Modelo pronto de requisição de compra interna empresarial
A requisição de compra interna é um documento utilizado para iniciar e controlar a aquisição de bens ou serviços dentro de uma organização. Este modelo permite identificar o setor solicitante, justificar a necessidade, detalhar itens, quantidades, valores estimados, centro de custo, aprovações e condições de entrega, contribuindo para maior transparência e organização do processo de compras.
A requisição de compra interna é o instrumento pelo qual um setor comunica formalmente a necessidade de adquirir produtos, materiais ou serviços. Antes de ser enviada ao fornecedor, ela normalmente passa por validação orçamental e aprovação hierárquica. O seu uso reduz compras não autorizadas, facilita a rastreabilidade e apoia o controlo das despesas. Um modelo padronizado também torna a comunicação entre os setores solicitante, financeiro e compras mais clara.
O que é uma requisição de compra interna
Trata-se de um pedido interno elaborado por um colaborador ou departamento para solicitar a aquisição de determinado bem ou serviço. Não se confunde, em regra, com a ordem de compra emitida ao fornecedor: a requisição é a etapa interna que fundamenta e autoriza a abertura do processo de compra.
O documento deve conter informações suficientes para que a área responsável possa pesquisar preços, avaliar fornecedores e verificar a disponibilidade de verba. Quanto mais objetiva for a descrição da necessidade, menor será o risco de atrasos, erros ou aquisições inadequadas.
Diferença entre requisição e ordem de compra
A requisição de compra circula internamente e depende das regras de aprovação da organização. Já a ordem de compra é, habitualmente, o documento externo enviado ao fornecedor após a seleção da proposta e a autorização da despesa.
Informações indispensáveis no pedido
Uma requisição bem preenchida identifica quem solicita, qual a finalidade da compra, em que centro de custo a despesa será registada e quando o item é necessário. Deve ainda apresentar uma estimativa de preço, sempre que possível, e especificações técnicas que permitam comparar propostas equivalentes.
| Campo | Finalidade | Erro frequente |
|---|---|---|
| Número da requisição | Permitir o rastreio do processo | Utilizar numeração repetida ou inexistente |
| Setor solicitante | Indicar a área responsável pela necessidade | Não identificar o responsável pelo pedido |
| Descrição do item | Definir o bem ou serviço a adquirir | Usar descrição genérica demais |
| Valor estimado | Apoiar a análise orçamental | Omitir impostos, frete ou custos adicionais |
| Prazo necessário | Organizar a entrega e a prioridade | Informar uma data sem considerar o prazo de compra |
Especificações e justificativa
Inclua marca, modelo, dimensão, características técnicas ou escopo do serviço apenas quando forem necessários e justificáveis. A justificativa deve explicar a finalidade empresarial da aquisição, evitando referências vagas como “uso geral” ou “urgente” sem fundamento.
Modelo editável
Modelo do documento
REQUISIÇÃO DE COMPRA INTERNA
N.º da requisição: ____________________
Local: ____________________ Data: ____/____/________
Empresa/organização: ________________________________
Setor solicitante: ________________________________
Solicitante: ________________________________
Cargo/função: ________________________________
Centro de custo: ________________________________
Fornecedor sugerido (se aplicável): ________________________________
| Item | Descrição/especificação | Unidade | Quantidade | Valor unitário estimado | Valor total estimado |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ________ | ________ | R$ ____________________ | R$ ____________________ |
| 2 | ____________________ | ________ | ________ | R$ ____________________ | R$ ____________________ |
| 3 | ____________________ | ________ | ________ | R$ ____________________ | R$ ____________________ |
| VALOR TOTAL ESTIMADO | R$ ____________________ | ||||
Finalidade e justificativa da compra:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Prazo necessário para entrega ou execução: ________________________________
Local de entrega ou execução: ________________________________
Condições ou observações adicionais:
________________________________________________________________________________
- Esta requisição destina-se exclusivamente à avaliação e aprovação interna da necessidade de compra indicada.
- A aquisição somente poderá ser realizada após as aprovações previstas nas normas e alçadas internas da organização.
- O setor solicitante declara que as informações prestadas são necessárias, corretas e compatíveis com a finalidade informada.
- As despesas deverão ser imputadas ao centro de custo indicado, respeitando-se o orçamento disponível e os procedimentos internos de compras.
Parecer do setor de compras/financeiro:
________________________________________________________________________________
Decisão: ( ) Aprovada ( ) Aprovada com ressalvas ( ) Reprovada
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Solicitante
Nome: ________________________________
Data: ____/____/________
________________________________________
Responsável pelo setor
Nome: ________________________________
Data: ____/____/________
________________________________________
Responsável financeiro/orçamental
Nome: ________________________________
Data: ____/____/________
________________________________________
Responsável pela aprovação final
Nome: ________________________________
Data: ____/____/________
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Fluxo recomendado de aprovação
O fluxo deve ser compatível com as políticas internas, os limites de alçada e o orçamento aprovado. Em empresas menores, uma única aprovação pode ser suficiente; em organizações maiores, podem participar a chefia do setor, o gestor do orçamento, o financeiro e a área de compras.
- O solicitante preenche a requisição e anexa as informações de apoio necessárias.
- O responsável do setor confirma a necessidade e a prioridade do pedido.
- O gestor competente verifica a disponibilidade orçamental e aprova ou devolve a solicitação.
- A área de compras realiza a cotação, seleciona a proposta e emite a ordem de compra, quando aplicável.
Recomenda-se não iniciar a contratação nem assumir compromissos com fornecedores antes da aprovação formal prevista nas normas internas.
Como preencher o modelo com segurança
Preencha todos os campos antes de enviar o documento para aprovação. Quando houver pesquisa prévia de preços, indique a fonte da estimativa e anexe cotações, catálogos ou propostas, de acordo com o procedimento adotado pela empresa.
- Verifique se a compra está prevista no orçamento ou no centro de custo indicado.
- Descreva os itens com unidade de medida, quantidade e características relevantes.
- Informe o valor unitário e o valor total estimados.
- Indique a data em que a entrega ou execução é necessária.
- Registe as aprovações com nome, função, data e assinatura ou validação eletrónica.
Cuidados de controlo e arquivo
A organização deve guardar a requisição juntamente com os documentos que comprovem o processo, como cotações, aprovações, ordem de compra, nota fiscal e comprovativo de recebimento. Esse conjunto facilita auditorias, conciliações financeiras e a avaliação de fornecedores.
Também é recomendável adotar uma numeração única e sequencial para cada pedido. O acesso aos documentos deve respeitar as regras internas de confidencialidade, proteção de dados e retenção documental.
Perguntas frequentes
A requisição de compra obriga o fornecedor?
Não necessariamente. A requisição é, em regra, um documento interno e não representa por si só uma contratação perante o fornecedor. A obrigação comercial costuma surgir com a ordem de compra, contrato ou outro instrumento aceite pelas partes.
É necessário anexar cotações?
Depende da política da empresa, do valor da aquisição e do tipo de item. Mesmo quando não forem obrigatórias, as cotações ou referências de mercado ajudam a justificar o valor estimado e a demonstrar a razoabilidade da despesa.
Quem pode aprovar uma requisição?
A aprovação deve ser feita pelas pessoas designadas nas regras de alçada da organização. Em geral, participam o gestor do setor solicitante e o responsável pelo orçamento ou pela área financeira, conforme o montante e a natureza da compra.