Mall för inköpsorder – färdigt dokument att fylla i
Denna mall för inköpsorder är ett praktiskt underlag för företag som vill dokumentera beställningar av varor eller tjänster på ett tydligt och enhetligt sätt. Mallen omfattar uppgifter om köpare, leverantör, orderrader, priser, leverans, betalning och godkännande, vilket underlättar uppföljning och minskar risken för missförstånd.
En inköpsorder är ett skriftligt beställningsunderlag som används när en köpare vill beställa varor eller tjänster från en leverantör. Den tydliggör vad som ska levereras, till vilket pris och på vilka villkor. En välformulerad inköpsorder skapar spårbarhet i inköpsprocessen och kan minska risken för tvister. Mallen kan anpassas efter verksamhetens rutiner och den aktuella affären.
Vad är en inköpsorder?
En inköpsorder, ofta förkortad PO efter engelskans purchase order, är ett dokument som köparen skickar till leverantören för att beställa specificerade varor eller tjänster. Dokumentet fungerar som ett praktiskt bevis på beställningens innehåll och överenskomna villkor.
När leverantören bekräftar ordern bör parterna kontrollera att orderbekräftelsen överensstämmer med inköpsordern. Vid avvikelser är det klokt att dokumentera ändringen skriftligt innan leverans påbörjas.
Viktiga uppgifter att ta med
En tydlig order ska göra det möjligt för båda parter att förstå omfattning, ansvar och tidsram utan att behöva tolka oklara formuleringar. Särskilt viktigt är att ange artikel- eller tjänstebeskrivning, antal, enhetspris, valuta och skatter.
Beställarens och leverantörens uppgifter
Ange företagets namn, organisationsnummer, kontaktperson, fakturaadress och leveransadress. Leverantörens uppgifter bör innehålla motsvarande information samt kontaktväg för frågor om ordern.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Ordernummer | Identifierar beställningen internt | Saknas eller används dubbelt |
| Artikel eller tjänst | Beskriver exakt vad som beställs | Alltför vag beskrivning |
| Antal och enhet | Anger beställd omfattning | Enhet, exempelvis styck eller timme, utelämnas |
| Pris och valuta | Visar ekonomiskt åtagande | Det framgår inte om moms ingår |
| Leveransdatum | Fastställer förväntad leveranstid | Datum eller leveransplats saknas |
Villkor för leverans och betalning
Leveransvillkoren bör ange leveransadress, önskad leveransdag, transportansvar och vad som gäller vid försenad eller felaktig leverans. Om parterna använder särskilda leveransvillkor bör dessa anges tydligt i ordern eller hänvisas till i ett avtal.
Pris, moms och fakturering
Specificera enhetspriser, eventuell rabatt, frakt, andra avgifter, moms och totalt belopp. Ange även fakturareferens, betalningsvillkor och den e-postadress eller postadress dit fakturan ska skickas.
- Kontrollera att ordernumret är unikt.
- Beskriv varje vara eller tjänst tillräckligt noggrant.
- Ange om priser är inklusive eller exklusive moms.
- Bekräfta leveransadress och kontaktperson för mottagning.
- Hänvisa till tillämpliga avtal eller allmänna villkor.
Redigerbar mall
Dokumentmall
INKÖPSORDER
Ordernummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Köpare
Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Leverantör
Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Beställning
| Rad | Artikel eller tjänst | Antal/enhet | Enhetspris | Belopp |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Delsumma exklusive moms | ____________________ | |||
| Moms | ____________________ | |||
| Totalt belopp inklusive moms | ____________________ | |||
Villkor
| Leveransadress | ____________________ |
|---|---|
| Önskat leveransdatum | ____________________ |
| Leveransvillkor | ____________________ |
| Betalningsvillkor | ____________________ |
| Fakturareferens | ____________________ |
| Avtalsreferens | ____________________ |
| Övriga villkor | ____________________ |
Villkor för beställningen
- Leverantören ska skriftligen bekräfta mottagandet av denna inköpsorder och meddela eventuella avvikelser utan dröjsmål.
- Leveransen ska ske enligt angivet leveransdatum och till den angivna leveransadressen, om inte annat skriftligen avtalas.
- Fakturan ska innehålla ordernummer och fakturareferens samt överensstämma med denna inköpsorder.
- Ändringar eller tillägg till beställningen är giltiga endast om de godkänns skriftligen av köparen.
Kommentarer: ____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
__________________________________
Köpare, namnförtydligande och befattning
__________________________________
Leverantör, namnförtydligande och befattning
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Så använder du mallen
Fyll i beställarens och leverantörens uppgifter innan orderraderna registreras. Granska därefter belopp, leveranskrav och betalningsvillkor tillsammans med den person som har behörighet att godkänna inköpet.
- Tilldela inköpsordern ett ordernummer.
- Fyll i parternas kontakt- och adressuppgifter.
- Specificera varor eller tjänster, priser och antal.
- Godkänn ordern och skicka den till leverantören.
Skicka alltid inköpsordern i en form som kan sparas och följ upp med en skriftlig orderbekräftelse från leverantören.
Kontroll före godkännande
Innan ordern godkänns bör köparen säkerställa att inköpet ligger inom budget och att villkoren motsvarar det som har förhandlats. Det är också viktigt att verifiera leverantörens organisationsuppgifter och faktureringsinformation.
Om inköpet är kopplat till ett befintligt avtal bör avtalets namn, datum eller referensnummer anges. Detta gör det lättare att hantera reklamationer, fakturagranskning och intern uppföljning.
Vanliga frågor om inköpsorder
Är en inköpsorder ett bindande avtal?
En inköpsorder kan få avtalsrättslig betydelse beroende på hur den har formulerats, accepterats och vilka villkor som gäller mellan parterna. Bedömningen påverkas av omständigheterna i det enskilda fallet.
Kan en inköpsorder ändras efter att den skickats?
Ja, men ändringar bör godkännas av båda parter och dokumenteras skriftligt. Använd gärna ett nytt revisionsnummer eller en tydlig ändringsreferens.
Vad är skillnaden mellan inköpsorder och faktura?
Inköpsordern skickas normalt av köparen före leverans för att beställa. Fakturan skickas normalt av leverantören efter eller i samband med leveransen för att begära betalning.