Klaar model voor overdrachtsformulier van een woning
Dit model voor een overdrachtsformulier van een woning helpt verhuurders, huurders, kopers en verkopers om de feitelijke oplevering helder vast te leggen. Het document bevat gegevens van partijen, de woning, sleutels, meterstanden, inventaris, zichtbare gebreken en handtekeningen, zodat afspraken bij de overdracht aantoonbaar zijn.
Een overdrachtsformulier voor een woning legt vast in welke staat een woning wordt overgedragen en welke zaken daarbij zijn meegegeven. Het is bruikbaar bij aanvang of einde van huur, maar ook bij de feitelijke levering na een verkoop. Door meterstanden, sleutels en zichtbare gebreken nauwkeurig te noteren, verkleinen partijen de kans op latere discussie. Laat beide partijen het formulier dateren en ondertekenen en bewaar ieder een exemplaar.
Wat is een overdrachtsformulier voor een woning?
Een overdrachtsformulier, ook wel opleverings- of sleuteloverdrachtsformulier genoemd, is een schriftelijke vastlegging van de feitelijke overdracht van een woning. Het vermeldt wie de woning overdraagt, wie deze ontvangt, wanneer dit gebeurt en welke staat tijdens de inspectie is vastgesteld.
Het formulier vormt doorgaans een aanvulling op de huur- of koopovereenkomst. Het verandert die overeenkomst niet automatisch, maar kan wel belangrijk bewijs leveren over de toestand van de woning en de gemaakte afspraken.
Verschil met een inspectierapport
Een inspectierapport kan uitgebreider zijn en per ruimte foto’s, onderhoudspunten en beoordelingen bevatten. Een overdrachtsformulier is vaak korter, maar kan een inspectierapport of fotobijlage uitdrukkelijk als bijlage opnemen.
Wanneer gebruikt u dit document?
Gebruik het formulier op het moment waarop de feitelijke beschikking over de woning wisselt. Bij verhuur is dat meestal bij de start van de huur en bij het verlaten van de woning; bij verkoop kan het worden gebruikt bij de sleuteloverdracht.
- Bij de eerste oplevering van een huurwoning aan de huurder.
- Bij de eindinspectie en teruggave van een huurwoning.
- Bij overdracht van sleutels na verkoop van een woning.
- Bij overdracht van een gemeubileerde of gestoffeerde woning.
- Bij een wisseling van gebruiker, beheerder of onderhuurder.
Gegevens die u zorgvuldig vastlegt
Vul identificeerbare gegevens van de partijen en het volledige adres van de woning in. Noteer daarnaast alle afgegeven toegangsmiddelen, actuele meterstanden, aanwezige inventaris en opmerkingen over schade, onderhoud of schoonmaak.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Datum en tijdstip | Legt het exacte overdrachtsmoment vast. | Alleen een maand noemen of geen tijdstip vermelden. |
| Sleutels en passen | Geeft aan hoeveel toegangsmiddelen zijn overgedragen. | Reservesleutels, tags of afstandsbedieningen vergeten. |
| Meterstanden | Ondersteunt een correcte afrekening van verbruik. | Geen serienummer of foto van de meter opnemen. |
| Staat en gebreken | Maakt zichtbare schade en afspraken controleerbaar. | Vage omschrijvingen zoals “beschadigd” gebruiken. |
| Bijlagen | Koppelt foto’s, inventarislijst en rapporten aan het formulier. | Bijlagen niet nummeren of niet door beide partijen laten paraferen. |
Meterstanden en voorzieningen
Noteer per meter de stand, het meternummer en zo mogelijk een foto. Vermeld ook welke voorzieningen zijn gecontroleerd, zoals verwarming, warm water, rookmelders, intercom, ventilatie en apparatuur die bij de woning hoort.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
OVERDRACHTSFORMULIER WONING
Plaats: ____________________ Datum: ____________________ Tijdstip: ____________________
Overdragende partij: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
Telefoon/e-mail: ____________________
Ontvangende partij: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
Telefoon/e-mail: ____________________
Adres van de over te dragen woning: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
| Onderdeel | In te vullen gegevens |
|---|---|
| Soort overdracht | ☐ Begin huur ☐ Einde huur ☐ Verkoop ☐ Anders: ____________________ |
| Ingangsdatum / overdrachtsdatum | ____________________ |
| Huurprijs, koopprijs of ander bedrag | € ____________________ |
| Waarborgsom / verrekening | € ____________________ / afspraak: ____________________ |
| Aantal huissleutels | ____________________ |
| Overige toegangsmiddelen | Tags/passen/afstandsbedieningen: ____________________ |
| Elektriciteitsmeter | Meternummer: ____________________ Stand: ____________________ |
| Gasmeter | Meternummer: ____________________ Stand: ____________________ |
| Watermeter | Meternummer: ____________________ Stand: ____________________ |
| Bijlagen | ☐ Foto’s, aantal: ______ ☐ Inventarislijst ☐ Inspectierapport ☐ Anders: ____________________ |
Vastgestelde staat van de woning, gebreken en bijzonderheden:
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
Afspraken over herstel, schoonmaak, betaling of verrekening:
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
- Partijen verklaren dat zij de woning gezamenlijk hebben geïnspecteerd op de hierboven vermelde datum.
