Umowa polecenia klientów – gotowy wzór do wypełnienia
Gotowy wzór umowy polecenia klientów pozwala uregulować współpracę między przedsiębiorcą a osobą lub firmą przekazującą kontakty do potencjalnych klientów. Dokument obejmuje definicję skutecznego polecenia, prowizję, terminy rozliczeń, poufność danych, obowiązki stron oraz zasady rozwiązania umowy.
Umowa polecenia klientów reguluje zasady współpracy, w której jedna strona przekazuje drugiej kontakty do potencjalnych kontrahentów. Jej celem jest jasne określenie, kiedy polecenie uważa się za skuteczne i kiedy powstaje prawo do prowizji. Dobrze przygotowany dokument ogranicza spory dotyczące źródła kontaktu, wysokości wynagrodzenia oraz terminu płatności. Wzór można dostosować zarówno do relacji między przedsiębiorcami, jak i do współpracy z osobą fizyczną.
Na czym polega umowa polecenia klientów?
W praktyce jest to umowa nienazwana, oparta na zasadzie swobody umów. Polecający przekazuje dane lub przedstawia potencjalnego klienta, a przedsiębiorca wypłaca wynagrodzenie, jeżeli dojdzie do zawarcia wskazanej w umowie transakcji.
Nie należy utożsamiać jej automatycznie z umową agencyjną. W umowie polecenia warto wyraźnie wskazać, czy polecający jedynie przekazuje kontakt, czy też bierze udział w negocjacjach, reprezentuje przedsiębiorcę albo stale pozyskuje klientów.
Skuteczne polecenie
Najważniejszym elementem jest definicja skutecznego polecenia. Zazwyczaj oznacza ono przekazanie danych klienta, który nie znajdował się wcześniej w bazie przedsiębiorcy, a następnie zawarł umowę lub opłacił zamówienie w określonym czasie.
Elementy, które powinien zawierać dokument
Umowa powinna jednoznacznie identyfikować strony, opisywać zakres poleceń oraz wskazywać zasady potwierdzania przekazanych kontaktów. Przydatne jest ustanowienie formy zgłoszenia, na przykład e-mailowej, aby można było ustalić datę i autora polecenia.
| Pole dokumentu | Znaczenie | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Dane stron | Ustalają, kto jest polecającym i przedsiębiorcą | Brak numeru NIP lub adresu do doręczeń |
| Definicja klienta poleconego | Określa, za kogo może przysługiwać prowizja | Pomijanie klientów już znanych przedsiębiorcy |
| Wysokość prowizji | Wskazuje kwotę lub procent wynagrodzenia | Brak informacji, czy kwota obejmuje VAT |
| Termin zapłaty | Wyznacza moment rozliczenia prowizji | Nieokreślenie, czy płatność zależy od zapłaty klienta |
| Okres ochronny | Ustala czas, w którym kontakt jest przypisany polecającemu | Zbyt ogólny lub nieokreślony termin |
Wynagrodzenie i rozliczenia
Prowizja może mieć formę stałej kwoty za klienta, procentu od wartości netto transakcji albo wynagrodzenia zależnego od faktycznie otrzymanej płatności. Należy wskazać podstawę naliczania prowizji, zasady jej dokumentowania oraz termin płatności.
Moment powstania prawa do prowizji
Strony powinny zdecydować, czy prowizja jest należna już po podpisaniu umowy z klientem, po wykonaniu usługi, czy dopiero po zapłacie przez klienta. Ostatnie rozwiązanie zmniejsza ryzyko przedsiębiorcy, ale powinno być zapisane wprost.
- określ wysokość prowizji jako kwotę netto, brutto lub procent;
- wskaż, od jakiej wartości oblicza się wynagrodzenie;
- ustal termin wystawienia rachunku lub faktury;
- opisz skutki zwrotu, odstąpienia lub reklamacji klienta;
- zdefiniuj okres, w którym polecenie pozostaje skuteczne.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA POLECENIA KLIENTÓW
zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
1. Przedsiębiorcą: ____________________, prowadzącym/prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą ____________________, z siedzibą w ____________________, adres: ____________________, NIP: ____________________, REGON: ____________________, reprezentowanym/reprezentowaną przez: ____________________, zwanym/zwaną dalej „Przedsiębiorcą”,
a
2. Polecającym: ____________________, adres: ____________________, PESEL/NIP: ____________________, numer dokumentu tożsamości/KRS: ____________________, zwanym/zwaną dalej „Polecającym”,
łącznie zwanymi dalej „Stronami”.
| Element współpracy | Ustalenia Stron |
|---|---|
| Zakres polecanych klientów | ____________________ |
| Sposób zgłaszania kontaktów | ____________________ |
| Wysokość prowizji | ____________________ |
| Podstawa naliczania prowizji | ____________________ |
| Termin zapłaty prowizji | ____________________ |
| Okres ochronny polecenia | ____________________ |
| Czas obowiązywania umowy | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Polecający zobowiązuje się przekazywać Przedsiębiorcy kontakty do potencjalnych klientów zainteresowanych ofertą Przedsiębiorcy, a Przedsiębiorca zobowiązuje się do zapłaty prowizji na zasadach określonych w niniejszej umowie.
