Mall för avtal om evenemangsorganisation – färdig modell
Denna mall för avtal om evenemangsorganisation hjälper beställare och arrangörer att skriftligen fastställa uppdragets omfattning, budget, tidsplan, ansvar och betalningsvillkor. Dokumentet kan anpassas för företagsevent, konferenser, privata fester, mässor och andra arrangemang där en extern organisatör anlitas.
Ett avtal om evenemangsorganisation tydliggör vad en arrangör ska leverera och vad beställaren ansvarar för. Det minskar risken för missförstånd om budget, tidplan, underleverantörer och ändringar i uppdraget. Mallen passar både mindre privata arrangemang och större företagsevent. Anpassa alltid innehållet efter evenemangets omfattning och de faktiska riskerna.
Varför ett skriftligt avtal behövs
Vid evenemangsplanering uppstår ofta många praktiska beslut under kort tid. Ett skriftligt avtal skapar en gemensam utgångspunkt för parterna och gör det enklare att följa upp överenskomna leveranser.
Avtalet bör särskilt ange vilka tjänster som ingår, vem som får fatta beslut och hur extra kostnader ska godkännas. Det är viktigt när arrangören samordnar lokal, teknik, catering, personal eller andra leverantörer.
Viktiga uppgifter i avtalet
Ju tydligare uppdraget beskrivs, desto enklare är det att bedöma om tjänsten har utförts enligt överenskommelsen. Ange även kontaktpersoner, datum, plats och förväntat antal deltagare.
| Avtalsfält | Funktion | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Uppdragets omfattning | Anger vilka tjänster arrangören ska utföra | Otydlig beskrivning av leveranser |
| Budget och arvode | Klargör ersättning, utlägg och kostnadstak | Ingen regel för extra kostnader |
| Tidplan | Fastställer datum och viktiga deadlines | Avsaknad av tider för godkännanden |
| Avbokning | Reglerar kostnader vid inställt evenemang | Ingen hänsyn till redan bundna utlägg |
| Ansvar och försäkring | Fördelar ansvar mellan parterna | Oklart ansvar för underleverantörer |
Uppdragets avgränsning
Beskriv vilka delar arrangören ansvarar för, exempelvis projektledning, bokningar, deltagaradministration och samordning på evenemangsdagen. Tjänster som inte ingår bör också anges för att undvika att de förutsätts ingå i arvodet.
Ersättning, budget och utlägg
Avtalet bör skilja mellan arrangörens arvode och externa kostnader. Ange om arvodet är fast, löpande eller baserat på en procentandel av budgeten samt när fakturering får ske.
Godkännande av merkostnader
Bestäm ett belopp över vilket arrangören måste inhämta skriftligt godkännande innan en kostnad uppkommer. Detta skyddar beställaren mot oväntade utlägg och ger arrangören ett tydligt beslutsmandat.
- Ange överenskommet arvode och om moms tillkommer.
- Fastställ en preliminär eller bindande budget.
- Beskriv vilka utlägg som får vidarefaktureras.
- Ange beloppsgräns för skriftligt kostnadsgodkännande.
- Reglera betalningsvillkor och dröjsmålsränta.
Redigerbar mall
Dokumentmall
AVTAL OM EVENEMANGSORGANISATION
Plats och datum: ____________________, den ____________________
Mellan följande parter har detta avtal träffats.
Beställare: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Arrangör: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
1. Uppdragsuppgifter
| Uppgift | Överenskommelse |
|---|---|
| Evenemang | ____________________ |
| Datum och tid | ____________________ |
| Plats | ____________________ |
| Beräknat antal deltagare | ____________________ |
| Uppdragets omfattning | ____________________ |
| Arvode exklusive/inklusive moms | ____________________ |
| Budgettak för externa kostnader | ____________________ |
| Beloppsgräns för förhandsgodkännande | ____________________ |
| Betalningsvillkor | ____________________ |
2. Villkor
- Uppdraget. Arrangören ska planera och samordna evenemanget i enlighet med den omfattning som anges i detta avtal och eventuella skriftliga bilagor.
- Beställarens medverkan. Beställaren ska lämna nödvändiga uppgifter, fatta beslut inom skälig tid och utse en behörig kontaktperson.
- Ersättning och utlägg. Beställaren ska betala avtalat arvode samt godkända externa kostnader och utlägg. Kostnader över angiven beloppsgräns kräver beställarens skriftliga godkännande.
- Underleverantörer. Arrangören får anlita underleverantörer för uppdragets genomförande. Om inte annat avtalats ansvarar arrangören för samordningen av dessa.
- Ändringar. Ändringar och tillägg till uppdraget ska godkännas skriftligen av båda parter. Ändringar kan medföra justering av pris och tidplan.
- Avbokning. Vid avbokning ska beställaren ersätta arrangören för utfört arbete, bindande kostnader och andra godkända utlägg fram till avbokningsdagen, om inte annat anges här: ____________________.
- Ansvar. Vardera parten ansvarar för skada som orsakas genom vårdslöshet eller uppsåt i samband med fullgörandet av detta avtal. Ansvarsbegränsning: ____________________.
- Force majeure. Part är befriad från ansvar för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse om underlåtenheten beror på omständighet utanför partens rimliga kontroll.
- Tvist. Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tillämplig lag och forum: ____________________.
3. Bilagor och särskilda överenskommelser
Följande bilagor och särskilda överenskommelser utgör en del av avtalet: ____________________
Avtalet har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit var sitt.
____________________________
Beställare
Namn: ____________________
____________________________
Arrangör
Namn: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Tidplan, ändringar och kommunikation
En praktisk tidplan ska innehålla datum för planering, bokningar, innehållsleveranser och genomförande. Beställaren bör utse en behörig kontaktperson som kan lämna besked inom överenskomna tidsfrister.
Ändringar bör dokumenteras skriftligt, även när de görs via e-post. Förändringar av deltagarantal, plats, program eller leverantörer kan påverka både pris och genomförbarhet.
- Definiera evenemangets mål, datum och målgrupp.
- Specificera arrangörens tjänster och beställarens medverkan.
- Fastställ budget, betalningsplan och godkännandeprocess.
- Underteckna avtalet innan bindande bokningar görs.
Se till att arrangören får skriftligt godkännande innan kostnader som överstiger den avtalade budgeten eller beloppsgränsen beställs.
Ansvar, underleverantörer och avbokning
Arrangören kan anlita underleverantörer, men avtalet bör ange vem som ansvarar för samordning och kvalitet. Om beställaren själv ingår avtal direkt med leverantörer bör detta framgå tydligt.
Avbokningsvillkor ska ta hänsyn till när avbokningen sker och vilka kostnader som redan har uppkommit. Reglera även vad som gäller vid force majeure, exempelvis myndighetsbeslut eller andra omständigheter utanför parternas kontroll.
Vanliga frågor
Kan arrangören boka leverantörer i beställarens namn?
Ja, men det bör framgå uttryckligen om arrangören har fullmakt att ingå bindande avtal och inom vilka ekonomiska ramar detta får ske.
Vem ansvarar för deltagarnas säkerhet?
Ansvaret beror på rollerna och lokala förhållanden. Avtalet bör ange ansvar för riskbedömning, tillstånd, säkerhetsrutiner och försäkringar.
Hur hanteras personuppgifter om deltagare?
Om arrangören behandlar deltagaruppgifter bör parterna bedöma sina roller enligt dataskyddsreglerna och avtala om lämpliga instruktioner och skyddsåtgärder.