- De in dit formulier vermelde sleutels, toegangsmiddelen, meterstanden en bijlagen maken deel uit van de overdracht.
- Vastgestelde gebreken en afspraken zijn opgenomen in dit formulier of in de genoemde bijlagen.
- Iedere partij ontvangt een ondertekend exemplaar van dit overdrachtsformulier.
Opgemaakt en ondertekend in twee exemplaren.
Overdragende partij
Handtekening: ____________________
Naam: ____________________
Ontvangende partij
Handtekening: ____________________
Naam: ____________________
Getuige (indien van toepassing)
Handtekening: ____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Zo voert u de overdracht uit
Plan een gezamenlijke inspectie op een moment waarop voldoende tijd beschikbaar is. Loop systematisch door alle ruimtes, inclusief berging, balkon, tuin, parkeerplaats en gemeenschappelijke toegangsmiddelen die bij de woning horen.
- Vergelijk de woning met de huur- of koopovereenkomst en eventuele eerdere inspectielijst.
- Controleer elke ruimte, noteer afwijkingen en maak gedateerde foto’s van relevante punten.
- Lees het ingevulde formulier samen door, inclusief meterstanden, sleutels en bijlagen.
- Onderteken twee exemplaren en geef elke partij een volledig ondertekend exemplaar mee.
Maak foto’s van meterstanden, gebreken en overgedragen sleutels en vermeld in het formulier hoeveel foto’s als bijlage zijn toegevoegd.
Afspraken over gebreken en herstel
Beschrijf een gebrek zo concreet mogelijk: locatie, aard, omvang, vermoedelijke oorzaak en de afspraak over herstel. Vermeld wie verantwoordelijk is, welke termijn geldt en of een bedrag wordt ingehouden, betaald of later vastgesteld.
Bij huur kan onderscheid relevant zijn tussen normale slijtage, onderhoudsgebreken en schade die mogelijk voor rekening van de huurder komt. Bij twijfel is het verstandig om de contractuele afspraken en de toepasselijke wettelijke regels te raadplegen.
Veelgestelde vragen
Is een overdrachtsformulier verplicht?
Niet in alle situaties is een afzonderlijk formulier wettelijk verplicht, maar het is sterk aan te raden. Het biedt partijen bewijs van de feitelijke staat van de woning en van wat is overgedragen.
Moeten beide partijen ondertekenen?
Ja, bij voorkeur ondertekenen beide partijen elk exemplaar. Als een partij niet wil tekenen, noteer dan de reden, leg de omstandigheden vast en overweeg een onafhankelijke getuige of aanvullende schriftelijke bevestiging.
Kunnen foto’s onderdeel zijn van het formulier?
Ja. Nummer de foto’s, vermeld het aantal bijlagen en laat partijen bij voorkeur paraferen op het formulier of op een bijlagenlijst. Bewaar de bestanden in hun oorspronkelijke vorm.