會，宜另行檢視特別法規及許可要求。
簽署前應確認的重點
簽約前應先確認活動日期、場地、預計參與人數、預算上限、工作分工與主要決策人。尤其是場地訂金、第三方供應商費用及不可退還支出，必須清楚揭露並取得委託方同意。
- 活動名稱、日期、時間與舉辦地點。
- 承辦方負責的企劃、採購、設計、執行及撤場項目。
- 委託方應提供的資料、核准期限及現場配合事項。
- 服務費、代墊費用、稅費及付款節點。
- 活動內容變更、延期、取消與不可抗力的處理方式。
契約重要欄位與常見錯誤
契約中的重要欄位應具體、可驗證且可追溯。僅寫「負責整體活動」或「依需求辦理」容易造成雙方對工作內容的理解不一致，建議以附件、報價單或執行表逐項列明。
| 契約欄位 | 用途 | 常見錯誤 |
|---|---|---|
| 活動基本資料 | 確認活動名稱、時間、地點與規模 | 未載明活動時段或備用日期 |
| 服務範圍 | 界定企劃、設計、採購及現場執行工作 | 未區分包含項目與額外收費項目 |
| 費用與付款 | 約定報酬、代墊款及付款期限 | 未說明稅費、訂金或逾期付款責任 |
| 變更程序 | 處理人數、流程、場地或設備調整 | 以口頭通知變更，未保留書面紀錄 |
| 取消與延期 | 分配已發生成本及取消費用 | 未列出第三方不可退費用的負擔方式 |
費用條款的寫法
費用可分為固定服務費、依實際支出核銷的代墊費用，以及經書面同意後產生的追加費用。對於場地、設備、餐飲、印刷、表演及保險等第三方成本，應指明是否包含於報價內，以及收據或憑證的提供方式。
可編輯範本
文件範本
活動籌辦服務契約
立契約書人：
委託方：____________________（以下稱甲方）
統一編號／身分證字號：____________________
地址：____________________
聯絡人及電話：____________________
承辦方：____________________（以下稱乙方）
統一編號／身分證字號：____________________
地址：____________________
聯絡人及電話：____________________
甲方委託乙方辦理活動籌備及執行相關服務，雙方同意訂立本契約，共同遵守下列條款。
| 項目 | 約定內容 |
|---|---|
| 活動名稱 | ____________________ |
| 活動日期與時間 | ____________________ |
| 活動地點 | ____________________ |
| 預計參與人數 | ____________________ |
| 服務範圍 | ____________________ |
| 契約總價 | 新臺幣／其他幣別 ____________________ 元（含／未稅） |
| 付款方式與期限 | ____________________ |
| 契約期間 | 自 ____________________ 起至 ____________________ 止 |
- 服務內容：乙方應依本契約、報價單及經甲方書面確認之活動企劃內容，提供活動規劃、執行、協調及其他約定服務。詳細工作項目以附件為準。
- 甲方義務：甲方應於乙方合理要求之期限內提供活動所需資料、核准事項及必要協助；因甲方遲延提供或確認所致之時程、費用或成果影響，由甲方負責。
- 費用與付款：甲方應依約定付款方式支付乙方服務費及經核准之代墊費用。逾期付款時，乙方得暫停未完成之服務，並依法或依雙方約定請求相關損害。
- 變更程序：甲方如欲變更活動日期、地點、人數、流程、設備、設計或服務範圍，應以書面通知乙方。乙方應提出時程及費用影響說明，經甲方書面同意後執行。
- 第三方費用：場地、餐飲、設備、印刷、表演、交通、保險及其他第三方費用，依附件報價或雙方書面確認內容辦理。已支付且無法退還之款項，由____________________負擔。
- 取消與延期：活動取消或延期時，雙方應優先協商改期。無法改期者，甲方應支付乙方已完成工作之報酬、已發生之成本及不可退還之第三方費用；具體計算方式為____________________。
- 保密義務：雙方對因履行本契約所知悉之商業、個人及活動資訊負保密義務，未經他方書面同意，不得向第三人揭露，但法令另有規定者不在此限。
- 不可抗力：因天災、政府命令、重大傳染病、戰爭、罷工或其他不可歸責於任一方之事由致無法履約時，雙方應協商活動改期、替代方案或費用結算。
- 爭議處理：因本契約所生爭議，雙方應先誠信協商；協商不成時，以____________________地方法院為第一審管轄法院。但法律另有專屬管轄規定者，從其規定。
- 其他約定：本契約未盡事宜，由雙方另以書面補充約定；附件為本契約之一部分，與本契約具有同等效力。
本契約一式______份，甲乙雙方各執______份為憑。
立約地點：____________________
立約日期：中華民國／西元 ______ 年 ______ 月 ______ 日
甲方（簽章）：____________________
代表人／負責人：____________________
乙方（簽章）：____________________
代表人／負責人：____________________
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建議的簽約與執行流程
活動籌備通常涉及多個供應商與多次調整，因此應建立明確的確認程序。重要決策宜以電子郵件、訊息紀錄或簽核文件留存，以避免日後對指示內容產生爭議。
- 確認活動需求、預算、日期、地點及預期成果。
- 由承辦方提出服務提案、報價與初步時程。
- 雙方協商契約條款並以書面確認附件內容。
- 依契約執行、定期回報進度，並完成結案與費用核銷。
建議將活動流程表、報價明細、場地平面圖及供應商清單列為契約附件，並註明附件與主契約具有同等效力。
變更、取消與責任分配
活動需求常因參與人數、政府規範、天候或內部決策改變而調整。契約應規定變更通知期限、報價調整方式及承辦方開始執行後的已發生成本，以免委託方誤以為所有變更均不產生費用。
若因不可抗力導致延期或取消，雙方宜約定優先協商改期；無法改期時，再依已完成工作、不可退還款項及可回收費用進行結算。涉及人身安全、場地管理或第三方違約時，也應分別界定通報與責任範圍。
常見問題
可以只用報價單代替活動籌辦服務契約嗎？
報價單可作為契約附件，但通常不足以完整規範工作範圍、變更、取消、保密與責任分配。活動規模較大或涉及多家供應商時，建議另行簽署正式契約。
活動日期變更時，是否必須重簽契約？
若僅調整日期且其他內容不變，可由雙方簽署書面補充協議或確認單。若連帶影響場地、供應商、費用或服務範圍，應一併更新相關附件與報價。
承辦方可以自行更換供應商嗎？
應依契約約定辦理。若供應商的價格、品質、品牌或履約條件是委託方決策的重要因素，建議規定更換前須取得委託方書面同意。