- Zgłoszenie klienta. Polecenie następuje poprzez przekazanie Przedsiębiorcy danych kontaktowych klienta oraz informacji pozwalających zidentyfikować polecenie, w formie: ____________________. Przedsiębiorca potwierdzi przyjęcie zgłoszenia w terminie ____________________.
- Klient polecony. Za klienta poleconego uznaje się podmiot, który nie był klientem Przedsiębiorcy ani nie prowadził z nim rozmów handlowych w okresie ____________________ przed datą zgłoszenia, oraz który zawrze z Przedsiębiorcą umowę lub złoży zamówienie w ciągu ____________________ od przyjęcia zgłoszenia.
- Prowizja. Za skuteczne polecenie Polecającemu przysługuje prowizja w wysokości ____________________. Prowizja jest naliczana od ____________________ i staje się należna po ____________________.
- Rozliczenie. Przedsiębiorca przekaże Polecającemu informację o powstaniu prawa do prowizji w terminie ____________________. Zapłata nastąpi na rachunek bankowy Polecającego nr ____________________ w terminie ____________________ od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury/rachunku albo od dnia ____________________.
- Brak prowizji. Prowizja nie przysługuje w przypadku, gdy klient był wcześniej znany Przedsiębiorcy, transakcja nie została zawarta z przyczyn leżących po stronie klienta lub wynagrodzenie od klienta nie zostało otrzymane, jeżeli Strony postanowiły: ____________________.
- Poufność. Strony zobowiązują się zachować w poufności wszelkie informacje handlowe, organizacyjne i finansowe uzyskane w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, przez okres ____________________ od dnia jej rozwiązania.
- Dane osobowe. Strony zobowiązują się przetwarzać dane osobowe przekazywane w związku z realizacją umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami o ochronie danych osobowych.
- Czas trwania i rozwiązanie. Umowa zostaje zawarta na czas ____________________. Każda ze Stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem ____________________ okresu wypowiedzenia, w formie ____________________.
- Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy ____________________. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego. Spory wynikające z umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla ____________________.
Umowę sporządzono w ____________________ jednobrzmiących egzemplarzach, po ____________________ dla każdej ze Stron.
____________________
Przedsiębiorca
____________________
Polecający
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Poufność i dane osobowe
Przekazanie kontaktu do osoby fizycznej może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych. Strony powinny zadbać o zgodność z przepisami RODO, w szczególności o właściwą podstawę prawną przekazania danych oraz spełnienie obowiązku informacyjnego.
Klauzula poufności powinna obejmować informacje handlowe, warunki współpracy, dane klientów i wysokość prowizji. Warto również określić czas obowiązywania poufności po zakończeniu umowy.
Praktyczna wskazówka: przed przekazaniem kontaktu ustal pisemnie, czy potencjalny klient znajduje się już w bazie przedsiębiorcy oraz jak zostanie potwierdzone przyjęcie polecenia.
Jak wypełnić wzór krok po kroku
Przed podpisaniem dokumentu należy uzgodnić podstawowe warunki ekonomiczne i organizacyjne współpracy. Szczególną uwagę warto poświęcić definicji klienta poleconego oraz zasadom dokumentowania zgłoszeń.
- Wpisz pełne dane identyfikacyjne obu stron.
- Opisz zakres poleceń i sposób przekazywania kontaktów.
- Ustal prowizję, podstawę jej naliczania oraz termin płatności.
- Określ czas obowiązywania umowy, okres ochronny i zasady rozwiązania.
Najczęstsze pytania
Czy umowa polecenia klientów musi być zawarta na piśmie?
Co do zasady strony mogą zawrzeć taką umowę w dowolnej formie, jednak forma pisemna lub dokumentowa jest zdecydowanie zalecana ze względów dowodowych.
Czy prowizja należy się za klienta, który był już znany przedsiębiorcy?
Zależy to od treści umowy. Najbezpieczniej wyłączyć prawo do prowizji, jeżeli klient był wcześniej obsługiwany, znajdował się w bazie lub prowadził już rozmowy handlowe z przedsiębiorcą.
Czy można rozwiązać umowę w każdym czasie?
Możliwość i skutki rozwiązania zależą od zapisów umowy. Warto wskazać okres wypowiedzenia oraz zasady rozliczenia prowizji za kontakty przekazane przed jej zakończeniem.
Podstawa prawna i dobre praktyki
Przy tworzeniu umowy należy uwzględnić przepisy prawa cywilnego dotyczące zobowiązań i swobody umów, a przy przetwarzaniu danych kontaktowych również regulacje o ochronie danych osobowych. W relacjach gospodarczych ważne są także prawidłowe rozliczenia podatkowe i dokumentowanie płatności.
Jeżeli model współpracy obejmuje stałe pośrednictwo, reprezentowanie przedsiębiorcy lub negocjowanie umów w jego imieniu, warto skonsultować jego charakter z prawnikiem. Taka relacja może wymagać zastosowania przepisów właściwych dla innych typów umów.