Kaufbestellung: sofort nutzbare Vorlage für Verkäufe
Diese Vorlage für eine Kaufbestellung hilft Verkäufern und Käufern, einen Warenverkauf übersichtlich zu dokumentieren. Sie enthält Angaben zu den Parteien, den bestellten Artikeln, Preisen, Lieferbedingungen, Zahlungsmodalitäten und Unterschriften, damit Missverständnisse bei der Auftragsabwicklung vermieden werden.
Eine Kaufbestellung dokumentiert, welche Waren oder Leistungen ein Käufer zu welchen Bedingungen bestellen möchte. Sie schafft eine klare Grundlage für die Bearbeitung, Lieferung und Abrechnung eines Verkaufsauftrags. Eine sorgfältig ausgefüllte Bestellung reduziert Rückfragen und hilft, spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden. Die Vorlage eignet sich insbesondere für Geschäftsvorgänge mit mehreren Artikeln oder verbindlichen Lieferterminen.
Wozu dient eine Kaufbestellung?
Mit einer Kaufbestellung werden die wesentlichen Vereinbarungen eines geplanten Kaufs schriftlich festgehalten. Der Käufer benennt den gewünschten Liefergegenstand, die Menge, den Preis sowie die gewünschte Liefer- und Zahlungsabwicklung.
Für Verkäufer ist das Dokument eine praktische Arbeitsgrundlage für Auftragsbestätigung, Kommissionierung, Versand und Rechnungserstellung. Ob eine Bestellung bereits einen Vertrag begründet, hängt von ihrem Inhalt, den Umständen und den anwendbaren Regelungen ab.
Angaben, die in die Vorlage gehören
Die Parteien sollten eindeutig identifizierbar sein. Bei Unternehmen gehören dazu regelmäßig Firmenname, Anschrift, Kontaktperson und gegebenenfalls Handelsregister- oder Umsatzsteuerangaben.
Bestellpositionen präzise beschreiben
Jede Position sollte mit Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis aufgenommen werden. Bei technischen Produkten können Ausführung, Maße, Qualität oder Version entscheidend sein.
| Feld | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Bestellnummer | Ermöglicht die eindeutige Zuordnung | Keine interne Referenz angeben |
| Artikelbeschreibung | Bestimmt den Liefergegenstand | Zu allgemeine Bezeichnung verwenden |
| Menge und Einheit | Legt den Umfang der Bestellung fest | Stück, Kilogramm oder Stunden verwechseln |
| Preis und Währung | Definiert die Vergütung | Unklar lassen, ob Umsatzsteuer enthalten ist |
| Liefertermin | Plant die rechtzeitige Lieferung | Nur „baldmöglichst“ ohne Konkretisierung schreiben |
Preise, Steuern und Zahlungsbedingungen
Es sollte klar erkennbar sein, ob die Preise netto oder brutto angegeben sind und welcher Umsatzsteuersatz angewendet wird. Zusätzlich sind Versandkosten, Rabatte, Skonti und sonstige Zuschläge nachvollziehbar auszuweisen.
Zahlungsfrist eindeutig festlegen
Die Zahlungsbedingung sollte den Fälligkeitstermin und die Zahlungsart nennen, etwa Überweisung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum. Bei Vorauszahlung oder Teilzahlungen sind Zeitpunkt und Höhe jeder Zahlung festzuhalten.
- Vollständige Anschriften von Käufer und Verkäufer prüfen.
- Eine eindeutige Bestellnummer vergeben.
- Alle Waren oder Leistungen einzeln aufführen.
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge rechnerisch prüfen.
- Lieferort, Lieferzeit und Zahlungsfrist eindeutig benennen.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
KAUFBESTELLUNG
Bestellnummer: ____________________
Ort: ____________________ Datum: ____________________
Käufer / Besteller
Name/Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Telefon/E-Mail: ____________________
USt-IdNr. / Kundennummer: ____________________
Verkäufer / Lieferant
Name/Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Telefon/E-Mail: ____________________
USt-IdNr. / Lieferantennummer: ____________________
Hiermit bestellt der Käufer zu den nachstehenden Bedingungen:
| Pos. | Artikel / Leistung | Artikelnummer | Menge | Einzelpreis | Gesamtpreis |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Nettobetrag | ____________________ | ||||
| Umsatzsteuer: ____ % | ____________________ | ||||
| Gesamtbetrag brutto | ____________________ | ||||
Lieferort: ____________________
Gewünschter Liefertermin: ____________________
Versandart / Lieferbedingungen: ____________________
Zahlungsbedingungen: ____________________
Besondere Vereinbarungen: ____________________
- Der Verkäufer bestätigt die Annahme dieser Bestellung schriftlich oder durch Ausführung der Lieferung.
- Abweichungen hinsichtlich Menge, Preis, Liefertermin oder Lieferbedingungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Abstimmung.
- Die Lieferung ist an die oben genannte Lieferadresse zu senden, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.
- Die Zahlung erfolgt gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen nach ordnungsgemäßer Rechnungsstellung.
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Ort, Datum
____________________________
Unterschrift Käufer / Besteller
____________________________
Unterschrift Verkäufer / Lieferant (Bestätigung)
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Lieferung und Versand sinnvoll regeln
Der Lieferort, die Versandart und die Kostenverteilung sollten in der Bestellung stehen. Bei Warenlieferungen ist es außerdem sinnvoll, Regelungen zur Annahme, Prüfung und Meldung von Transportschäden zu berücksichtigen.
Wenn eine Teillieferung zulässig oder ausgeschlossen sein soll, muss dies ausdrücklich angegeben werden. Für besonders eilige oder empfindliche Waren können zusätzliche Verpackungs- und Kennzeichnungsvorgaben nötig sein.
Praktische Empfehlung: Lassen Sie sich den Eingang und die Annahme der Bestellung schriftlich bestätigen, insbesondere bei größeren Aufträgen oder abweichenden Lieferbedingungen.
So füllen Sie die Kaufbestellung aus
Eine feste Reihenfolge erleichtert die Prüfung und verhindert, dass wichtige Angaben fehlen. Stimmen Sie die Daten vor dem Versand mit Angeboten, Preislisten oder bereits vereinbarten Rahmenbedingungen ab.
- Tragen Sie Ort, Datum, Bestellnummer und die Daten beider Parteien ein.
- Listen Sie alle bestellten Positionen mit Menge, Preis und Steuerangabe auf.
- Ergänzen Sie Lieferort, Liefertermin sowie Versand- und Zahlungsbedingungen.
- Prüfen Sie die Gesamtsumme und unterzeichnen Sie das Dokument.
Häufige Fragen
Ist eine Kaufbestellung verbindlich?
Eine Bestellung kann rechtlich als Angebot zum Vertragsschluss gelten. Die konkrete rechtliche Wirkung hängt jedoch vom Wortlaut, einer Annahme durch den Verkäufer und den jeweils anwendbaren Rechtsvorschriften ab.
Unterscheidet sich die Kaufbestellung von einer Rechnung?
Ja. Die Kaufbestellung dokumentiert den Bestellwunsch beziehungsweise Auftrag vor oder während der Abwicklung. Eine Rechnung fordert dagegen üblicherweise die Zahlung für bereits gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen.
Kann eine Bestellung nachträglich geändert werden?
Änderungen sollten schriftlich vereinbart und mit der ursprünglichen Bestellnummer verknüpft werden. Dazu zählen insbesondere Anpassungen bei Menge, Preis, Liefertermin oder Lieferadresse.