Model interne inkoopaanvraag klaar voor gebruik
Dit model voor een interne inkoopaanvraag helpt medewerkers om goederen of diensten gestructureerd aan te vragen voordat een bestelling wordt geplaatst. Het bevat ruimte voor de aanvrager, afdeling, omschrijving, budget, leverancier, gewenste leverdatum en vereiste goedkeuringen.
Een interne inkoopaanvraag is een document waarmee een medewerker toestemming vraagt om goederen of diensten aan te schaffen. Het zorgt ervoor dat de behoefte, kosten, budget en benodigde goedkeuringen vooraf duidelijk zijn. Daardoor kan de organisatie de inkoop beter controleren en kan de bevoegde afdeling tijdig een bestelling plaatsen. Dit model biedt een praktische basis voor kleine en grotere interne aanvragen.
Wat is een interne inkoopaanvraag?
Een interne inkoopaanvraag, ook wel aankoopaanvraag of inkoopverzoek genoemd, is een intern formulier dat aan een inkoop-, financiële of leidinggevende afdeling wordt voorgelegd. Het is geen bestelling aan de leverancier, maar een verzoek om een aankoop intern te beoordelen en goed te keuren.
Na goedkeuring kan de organisatie een offerte opvragen, een leverancier selecteren of een formele inkooporder versturen. Zo blijven de functies van aanvragen, goedkeuren en bestellen van elkaar gescheiden.
Wanneer gebruikt u dit model?
Gebruik dit model wanneer een medewerker materialen, apparatuur, abonnementen, externe diensten of andere bedrijfsmiddelen nodig heeft. Leg de aanvraag vast vóórdat een toezegging aan een leverancier wordt gedaan, tenzij binnen de organisatie een afwijkende noodprocedure geldt.
Typische situaties
- Aanschaf van kantoorartikelen, gereedschap of apparatuur.
- Inkoop van softwarelicenties of digitale abonnementen.
- Inhuur van een externe dienstverlener.
- Aanvraag van voorraad of productiematerialen.
- Vervanging van defecte of verouderde bedrijfsmiddelen.
Essentiële gegevens in de aanvraag
Een volledige aanvraag voorkomt vertragingen bij de beoordeling. Beschrijf niet alleen wat nodig is, maar ook waarom het nodig is, voor welk budget de kosten worden geboekt en wanneer levering vereist is.
| Veld | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Aanvrager en afdeling | Geeft aan wie verantwoordelijk is voor de aanvraag. | Geen contactgegevens opnemen. |
| Omschrijving | Maakt duidelijk welke goederen of diensten nodig zijn. | Een te algemene omschrijving gebruiken. |
| Raming van de kosten | Ondersteunt budgetcontrole en autorisatie. | Btw, verzendkosten of periodieke kosten vergeten. |
| Kostenplaats of budgetcode | Verbindt de uitgave aan het juiste budget. | Een verouderde of onjuiste code invullen. |
| Gewenste leverdatum | Helpt de inkoopplanning bepalen. | Geen motivering geven bij spoed. |
Onderbouwing van de behoefte
Vermeld de zakelijke noodzaak en de gevolgen als de aanvraag niet wordt goedgekeurd. Voeg waar mogelijk technische specificaties, een offerte, een vergelijking van aanbieders of een verwijzing naar een contract toe.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
INTERNE INKOOPAANVRAAG
Referentienummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Gegevens van de aanvrager
Naam aanvrager: ____________________
Functie: ____________________
Afdeling: ____________________
E-mailadres / telefoonnummer: ____________________
Gegevens van de aanvraag
| Onderdeel | In te vullen gegevens |
|---|---|
| Omschrijving van goederen of diensten | ____________________ |
| Zakelijke motivering | ____________________ |
| Gewenste leverancier | ____________________ |
| Contactpersoon leverancier | ____________________ |
| Aantal / omvang | ____________________ |
| Geraamd bedrag exclusief btw | € ____________________ |
| Btw en overige kosten | € ____________________ |
| Totaal geraamd bedrag inclusief btw | € ____________________ |
| Kostenplaats / budgetcode | ____________________ |
| Gewenste leverdatum | ____________________ |
| Bijlagen (offerte, specificatie, vergelijking) | ____________________ |
Voorwaarden en goedkeuring
- De aanvrager verklaart dat de verstrekte gegevens naar waarheid en volledig zijn ingevuld.
- De aanvraag mag pas als bestelling aan een leverancier worden doorgegeven na de vereiste interne goedkeuring.
- De kosten worden, na goedkeuring, geboekt op de vermelde kostenplaats of budgetcode.
- Afwijkingen van bedrag, leverancier, specificatie of levertermijn vereisen voorafgaande schriftelijke toestemming van de bevoegde persoon.
Opmerkingen:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Ondertekening
Aanvrager: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Leidinggevende / budgethouder: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Inkoop / bevoegde goedkeurder: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Interne goedkeuring en budgetcontrole
De goedkeuringsroute hangt af van de interne bevoegdheden en de waarde van de aankoop. Vaak beoordeelt eerst de budgethouder de beschikbaarheid van middelen, waarna inkoop en eventueel directie of financiën de aanvraag behandelen.
- De aanvrager vult de aanvraag volledig in en voegt bijlagen toe.
- De leidinggevende of budgethouder beoordeelt noodzaak en budget.
- Inkoop controleert leverancier, voorwaarden en eventuele offertevereisten.
- Na goedkeuring wordt een inkooporder geplaatst of een contractproces gestart.
Laat een leverancier pas leveren of werkzaamheden starten nadat de interne goedkeuring en, indien vereist, de formele inkooporder zijn afgegeven.
Aandachtspunten voor een goede inkoopprocedure
Stem het formulier af op het interne inkoopbeleid, de autorisatiematrix en eventuele drempelbedragen voor offertes. Behandel persoonsgegevens van contactpersonen zorgvuldig en deel alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de aanvraag.
Bewaar de goedgekeurde aanvraag samen met offertes, correspondentie, opdrachtbevestigingen en facturen. Deze administratie helpt bij budgetbewaking, interne controle en het aantonen van de gemaakte keuzes.
Veelgestelde vragen
Is een interne inkoopaanvraag hetzelfde als een inkooporder?
Nee. De interne inkoopaanvraag vraagt om interne toestemming, terwijl een inkooporder doorgaans de formele bestelling aan een leverancier is.
Moet er altijd een offerte worden bijgevoegd?
Dat hangt af van het interne beleid, de waarde van de aanvraag en bestaande raamovereenkomsten. Bij hogere bedragen of nieuwe leveranciers is een offerte of prijsvergelijking vaak wenselijk.
Wie mag een inkoopaanvraag goedkeuren?
Dat bepaalt de autorisatiematrix van de organisatie. Meestal is minimaal goedkeuring van de budgethouder nodig, met aanvullende goedkeuringen boven bepaalde bedragen.