Modello pronto di richiesta di acquisto interna aziendale
Il modello di richiesta di acquisto interna consente a reparti e dipendenti di segnalare in modo ordinato il fabbisogno di beni o servizi. Include dati del richiedente, motivazione, centro di costo, budget, priorità, autorizzazioni e dettagli della fornitura, facilitando controlli e tracciabilità aziendale.
La richiesta di acquisto interna è un documento con cui un reparto aziendale richiede l'acquisto di beni, servizi o forniture necessari per svolgere le proprie attività. Permette di raccogliere informazioni essenziali prima dell'emissione di un ordine al fornitore. Un modulo ben compilato aiuta a controllare budget, autorizzazioni e tempi di approvvigionamento. Inoltre, crea una traccia utile per la gestione amministrativa e per eventuali verifiche interne.
Funzione della richiesta di acquisto interna
Questo documento avvia il processo di approvvigionamento senza costituire, di norma, un ordine vincolante verso un fornitore esterno. Il richiedente descrive l'esigenza, indica il reparto competente e propone le caratteristiche della fornitura richiesta.
L'ufficio acquisti, l'amministrazione o il responsabile autorizzato possono quindi valutare disponibilità di budget, necessità effettiva, fornitori e condizioni economiche prima di procedere.
Informazioni da inserire nel modulo
Ogni richiesta deve contenere dati sufficienti per identificare chi richiede la spesa, che cosa occorre acquistare e per quale finalità. La descrizione deve essere concreta, completa e coerente con le procedure interne dell'impresa.
Dati indispensabili
| Campo | Utilità | Errore frequente |
|---|---|---|
| Reparto richiedente | Attribuisce la richiesta alla funzione aziendale corretta | Omettere il responsabile del reparto |
| Centro di costo | Consente l'imputazione e il controllo della spesa | Indicare un codice non aggiornato |
| Descrizione della fornitura | Definisce beni, servizi, quantità e requisiti | Usare descrizioni troppo generiche |
| Importo stimato | Verifica la copertura di budget e le soglie autorizzative | Non precisare se l'importo è IVA inclusa |
| Data di necessità | Aiuta a programmare acquisto e consegna | Indicare una scadenza non realistica |
Descrivere correttamente il fabbisogno
La richiesta dovrebbe specificare quantità, caratteristiche tecniche, eventuali standard qualitativi, destinazione d'uso e termine entro cui la fornitura è necessaria. Se esistono preventivi, schede tecniche o offerte ricevute, è opportuno allegarli o citarli nel modulo.
Documenti utili da allegare
- Preventivo o offerta economica del fornitore proposto.
- Scheda tecnica del bene o del servizio richiesto.
- Motivazione della necessità operativa.
- Indicazione del centro di costo e della disponibilità di budget.
- Eventuali autorizzazioni preventive previste dalle procedure aziendali.
Modello modificabile
Modello del documento
RICHIESTA DI ACQUISTO INTERNA
Numero richiesta: ____________________
Luogo: ____________________ Data: ____ / ____ / ________
A: Ufficio Acquisti / Amministrazione
Da: ____________________ Reparto/Ufficio: ____________________
Responsabile del reparto: ____________________
Centro di costo: ____________________ Codice progetto/commessa: ____________________
Con la presente si richiede l'avvio della procedura di acquisto per i beni e/o servizi indicati di seguito.
| N. | Descrizione del bene o servizio | Quantità | Importo unitario stimato | Importo totale stimato |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
Importo complessivo stimato: € ____________________
Importo indicato: ☐ al netto dell'IVA ☐ al lordo dell'IVA
Fornitore proposto: ____________________
Data entro cui la fornitura è necessaria: ____ / ____ / ________
Luogo di consegna/esecuzione: ____________________
Motivazione dell'acquisto:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Allegati: ☐ Preventivo ☐ Scheda tecnica ☐ Offerta ☐ Altro: ____________________
- Il richiedente dichiara che l'acquisto è necessario per le attività del reparto indicato.
- La richiesta è soggetta alla verifica della disponibilità di budget e alle autorizzazioni interne previste.
- L'ufficio acquisti può richiedere integrazioni, confrontare offerte e individuare un fornitore diverso da quello proposto.
- Nessun impegno verso terzi si intende assunto fino all'emissione del relativo ordine di acquisto o altro atto autorizzato.
Richiedente
Firma: ____________________
Responsabile del reparto
Firma: ____________________
Verifica budget / Amministrazione
Firma: ____________________
Autorizzazione Ufficio Acquisti
Firma: ____________________
Modifica il testo direttamente qui. Le modifiche restano nel tuo browser e puoi stamparle o esportarle in Word e PDF.
Iter di approvazione e controllo
L'iter deve essere adattato alla struttura dell'organizzazione e alle soglie economiche interne. In genere, la richiesta viene verificata dal responsabile del reparto, poi dall'amministrazione o dal responsabile del budget, e infine dall'ufficio acquisti.
- Il richiedente compila il modulo e raccoglie gli allegati necessari.
- Il responsabile di reparto verifica la necessità e approva la richiesta.
- L'amministrazione controlla budget, centro di costo e autorizzazioni.
- L'ufficio acquisti seleziona il fornitore e procede secondo le regole interne.
Indicare sempre se l'importo stimato è al netto o al lordo dell'IVA: questa precisazione evita errori nella verifica della disponibilità di budget.
Distinzione tra richiesta interna e ordine al fornitore
La richiesta interna è rivolta all'organizzazione e serve a ottenere l'autorizzazione ad acquistare. L'ordine di acquisto, invece, è normalmente il documento inviato al fornitore per formalizzare quantità, prezzi, termini di consegna e condizioni contrattuali.
Mantenere distinti i due documenti riduce il rischio di impegni non autorizzati e rende più chiara la separazione tra chi richiede, chi approva e chi acquista.
Conservazione e tracciabilità
È consigliabile assegnare a ogni richiesta un numero progressivo e conservarla con gli allegati, le approvazioni e il successivo ordine di acquisto. La conservazione può avvenire su supporto cartaceo o digitale, nel rispetto delle procedure aziendali e della normativa applicabile.
Una tracciabilità ordinata facilita il confronto tra spesa richiesta, spesa autorizzata e spesa effettivamente sostenuta.
Domande frequenti
La richiesta di acquisto interna obbliga il fornitore?
No. Salvo diverse disposizioni interne, la richiesta è un atto organizzativo interno e non rappresenta un ordine rivolto al fornitore.
È necessario indicare un fornitore?
Dipende dalle procedure aziendali. È utile segnalare un fornitore o un preventivo già disponibile, ma la scelta finale può spettare all'ufficio acquisti.
Chi deve firmare il modulo?
Di norma firmano il richiedente e i soggetti incaricati dell'approvazione, quali responsabile di reparto, responsabile del budget o ufficio acquisti.