Vzor internej žiadanky na nákup pripravený na použitie
Vzor internej žiadanky na nákup pomáha zamestnancom jasne opísať požadovaný tovar alebo službu, uviesť množstvo, predpokladanú cenu, dôvod nákupu a potrebný termín. Dokument podporuje schvaľovací proces, kontrolu rozpočtu aj správnu evidenciu interných požiadaviek pred vystavením objednávky.
Interná žiadanka na nákup je dokument, ktorým zamestnanec alebo oddelenie žiada o obstaranie tovaru, služby alebo iného plnenia potrebného pre činnosť organizácie. Umožňuje vopred posúdiť vecnú potrebu, dostupnosť rozpočtu a osobu oprávnenú nákup schváliť. Dobre vyplnená žiadanka znižuje riziko nepresných objednávok, duplicitných výdavkov a sporov o rozsah požadovaného plnenia. Slúži aj ako praktický podklad pre nákupné, finančné a účtovné oddelenie.
Účel internej žiadanky na nákup
Žiadanka vytvára prehľadnú stopu od vzniku potreby až po rozhodnutie o obstaraní. Nie je sama osebe zmluvou ani objednávkou voči dodávateľovi; ide o interný podklad, na základe ktorého môže organizácia vykonať ďalšie kroky.
V organizáciách s viacerými útvarmi pomáha rozdeliť zodpovednosť medzi žiadateľa, vedúceho pracovníka, rozpočtového správcu a osobu poverenú nákupom. Je vhodné, aby interné pravidlá presne určili, pri akých sumách alebo druhoch nákupov sa žiadanka vyžaduje.
Údaje, ktoré má žiadanka obsahovať
Základom je jednoznačná identifikácia žiadateľa, útvaru a predmetu nákupu. Opis má byť dostatočne konkrétny, aby osoba obstarávajúca nákup vedela porovnať ponuky a objednať vhodné plnenie bez dodatočného domýšľania.
| Položka | Na čo slúži | Častá chyba |
|---|---|---|
| Číslo žiadanky | Umožňuje evidenciu a dohľadanie dokumentu. | Chýbajúce alebo duplicitné označenie. |
| Opis predmetu | Určuje tovar alebo službu, ktorá sa má obstarať. | Príliš všeobecný opis bez parametrov. |
| Množstvo a jednotka | Vymedzuje požadovaný rozsah nákupu. | Neuvedená merná jednotka alebo nejasný počet. |
| Predpokladaná cena | Pomáha overiť rozpočtové krytie a schválenie. | Nejasné, či cena zahŕňa DPH a dopravu. |
| Termín potreby | Stanovuje požadovaný čas dodania alebo vykonania. | Nereálny alebo úplne chýbajúci termín. |
Technické a kvalitatívne požiadavky
Pri zariadeniach, softvéri, službách alebo špecializovanom materiáli doplňte parametre, normy, kompatibilitu, rozsah podpory či požadované výstupy. Ak je prípustná alternatíva, treba jasne uviesť minimálne požiadavky, nie iba názov preferovaného výrobku.
Postup schválenia
Schvaľovanie má nasledovať po kontrole úplnosti žiadanky a pred záväzným oslovením dodávateľa alebo vystavením objednávky. Rozsah schvaľovania sa môže odvíjať od hodnoty nákupu, rozpočtovej kapitoly a vnútorných predpisov organizácie.
- Žiadateľ vyplní predmet nákupu, odôvodnenie, množstvo a predpokladanú cenu.
- Vedúci útvaru potvrdí vecnú potrebu a súlad s pracovnými úlohami.
- Oprávnená osoba alebo rozpočtový správca overí finančné krytie.
- Nákupné oddelenie vykoná obstaranie alebo pripraví objednávku podľa interných pravidiel.
Rozpočtová kontrola
Pred schválením je vhodné uviesť rozpočtové stredisko, zákazku alebo projekt, z ktorého sa má výdavok hradiť. Takéto označenie uľahčuje sledovanie čerpania a neskoršie účtovné priradenie nákladu.
