Färdig mall för avtal om kundhänvisning
En mall för avtal om kundhänvisning används när en förmedlare introducerar potentiella kunder till ett företag mot avtalad ersättning. Dokumentet klargör vilka hänvisningar som omfattas, hur provision beräknas, när betalning ska ske, hur uppföljning hanteras samt parternas ansvar och sekretess.
Ett avtal om kundhänvisning reglerar samarbetet mellan ett företag och en person eller verksamhet som introducerar potentiella kunder. Avtalet är särskilt användbart när ersättning ska utgå först efter att en hänvisad kund genomfört ett köp eller ingått ett avtal. Genom tydliga villkor minskar risken för tvister om vem som hänvisade kunden, när provision uppstår och hur den ska beräknas. Mallen kan anpassas efter bransch, affärsmodell och parternas särskilda behov.
Vad är ett avtal om kundhänvisning?
Avtalet innebär normalt att hänvisaren förmedlar kontaktuppgifter eller introducerar en möjlig kund till företaget. Företaget ansvarar därefter för försäljning, leverans och kundrelation, medan hänvisaren får ersättning enligt de villkor som parterna har kommit överens om.
Det är viktigt att skilja kundhänvisning från agentur, återförsäljning och anställning. Huruvida hänvisaren har rätt att företräda företaget, förhandla priser eller ingå avtal bör uttryckligen regleras.
När passar modellen?
Modellen passar bland annat för konsulter, samarbetspartners, nätverk, digitala marknadsförare och andra aktörer som skapar introduktioner utan att själva sälja företagets tjänster eller produkter.
Viktiga uppgifter att fylla i
Avtalet bör identifiera parterna korrekt och ange vad som räknas som en godkänd kundhänvisning. Det bör även framgå om företaget har rätt att avvisa en hänvisning, exempelvis när kunden redan finns i företagets register eller har kontaktats tidigare.
| Fält i avtalet | Funktion | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Godkänd hänvisning | Anger vilka kundintroduktioner som berättigar till ersättning. | Begreppet lämnas odefinierat. |
| Provisionsgrund | Bestämmer om ersättning räknas på fakturerat eller betalt belopp. | Ingen hänsyn tas till återbetalningar och rabatter. |
| Skyddsperiod | Anger hur länge en hänvisning kan ge provision. | Perioden saknas eller är otydlig. |
| Betalningstidpunkt | Reglerar när provision ska betalas. | Det framgår inte om kunden måste ha betalat först. |
| Rapportering | Beskriver vilken information hänvisaren får om utfall. | Parterna saknar underlag för kontroll. |
Ersättning och uppföljning
Provision kan bestämmas som ett fast belopp per ny kund, en procentsats av nettointäkten eller en kombination av båda. För att undvika oklarheter bör avtalet ange om moms, krediteringar, rabatter, återbetalningar och obetalda fakturor ska påverka beräkningen.
Rapportering och kontroll
Företaget bör lämna regelbunden information om godkända hänvisningar, ingångna avtal och utbetald ersättning. Samtidigt måste rapporteringen utformas med hänsyn till sekretess och tillämpliga dataskyddsregler.
- Definiera vad som avses med en ny kund.
- Ange hur en hänvisning ska registreras och bekräftas.
- Bestäm procentsats eller fast ersättning.
- Reglera provision vid uppsägning av kundavtal eller återbetalning.
- Ange tidpunkt, fakturakrav och betalningsvillkor.
Redigerbar mall
Dokumentmall
AVTAL OM KUNDHÄNVISNING
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Detta avtal har ingåtts mellan följande parter.
Företaget: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Hänvisaren: ____________________
Personnummer/organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
| Avtalsuppgift | Överenskommelse |
|---|---|
| Tjänster eller produkter som omfattas | ____________________ |
| Provisionsmodell | ____________________ |
| Provisionens storlek | ____________________ |
| Skyddsperiod för hänvisad kund | ____________________ |
| Rapporteringsintervall | ____________________ |
| Betalningsvillkor | ____________________ |
| Avtalstid och uppsägningstid | ____________________ |
- Uppdraget. Hänvisaren ska identifiera och introducera potentiella kunder till Företaget enligt detta avtal. Hänvisaren har inte rätt att ingå avtal, lämna bindande erbjudanden eller företräda Företaget utan skriftlig fullmakt.
