Modello pronto di richiesta di acquisto aziendale
Il modello di richiesta di acquisto consente di registrare e sottoporre ad approvazione l’esigenza di acquistare beni o servizi per un’attività o un’organizzazione. Include dati del richiedente, descrizione dell’ordine, quantità, budget, fornitore proposto, tempi di consegna e autorizzazioni necessarie.
La richiesta di acquisto è un documento interno con cui un reparto, un dipendente o un responsabile segnala la necessità di acquistare beni o servizi. Permette di raccogliere informazioni essenziali prima di contattare un fornitore o emettere un ordine. Un modello chiaro facilita il controllo dei costi, delle autorizzazioni e dei tempi di consegna. Inoltre, crea una traccia utile per la gestione amministrativa e contabile.
Che cos’è una richiesta di acquisto
La richiesta di acquisto, spesso indicata anche come richiesta interna di approvvigionamento, precede normalmente l’ordine di acquisto. Non costituisce di per sé un contratto con il fornitore, ma serve a chiedere l’autorizzazione a procedere secondo le regole dell’organizzazione.
Può riguardare materiali, attrezzature, software, consulenze, manutenzioni, servizi professionali o altri fabbisogni aziendali. Il suo contenuto deve essere sufficientemente preciso per consentire una valutazione economica e operativa.
Informazioni da inserire nel modulo
Per evitare richieste incomplete, è opportuno identificare il richiedente, il centro di costo e il responsabile incaricato dell’approvazione. La descrizione del bene o servizio deve indicare caratteristiche, quantità e finalità d’uso.
| Campo | Funzione | Errore frequente |
|---|---|---|
| Numero della richiesta | Consente la tracciabilità interna | Omettere la numerazione progressiva |
| Richiedente e reparto | Individua chi ha espresso il fabbisogno | Non indicare il centro di costo |
| Descrizione | Definisce bene o servizio richiesto | Usare indicazioni troppo generiche |
| Importo stimato | Permette il controllo del budget | Confondere imponibile e totale IVA inclusa |
| Fornitore proposto | Agevola la valutazione dell’offerta | Indicarlo senza motivazione o preventivo |
Descrizione tecnica e quantità
Quando l’acquisto riguarda prodotti tecnici o prestazioni complesse, conviene allegare una scheda, un capitolato, un preventivo o riferimenti a standard richiesti. Le quantità devono essere espresse con un’unità di misura comprensibile e verificabile.
Iter di approvazione
L’iter può variare in base al valore dell’acquisto, al reparto interessato e alle procedure interne. In genere, il richiedente compila il modulo, il responsabile verifica la necessità e l’ufficio acquisti valuta disponibilità, fornitori e condizioni economiche.
- Compilare la richiesta con dati completi e verificabili.
- Allegare preventivi, specifiche tecniche o documenti di supporto.
- Inviare il modulo al responsabile autorizzato secondo la procedura interna.
- Attendere l’approvazione prima di assumere impegni verso il fornitore.
Conservare insieme alla richiesta approvata i preventivi ricevuti e l’eventuale ordine di acquisto: questa pratica agevola controlli, rendicontazione e gestione delle contestazioni.
Modello modificabile
Modello del documento
RICHIESTA DI ACQUISTO
Numero richiesta: ____________________
Luogo e data: ____________________, ____ / ____ / ________
Richiedente: ____________________
Reparto/Ufficio: ____________________
Qualifica: ____________________
Centro di costo/Progetto: ____________________
Destinatario della richiesta: ____________________
Il/La sottoscritto/a richiede l’autorizzazione all’acquisto dei beni e/o servizi di seguito descritti.
| Voce | Descrizione/Specifiche | Quantità | Prezzo unitario | Importo stimato |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| Totale stimato imponibile | € ____________________ | |||
| IVA stimata | € ____________________ | |||
| Totale stimato IVA inclusa | € ____________________ | |||
Fornitore proposto: ____________________
Codice fiscale/P. IVA del fornitore: ____________________
Preventivo o offerta allegata: ☐ Sì ☐ No
Termine di consegna o esecuzione richiesto: ____________________
Luogo di consegna/esecuzione: ____________________
Motivazione dell’acquisto e finalità d’uso:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Note e condizioni particolari:
________________________________________________________________________
- La presente richiesta è soggetta alle procedure interne di approvazione e ai limiti di spesa applicabili.
- Nessun impegno nei confronti del fornitore potrà essere assunto prima dell’autorizzazione e dell’eventuale emissione dell’ordine di acquisto.
- Il richiedente dichiara che le informazioni fornite sono complete e che l’acquisto è necessario per le finalità indicate.
- Eventuali variazioni di quantità, prezzo, fornitore o condizioni dovranno essere sottoposte a nuova valutazione o approvazione.
Esito della richiesta: ☐ Approvata ☐ Non approvata ☐ Da integrare
Osservazioni del responsabile:
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Firma del richiedente
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Firma del responsabile/approvatore
____________________
Visto dell’ufficio acquisti/amministrazione
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Modifica il testo direttamente qui. Le modifiche restano nel tuo browser e puoi stamparle o esportarle in Word e PDF.
Controllo del budget e scelta del fornitore
Prima dell’approvazione, è utile verificare la disponibilità nel budget assegnato e l’eventuale presenza di contratti quadro, fornitori qualificati o convenzioni già attive. L’importo stimato dovrebbe riportare chiaramente valuta, imposte, spese accessorie e durata del servizio, se applicabile.
Motivazione del fornitore proposto
Se viene indicato un fornitore specifico, la richiesta dovrebbe spiegare la scelta: miglior rapporto qualità-prezzo, compatibilità tecnica, continuità del servizio, tempi di consegna o condizioni contrattuali. In presenza di procedure competitive, è opportuno rispettare le soglie e le regole interne previste.
Elementi da verificare prima dell’invio
Un controllo finale riduce ritardi e richieste di integrazione da parte dell’ufficio acquisti. I dati essenziali devono essere coerenti con i documenti allegati e con le deleghe di spesa vigenti.
- Identità e recapiti del richiedente.
- Reparto, progetto o centro di costo imputabile.
- Descrizione dettagliata del bene o del servizio.
- Quantità, prezzo unitario e importo complessivo stimato.
- Preventivo, motivazione e firma o approvazione richiesta.
Domande frequenti
La richiesta di acquisto equivale a un ordine al fornitore?
No. Di norma è un documento interno di autorizzazione e pianificazione. L’ordine di acquisto o il contratto costituiscono invece gli atti con cui l’organizzazione può impegnarsi verso il fornitore.
È necessario allegare un preventivo?
Dipende dalla procedura interna e dal valore della spesa, ma allegare un preventivo è consigliabile perché consente di verificare costi, condizioni, tempi e caratteristiche dell’offerta.
Chi deve firmare la richiesta?
Di regola firma il richiedente e la approva il responsabile con potere di spesa o la funzione incaricata. L’organizzazione può prevedere ulteriori autorizzazioni, ad esempio amministrative, tecniche o finanziarie.