Готов модел на вътрешна заявка за покупка
Този готов модел на вътрешна заявка за покупка помага на организации и отдели да формализират нуждите си от стоки или услуги преди възлагане към доставчик. Формулярът съдържа данни за заявителя, необходимите позиции, количества, бюджет, срок и одобрения, така че да се осигурят контрол, проследимост и по-добра координация между отделите.
Вътрешната заявка за покупка е документ, чрез който служител или отдел заявява необходимост от стоки, материали или услуги преди извършването на поръчка. Тя създава ясен вътрешен процес за проверка на нуждата, бюджета и правомощията за одобрение. Добре попълнената заявка намалява риска от неразрешени разходи и недоразумения с доставчиците. Настоящият модел може да се адаптира към вътрешните правила на всяка организация.
Предназначение на вътрешната заявка
Документът служи като начална стъпка в процеса на снабдяване. Той не е поръчка към външен доставчик, а вътрешно искане за разрешаване и организиране на покупка.
Чрез заявката финансовият, снабдителният или ръководният екип може да провери дали разходът е необходим, предвиден в бюджета и съобразен с действащите процедури.
Разлика между заявка и поръчка
Заявката се подава вътрешно от нуждаещия се отдел, докато поръчката обичайно се издава към избран доставчик след одобрение. Разграничението улеснява контрола върху разходите и отговорностите.
Основни данни, които трябва да присъстват
Формулярът следва да съдържа идентификационни данни за заявителя, отдела, датата, целта на покупката и конкретното описание на всяка необходима позиция. При възможност се посочват ориентировъчни единични и общи стойности.
| Поле в документа | За какво служи | Честа грешка |
|---|---|---|
| Номер на заявката | Осигурява проследимост в регистъра | Липсва уникален номер |
| Заявител и отдел | Определя отговорното лице и звеното | Посочва се само име без отдел |
| Описание на позицията | Уточнява предмета на покупката | Твърде общо описание |
| Количество и мерна единица | Позволява правилно офериране и доставка | Не е посочена мерна единица |
| Бюджет и стойност | Подпомага финансовия контрол | Не е уточнено дали сумата е с ДДС |
Как да се попълни правилно
Попълнете заявката четливо и конкретно, като използвате вътрешния номер на проекта, разходния център или бюджетната позиция, когато организацията работи с такива кодове. Опишете деловата необходимост, а не само наименованието на желания продукт.
- Определете каква стока или услуга е необходима и за каква цел.
- Проверете наличностите и утвърдения бюджет.
- Въведете количествата, техническите изисквания и желания срок.
- Предайте заявката за съгласуване и одобрение според вътрешния ред.
Описание и технически изисквания
Когато покупката изисква специфични параметри, включете размери, качество, съвместимост, гаранционни условия или други проверими характеристики. Избягвайте необосновано посочване на конкретна марка, освен ако това е допустимо и необходимо.
Редактируем образец
Образец на документа
ВЪТРЕШНА ЗАЯВКА ЗА ПОКУПКА
№: ____________________
Място: ____________________ Дата: ____________________
Заявител: ____________________
Длъжност: ____________________
Отдел/структурно звено: ____________________
Организация: ____________________
Разходен център/проект/бюджетна позиция: ____________________
До: ____________________
Моля да бъде разгледана и одобрена настоящата заявка за закупуване на посочените по-долу стоки и/или услуги.
| № | Наименование и описание | Технически изисквания | Количество | Мерна единица | Единична цена без ДДС | Обща стойност без ДДС |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Обща прогнозна стойност без ДДС: ____________________
ДДС: ____________________
Обща прогнозна стойност с ДДС: ____________________
Предпочитан доставчик (ако има такъв): ____________________
Необходим срок за доставка/изпълнение: ____________________
Място на доставка/изпълнение: ____________________
Основание и цел на покупката:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
- Заявените стоки и/или услуги са необходими за дейността на посоченото структурно звено.
- Прогнозната стойност е ориентировъчна и подлежи на проверка съгласно вътрешната процедура по снабдяване.
- Покупката може да бъде извършена само след получаване на необходимите одобрения.
- Заявителят потвърждава, че предоставените данни са верни и че разходът е обоснован.
Становище на снабдяване/финанси:
________________________________________________________________________________
Решение: ☐ Одобрявам ☐ Одобрявам с условия ☐ Не одобрявам
Условия/забележки:
________________________________________________________________________________
Заявител: ____________________
Име и подпис: ____________________
Дата: ____________________
Пряк ръководител: ____________________
Име и подпис: ____________________
Дата: ____________________
Финансово/бюджетно одобрение: ____________________
Име и подпис: ____________________
Дата: ____________________
Одобряващо лице: ____________________
Име и подпис: ____________________
Дата: ____________________
Редактирайте текста директно тук. Промените се пазят в браузъра ви и можете да ги отпечатате или експортирате в Word и PDF.
Контрол преди одобрение
Преди одобряване е полезно да се провери дали заявката е пълна, дали исканите количества са обосновани и дали разходът е в рамките на наличния бюджет. При нужда може да се поиска допълнителна оферта или обосновка.
- Проверете дали всички задължителни полета са попълнени.
- Сравнете искането с наличните складови запаси.
- Потвърдете бюджетната позиция или разходния център.
- Уточнете необходимия срок за доставка.
- Проверете правомощията на одобряващите лица.
Практическа препоръка: пазете одобрената заявка заедно с офертите, поръчката, приемо-предавателните документи и фактурата, за да има пълна проследимост на разхода.
Одобрения и архивиране
В зависимост от вътрешната структура заявката може да изисква подпис или електронно потвърждение от прекия ръководител, бюджетния отговорник, финансовия контрол или снабдителя. Редът и лимитите за одобрение следва да са описани във вътрешните правила.
След приключване на покупката документът е добре да се архивира според политиката на организацията и приложимите изисквания за счетоводни и данъчни документи.
Често задавани въпроси
Задължителна ли е вътрешната заявка за всяка покупка?
Това зависи от вътрешните правила и стойностните прагове на организацията. За малки текущи разходи може да е предвиден опростен ред, но писмената следа остава добра практика.
Може ли заявката да се подава електронно?
Да. Тя може да се използва в електронна система, по имейл или чрез вътрешен портал, ако организацията е определила начин за идентификация, одобрение и съхранение.
Трябва ли да се посочва доставчик?
Не винаги. Заявителят може да предложи доставчик или ориентировъчна оферта, но изборът често се извършва от снабдителния отдел съгласно вътрешната процедура.