- Godkänd kundhänvisning. En kundhänvisning är godkänd när Hänvisaren skriftligen har lämnat kundens uppgifter till Företaget och Företaget skriftligen har bekräftat att kunden inte redan är registrerad eller föremål för en pågående säljprocess.
- Ersättning. Hänvisaren har rätt till provision enligt tabellen ovan för godkända kundhänvisningar som leder till ett avtal mellan Företaget och kunden. Provision beräknas på: ____________________.
- Betalning. Provision betalas inom ____________________ dagar efter att Företaget har mottagit kundens betalning och Hänvisaren har lämnat korrekt faktura, om faktura krävs.
- Återbetalningar och kreditförluster. Om kundens betalning återbetalas, krediteras eller uteblir har Företaget rätt att justera eller återkräva motsvarande provision.
- Sekretess. Parterna får inte utan den andra partens skriftliga medgivande lämna ut eller använda konfidentiell information för annat ändamål än fullgörandet av detta avtal.
- Personuppgifter. Parterna ska behandla personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och endast i den utsträckning som behövs för samarbetet.
- Avtalstid och uppsägning. Avtalet gäller från och med ____________________ och tills vidare med en uppsägningstid om ____________________. Bestämmelser om sekretess och intjänad provision gäller även efter avtalets upphörande enligt avtalade villkor.
- Tvist. Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om enighet inte nås ska tvisten avgöras enligt svensk lag vid ____________________ tingsrätt, om inte annat följer av tvingande lag.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt.
____________________
För Företaget
Namn: ____________________
Befattning: ____________________
____________________
Hänvisaren
Namn: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Sekretess, personuppgifter och marknadsföring
Hänvisaren kan få tillgång till kommersiell information, kontaktuppgifter och försäljningsuppgifter. Därför bör avtalet innehålla sekretessvillkor som skyddar företagshemligheter, prisinformation och uppgifter om kunder.
Om personuppgifter delas behöver parterna bedöma sina roller enligt dataskyddsreglerna. Hänvisaren ska inte lämna ut eller använda kontaktuppgifter utan laglig grund och information till den registrerade när sådan krävs.
Se till att varje kundhänvisning dokumenteras skriftligt, med datum och kontaktuppgifter, innan försäljningsprocessen påbörjas.
Avtalstid, uppsägning och ansvar
Avtalet kan gälla tills vidare med uppsägningstid eller under en bestämd period. Ange också om provision ska betalas för kunder som introducerats före uppsägningen men som tecknar avtal under en efterföljande skyddsperiod.
Ansvarsbestämmelser bör klargöra att hänvisaren inte får lämna bindande utfästelser för företagets räkning. Parterna kan även reglera begränsning av indirekta skador och vad som gäller vid väsentligt avtalsbrott.
- Fastställ parternas identitet och behöriga företrädare.
- Beskriv hur kundhänvisningar lämnas och godkänns.
- Bestäm ersättningsmodell, underlag och betalningsdag.
- Reglera sekretess, avtalstid, uppsägning och tvistlösning.
Vanliga frågor
Har hänvisaren rätt till provision om kunden redan är känd?
Det beror på avtalet. En vanlig lösning är att ingen provision utgår om företaget kan visa att kunden redan fanns i dess kundregister eller pågående säljprocess.
När ska provisionen betalas?
Det bör anges uttryckligen. Många avtal villkorar betalning med att företaget har tagit emot kundens betalning och att eventuell ånger- eller återbetalningsperiod har passerat.
Kan hänvisaren använda företagets varumärke?
Endast om företaget har lämnat ett tydligt tillstånd. Avtalet bör ange vilka marknadsföringsmaterial som får användas och att användningen ska följa företagets instruktioner.