Vzor interní nákupní žádanky připravený k použití
Interní nákupní žádanka je praktický dokument pro zaměstnance a vedoucí pracovníky, kteří potřebují transparentně požádat o pořízení zboží nebo služeb. Tento vzor pomáhá zachytit účel nákupu, předpokládanou cenu, rozpočtové středisko, dodavatele i schvalovací postup.
Interní nákupní žádanka slouží k formálnímu zahájení nákupu zboží, služeb nebo drobného majetku v rámci organizace. Umožňuje předem posoudit potřebnost výdaje, jeho soulad s rozpočtem a oprávnění osoby, která nákup požaduje. Správně vyplněná žádanka také usnadňuje práci nákupnímu, finančnímu i účetnímu oddělení. Tento vzor lze přizpůsobit velikosti firmy, interním směrnicím i typu pořizovaných položek.
Účel interní nákupní žádanky
Žádanka vytváří dohledatelný záznam o tom, kdo nákup požaduje, proč je potřeba a z jakých prostředků má být hrazen. Je vhodná zejména tam, kde je nutné oddělit požadavek, schválení, objednání a převzetí plnění.
Dokument nemusí nahrazovat objednávku vůči dodavateli. Jeho hlavním účelem je interní schválení a předání úplných podkladů osobě odpovědné za realizaci nákupu.
Údaje, které by žádanka měla obsahovat
Formulář by měl identifikovat žadatele, organizační útvar, datum požadavku a osobu oprávněnou žádost schválit. Důležitý je přesný popis požadovaného plnění včetně množství, předpokládané ceny a požadovaného termínu dodání.
Popis a účel nákupu
Popisujte položky dostatečně konkrétně, aby nákupní pracovník mohl porovnat nabídky nebo správně vytvořit objednávku. Uveďte také pracovní, provozní nebo projektový důvod nákupu.
Rozpočet a středisko
Uvedení rozpočtového střediska, zakázky či projektu pomáhá správně zaúčtovat výdaj a ověřit dostupnost finančních prostředků. Pokud přesná částka není známa, označte ji jako kvalifikovaný odhad.
| Pole dokumentu | K čemu slouží | Častá chyba |
|---|---|---|
| Žadatel a útvar | Určuje odpovědnou osobu a pracoviště | Chybějící kontakt na žadatele |
| Popis plnění | Vymezuje zboží nebo službu | Příliš obecný název položky |
| Předpokládaná cena | Podporuje rozpočtovou kontrolu | Neuvedení měny nebo DPH |
| Rozpočtové středisko | Umožňuje správné přiřazení nákladu | Neplatný či nevyplněný kód |
| Termín dodání | Stanoví časovou potřebu nákupu | Nereálný nebo neurčitý termín |
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
INTERNÍ NÁKUPNÍ ŽÁDANKA
Evidenční číslo: ____________________
Místo: ____________________ Datum: ____________________
Žadatel: ____________________
Pracovní pozice: ____________________
Organizační útvar: ____________________
Kontakt (e-mail / telefon): ____________________
Schvalující vedoucí: ____________________
| Položka | Specifikace / účel | Množství | Jednotková cena bez DPH | Cena celkem bez DPH |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Celková předpokládaná cena bez DPH: ____________________ Kč
Celková předpokládaná cena včetně DPH: ____________________ Kč
Rozpočtové středisko / zakázka / projekt: ____________________
Požadovaný termín dodání: ____________________
Navrhovaný dodavatel: ____________________
Odůvodnění nákupu:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Přílohy: ____________________
- Žadatel potvrzuje, že uvedený nákup je nezbytný pro pracovní nebo provozní účely organizace.
- Žadatel odpovídá za správnost a úplnost údajů uvedených v této žádance.
- Nákup lze realizovat až po schválení oprávněnými osobami podle interních pravidel organizace.
- Schválený výdaj bude hrazen z uvedeného rozpočtového střediska, zakázky nebo projektu.
Vyjádření nadřízeného: ☐ Schvaluji ☐ Neschvaluji
Poznámka: ____________________________________________________________
Kontrola rozpočtu: ☐ Prostředky jsou k dispozici ☐ Prostředky nejsou k dispozici
____________________________
Podpis žadatele
____________________________
Podpis nadřízeného
____________________________
Podpis odpovědné osoby za rozpočet
____________________________
Datum schválení
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Schvalovací postup a odpovědnost
Schvalování by mělo odpovídat interním pravidlům organizace, hodnotě nákupu a zdroji financování. Obvykle žádanku posuzuje přímý nadřízený, správce rozpočtu a podle okolností také nákupní nebo finanční oddělení.
- Žadatel vyplní údaje o požadovaném nákupu a jeho účelu.
- Nadřízený ověří provozní potřebu a oprávněnost požadavku.
- Odpovědná osoba potvrdí dostupnost rozpočtu a schválí výdaj.
- Nákupní pracovník zajistí objednávku, případně vyhodnotí nabídky dodavatelů.
Doporučuje se přidělit každé žádance jedinečné evidenční číslo a uchovat ji společně s objednávkou, nabídkami a doklady o převzetí.
Jak žádanku vyplnit bez zbytečných prodlev
Před odesláním ověřte, zda je nákup skutečně potřebný, zda nelze využít skladové zásoby nebo existující smlouvu a zda byl stanoven realistický finanční limit. Přiložte cenovou nabídku, technickou specifikaci nebo odkaz na požadovanou položku, je-li k dispozici.
- Uveďte úplný název požadovaného zboží nebo služby.
- Popište množství, jednotku a požadované parametry.
- Doplňte předpokládanou cenu bez DPH i s DPH.
- Označte rozpočtové středisko, zakázku nebo projekt.
- Přiložte nabídku, specifikaci či jiné dostupné podklady.
Archivace a ochrana údajů
Interní nákupní žádanky mohou obsahovat kontaktní údaje zaměstnanců, obchodní informace i údaje o rozpočtu. Organizace by proto měla určit, kdo k nim má přístup, jak dlouho se uchovávají a kde jsou bezpečně evidovány.
Elektronické schvalování je možné, pokud interní pravidla jasně stanoví oprávnění schvalujících osob, způsob záznamu schválení a ochranu dokumentů před neoprávněnou změnou.
Často kladené otázky
Je nákupní žádanka totéž co objednávka?
Ne. Nákupní žádanka je interní požadavek a podklad pro schválení, zatímco objednávka je zpravidla dokument určený dodavateli k objednání plnění.
Musí být uveden konkrétní dodavatel?
Ne vždy. Pokud je dodavatel znám nebo je stanoven rámcovou smlouvou, lze jej uvést. V opačném případě může nákupní oddělení dodavatele vybrat podle interních pravidel.
Kdo má žádanku schválit?
Schvalující osoby určuje organizační a finanční kompetence organizace. Obvykle jde alespoň o přímého nadřízeného a osobu odpovědnou za příslušný rozpočet.