Upraviteľný vzor
Vzor dokumentu
INTERNÁ ŽIADANKA NA NÁKUP
Číslo žiadanky: ____________________
Miesto a dátum: ____________________, ____________________
Žiadateľ: ____________________
Pracovná pozícia: ____________________
Oddelenie / stredisko: ____________________
Schvaľujúci vedúci: ____________________
Rozpočtová položka / projekt: ____________________
Žiadam o schválenie nákupu uvedeného nižšie pre potreby organizácie.
| Č. | Predmet nákupu / opis | Množstvo | Jednotka | Predpokladaná cena bez DPH | Predpokladaná cena s DPH |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Celková predpokladaná cena | ____________________ | ____________________ | |||
Odôvodnenie nákupu: ________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Požadovaný termín dodania / realizácie: ____________________
Navrhovaný dodávateľ (ak je známy): ____________________
Prílohy: ____________________
- Žiadateľ potvrdzuje správnosť uvedených údajov a vecnú potrebu nákupu.
- Vedúci útvaru potvrdzuje súlad nákupu s potrebami útvaru.
- Oprávnená osoba potvrdzuje dostupnosť rozpočtového krytia v súlade s internými pravidlami.
- Nákup sa vykoná až po príslušnom schválení a podľa platných interných postupov.
Vyjadrenie vedúceho útvaru: ☐ schvaľujem ☐ neschvaľujem
Poznámka: ________________________________________________________________________
____________________
Žiadateľ
____________________
Vedúci útvaru
____________________
Rozpočtový správca / oprávnená osoba
____________________
Nákupné oddelenie
Text upravte priamo tu. Zmeny sa ukladajú vo vašom prehliadači a môžete ich vytlačiť alebo exportovať do Wordu a PDF.
Praktické pravidlá vyplnenia
Žiadateľ by mal používať overiteľné údaje a priložiť podklady, z ktorých vychádza predpokladaná cena, napríklad cenovú ponuku, katalógový list alebo odkaz na porovnanie dostupných riešení. Ak je nákup naliehavý, treba uviesť konkrétny dôvod a následky nedodržania termínu.
- Uveďte presný názov a účel požadovaného plnenia.
- Rozlíšte cenu bez DPH a cenu s DPH, ak je to relevantné.
- Pripojte cenovú ponuku alebo iný podklad k odhadu ceny.
- Označte stredisko, projekt alebo rozpočtovú položku.
- Skontrolujte, či žiadanku schvaľujú oprávnené osoby.
Pred odoslaním žiadanky porovnajte opis predmetu, množstvo a predpokladanú cenu s prílohami; tieto údaje by mali byť navzájom zhodné.
Archivácia a ochrana údajov
Schválené žiadanky a ich prílohy sa odporúča uchovávať spolu s objednávkou, dodávateľskými dokladmi a záznamom o prevzatí. Doba uchovania závisí od typu organizácie, účtovných a daňových pravidiel, ako aj od interného registratúrneho poriadku.
Ak žiadanka obsahuje osobné údaje alebo kontakty jednotlivcov, spracúvajte ich len v nevyhnutnom rozsahu a zabezpečte primeraný prístup k dokumentácii. Elektronický schvaľovací obeh by mal umožňovať preukázať, kto a kedy žiadanku schválil.
Často kladené otázky
Je interná žiadanka záväznou objednávkou?
Nie. Interná žiadanka je spravidla vnútorný dokument, ktorý vyjadruje potrebu nákupu a žiadosť o schválenie. Záväzný vzťah s dodávateľom obvykle vzniká až objednávkou, zmluvou alebo iným právnym úkonom.
Musí byť pri žiadanke priložená cenová ponuka?
Závisí to od vnútorných pravidiel organizácie a hodnoty nákupu. Pri vyšších alebo špecializovaných výdavkoch je cenová ponuka vhodným podkladom na overenie predpokladanej ceny a hospodárnosti.
Kto môže žiadanku schváliť?
Schvaľuje ju osoba určená organizačným alebo podpisovým poriadkom, často vedúci útvaru a osoba zodpovedná za rozpočet. Pri určitých nákupoch môže byť potrebné aj schválenie vedením alebo nákupným oddelením.