Klaar model voor een professionele verkooporder
Dit invulbare model voor een verkooporder helpt verkopers en kopers om een bestelling helder te bevestigen. Het bevat ruimte voor partijgegevens, producten of diensten, aantallen, prijzen, btw, levering, betaling en ondertekening. Zo ontstaan duidelijke afspraken die misverstanden over de uitvoering van de verkoop helpen voorkomen.
Een verkooporder legt de afspraken vast tussen een verkoper en een koper over de levering van producten of diensten. Het document vermeldt doorgaans wat er wordt besteld, tegen welke prijs, binnen welke termijn en onder welke betalingsvoorwaarden. Een zorgvuldig ingevulde verkooporder helpt discussies over de inhoud van de bestelling te voorkomen. Dit model kan worden aangepast aan de aard en omvang van de transactie.
Wat is een verkooporder?
Een verkooporder is een schriftelijke vastlegging van een bestelling die een onderneming aanvaardt of verwerkt. Zij kan voortbouwen op een offerte, een bestelling van de klant of eerdere commerciële afspraken.
Afhankelijk van de omstandigheden kan een ondertekende of aanvaarde order onderdeel zijn van de overeenkomst. Controleer daarom of de gegevens overeenkomen met de offerte, algemene voorwaarden en correspondentie tussen partijen.
Essentiële gegevens opnemen
Vermeld de volledige identificatiegegevens van verkoper en koper, waaronder bedrijfsnaam, adres, contactpersoon en, waar van toepassing, ondernemings- en btw-nummer. Ken elke order een uniek nummer toe voor de administratie en latere facturering.
Omschrijving en hoeveelheden
Omschrijf elk product of elke dienst zo concreet mogelijk. Noteer bijvoorbeeld artikelnummer, uitvoering, hoeveelheid, eenheidsprijs, korting en toepasselijk btw-tarief.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Ordernummer | Herkenbare administratieve referentie | Een nummer gebruiken dat al bestaat |
| Artikelomschrijving | Precies bepalen wat geleverd wordt | Alleen een algemene productnaam vermelden |
| Prijs en btw | Totale financiële verplichting verduidelijken | Niet aangeven of prijzen inclusief btw zijn |
| Leverdatum | Verwachtingen over uitvoering vastleggen | Geen termijn of leverplaats opnemen |
| Betalingsvoorwaarde | Moment en wijze van betaling bepalen | Betaaltermijn onduidelijk formuleren |
Prijs, belasting en betaling
Maak onderscheid tussen bedragen exclusief btw, btw-bedragen en het totaalbedrag inclusief btw. Vermeld eventuele transportkosten, verpakkingskosten, vooruitbetaling of andere toeslagen afzonderlijk.
Betalingsafspraken
Leg vast wanneer de koper moet betalen, bijvoorbeeld vooraf, bij levering of binnen een bepaald aantal dagen na factuurdatum. Benoem ook het betaalmiddel en het rekeningnummer van de verkoper.
- Controleer de naam en het adres van beide partijen.
- Gebruik een uniek en consequent ordernummer.
- Vermeld prijzen per eenheid en de totale prijs.
- Neem de leverplaats en levertermijn op.
- Verwijs naar toepasselijke algemene voorwaarden.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
VERKOOPORDER
Ordernummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
VERKOPER
Bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Telefoon/e-mail: ____________________
Ondernemingsnummer: ____________________
Btw-nummer: ____________________
KOPER
Naam/bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Telefoon/e-mail: ____________________
Ondernemingsnummer: ____________________
Btw-nummer: ____________________
De verkoper bevestigt hierbij de volgende verkooporder:
| Nr. | Omschrijving product/dienst | Aantal | Eenheid | Prijs per eenheid excl. btw | Totaal excl. btw |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| Subtotaal excl. btw | € ____________________ | ||||
| Btw | € ____________________ | ||||
| Totaal incl. btw | € ____________________ | ||||
Leverplaats: ____________________
Leverdatum of levertermijn: ____________________
Betalingsvoorwaarde: ____________________
Betaalwijze: ____________________
Referentie koper: ____________________
- De verkoper levert de hierboven omschreven producten en/of diensten overeenkomstig deze verkooporder.
- De vermelde prijzen zijn: ____________________ (inclusief/exclusief) btw en eventuele aanvullende kosten van € ____________________.
- Betaling dient plaats te vinden binnen ____________________ dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
- Wijzigingen van deze verkooporder zijn alleen geldig indien zij schriftelijk door beide partijen zijn bevestigd.
- Op deze verkooporder zijn de algemene voorwaarden van ____________________ van toepassing, voor zover van toepassing.
Bijzondere afspraken:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Door ondertekening bevestigen partijen de inhoud van deze verkooporder.
Voor de verkoper
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor de koper
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Levering en aanvaarding
Beschrijf waar en wanneer de levering plaatsvindt en wie verantwoordelijk is voor vervoer, ontvangst en eventuele kosten. Bij diensten is het raadzaam de uitvoering, oplevering en eventuele acceptatiecriteria te omschrijven.
Neem bij goederen zo nodig afspraken op over de controle bij ontvangst, beschadigingen, deelleveringen en de procedure voor het melden van afwijkingen.
Laat de koper de verkooporder vóór uitvoering schriftelijk bevestigen, zeker wanneer prijzen, maatwerk, levertijden of betalingsvoorwaarden afwijken van eerdere afspraken.
Praktische controle vóór verzending
Controleer de verkooporder systematisch voordat deze naar de koper gaat. Bewaar de definitieve versie samen met de offerte, correspondentie en eventuele algemene voorwaarden.
- Vergelijk de order met de offerte of aanvraag van de koper.
- Controleer aantallen, prijzen, kortingen en btw-berekeningen.
- Bevestig de leverdatum, leverplaats en betalingswijze.
- Verstuur de order en bewaar bewijs van verzending of aanvaarding.
Veelgestelde vragen
Is een verkooporder hetzelfde als een factuur?
Nee. Een verkooporder beschrijft de bestelling en uitvoeringsafspraken, terwijl een factuur een betalingsverzoek is voor geleverde of te leveren prestaties. Beide documenten kunnen naar elkaar verwijzen.
Moet een verkooporder worden ondertekend?
Dat hangt af van de gemaakte afspraken en de toepasselijke regels. Een handtekening of schriftelijke bevestiging is praktisch omdat deze het bewijs van aanvaarding kan versterken.
Kan een verkooporder na verzending worden gewijzigd?
Ja, maar wijzigingen moeten bij voorkeur schriftelijk worden vastgelegd en door beide partijen worden bevestigd. Gebruik eventueel een nieuw versienummer of een aanvullende orderbevestiging.